計(jì)量檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司計(jì)量檔案管理，確保計(jì)量檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮計(jì)量檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及計(jì)量工作的部門、單位及相關(guān)人員所形成的計(jì)量檔案的管理。（三）定義1.計(jì)量檔案：指公司在計(jì)量器具管理、計(jì)量檢測(cè)、計(jì)量校準(zhǔn)、計(jì)量認(rèn)證等計(jì)量活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.計(jì)量器具：指能用以直接或間接測(cè)出被測(cè)對(duì)象量值的裝置、儀器儀表、量具和用于統(tǒng)一量值的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司計(jì)量檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：計(jì)量檔案應(yīng)如實(shí)反映計(jì)量工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的計(jì)量檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：計(jì)量檔案的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，以滿足公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的需要。二、計(jì)量檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.計(jì)量器具檔案計(jì)量器具購置檔案：包括購置申請(qǐng)、審批文件、采購合同、發(fā)票等。計(jì)量器具驗(yàn)收檔案：包括驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。計(jì)量器具校準(zhǔn)檔案：包括校準(zhǔn)計(jì)劃、校準(zhǔn)證書、校準(zhǔn)記錄等。計(jì)量器具使用檔案：包括使用說明書、操作規(guī)程、使用記錄等。計(jì)量器具維護(hù)檔案：包括維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、維修記錄等。計(jì)量器具報(bào)廢檔案：包括報(bào)廢申請(qǐng)、審批文件、報(bào)廢記錄等。2.計(jì)量檢測(cè)檔案檢測(cè)計(jì)劃檔案：包括檢測(cè)任務(wù)下達(dá)文件、檢測(cè)方案等。檢測(cè)原始記錄檔案：包括檢測(cè)過程中的各項(xiàng)記錄。檢測(cè)報(bào)告檔案：包括出具的各類檢測(cè)報(bào)告。3.計(jì)量校準(zhǔn)檔案校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)檔案：包括校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、委托校準(zhǔn)合同等。校準(zhǔn)記錄檔案：同計(jì)量器具校準(zhǔn)檔案中的校準(zhǔn)記錄部分。4.計(jì)量認(rèn)證檔案認(rèn)證申請(qǐng)檔案：包括認(rèn)證申請(qǐng)書、相關(guān)資料等。認(rèn)證評(píng)審檔案：包括評(píng)審記錄、評(píng)審報(bào)告等。認(rèn)證證書檔案：公司獲得的計(jì)量認(rèn)證證書。（二）編號(hào)1.計(jì)量檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)計(jì)量檔案的分類，分別用兩位字母表示，具體如下：“JJQJ”表示計(jì)量器具檔案?！癑LC”表示計(jì)量檢測(cè)檔案?！癑LJZ”表示計(jì)量校準(zhǔn)檔案?！癑LRC”表示計(jì)量認(rèn)證檔案。4.順序號(hào)：按照各類計(jì)量檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，從“001”開始編號(hào)。例如，2023年形成的第一份計(jì)量器具購置檔案編號(hào)為“2023JJQJ001”。三、計(jì)量檔案的形成與收集（一）形成1.各部門、單位在計(jì)量工作中應(yīng)及時(shí)形成各類計(jì)量檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.計(jì)量檔案的形成應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定的要求。（二）收集1.各部門、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)計(jì)量檔案的收集工作，定期將本部門形成的計(jì)量檔案整理后移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門移交的計(jì)量檔案進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充完善。四、計(jì)量檔案的整理與歸檔（一）整理1.計(jì)量檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的計(jì)量檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案編號(hào)順序排列。2.對(duì)每份計(jì)量檔案進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。3.對(duì)計(jì)量檔案中的文件材料進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。（二）歸檔1.整理后的計(jì)量檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫房或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中。2.檔案管理人員應(yīng)建立計(jì)量檔案歸檔目錄，記錄檔案的歸檔情況，便于查詢和管理。五、計(jì)量檔案的保管（一）保管期限1.計(jì)量器具購置檔案、驗(yàn)收檔案、校準(zhǔn)檔案、使用檔案、維護(hù)檔案、報(bào)廢檔案等保管期限為長期。2.計(jì)量檢測(cè)檔案、計(jì)量校準(zhǔn)檔案、計(jì)量認(rèn)證檔案中的檢測(cè)原始記錄檔案、校準(zhǔn)記錄檔案等保管期限為五年；檢測(cè)報(bào)告檔案、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)檔案、認(rèn)證申請(qǐng)檔案、評(píng)審檔案、認(rèn)證證書檔案等保管期限為長期。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.計(jì)量檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)電子計(jì)量檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)計(jì)量檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、計(jì)量檔案的借閱與利用（一）借閱1.因工作需要借閱計(jì)量檔案的，應(yīng)填寫《計(jì)量檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等。2.《計(jì)量檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的計(jì)量檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失。（二）利用1.計(jì)量檔案的利用應(yīng)遵循方便利用、確保安全的原則。2.公司內(nèi)部各部門、單位因工作需要查閱計(jì)量檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。3.外部單位因特殊原因需要查閱公司計(jì)量檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。七、計(jì)量檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的計(jì)量檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)計(jì)量檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的計(jì)量檔案，應(yīng)填寫《計(jì)量檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)計(jì)量檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應(yīng)長期保存。八、計(jì)量檔案的信息化管理（一）建立計(jì)量檔案信息管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立計(jì)量檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)量檔案的電子化管理。2.計(jì)量檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，提高計(jì)量檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將計(jì)量檔案的相關(guān)信息錄入計(jì)量檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)計(jì)量檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的狀態(tài)、保管期限等信息。九、計(jì)量檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的計(jì)量檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，檔案管理部門有權(quán)責(zé)令其限期改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核1.公司將計(jì)量檔案管理工作納入部