保潔項(xiàng)目檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保潔項(xiàng)目管理，規(guī)范保潔項(xiàng)目檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有保潔項(xiàng)目，包括但不限于商業(yè)寫(xiě)字樓、住宅小區(qū)、公共場(chǎng)館等場(chǎng)所的日常保潔及專項(xiàng)保潔工作相關(guān)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則保潔項(xiàng)目檔案由公司指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映保潔項(xiàng)目的實(shí)際工作情況，不得偽造、篡改。3.及時(shí)性原則各項(xiàng)保潔工作記錄應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性。4.保密性原則對(duì)涉及公司機(jī)密、客戶隱私等重要檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善保潔項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各保潔項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.集中保管保潔項(xiàng)目的各類(lèi)檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）保潔項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案工作的組織和協(xié)調(diào)，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。2.督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照檔案管理要求，做好各項(xiàng)工作記錄，并及時(shí)移交檔案管理人員。3.對(duì)本項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)1.按照檔案管理規(guī)定，認(rèn)真做好各自工作范圍內(nèi)的檔案資料收集、整理工作，確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.及時(shí)將整理好的檔案資料移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或檔案管理人員，不得私自留存。三、檔案分類(lèi)及歸檔范圍（一）項(xiàng)目前期檔案1.項(xiàng)目招投標(biāo)文件包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等。2.項(xiàng)目合同保潔服務(wù)合同及其補(bǔ)充協(xié)議，明確服務(wù)內(nèi)容、期限、費(fèi)用、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。3.項(xiàng)目規(guī)劃資料項(xiàng)目場(chǎng)地平面圖、保潔區(qū)域劃分圖、設(shè)施設(shè)備布局圖等，用于指導(dǎo)保潔工作的開(kāi)展。（二）日常工作檔案1.保潔工作計(jì)劃與總結(jié)每月、季度、年度保潔工作計(jì)劃及執(zhí)行情況總結(jié)，分析工作成效與不足，提出改進(jìn)措施。2.保潔工作記錄清潔作業(yè)記錄詳細(xì)記錄每日各保潔區(qū)域的清潔時(shí)間、內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況等，如地面清潔次數(shù)、衛(wèi)生間消毒時(shí)間等。設(shè)備使用記錄保潔設(shè)備的領(lǐng)用、歸還、維修、保養(yǎng)記錄，包括設(shè)備名稱、型號(hào)、使用時(shí)間、故障情況及維修處理結(jié)果等。物料消耗記錄各類(lèi)清潔用品、工具的領(lǐng)用、消耗情況記錄，統(tǒng)計(jì)每月、季度的物料使用量，為成本核算提供依據(jù)。安全檢查記錄定期對(duì)保潔工作區(qū)域進(jìn)行安全檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、人員、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改情況等?？蛻敉对V處理記錄針對(duì)客戶提出的保潔服務(wù)問(wèn)題，記錄投訴時(shí)間、內(nèi)容、處理過(guò)程及結(jié)果，跟蹤客戶滿意度。（三）人員管理檔案1.保潔人員基本信息包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、入職時(shí)間、崗位等。2.人員培訓(xùn)記錄保潔人員參加各類(lèi)培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、培訓(xùn)師、考核成績(jī)等，記錄培訓(xùn)效果，提升人員素質(zhì)。3.考勤記錄保潔人員的出勤情況，包括遲到、早退、曠工、請(qǐng)假等記錄，作為績(jī)效考核和工資核算的依據(jù)。4.績(jī)效考核記錄按照保潔人員績(jī)效考核制度及標(biāo)準(zhǔn)，記錄每月、季度、年度的考核結(jié)果，激勵(lì)員工提高工作質(zhì)量。（四）質(zhì)量檢查檔案1.內(nèi)部質(zhì)量檢查記錄公司定期對(duì)保潔項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、人員、范圍、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改要求等。2.外部質(zhì)量評(píng)估記錄客戶或相關(guān)部門(mén)對(duì)保潔項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估的結(jié)果記錄，如評(píng)估報(bào)告、評(píng)分表等，了解項(xiàng)目在市場(chǎng)中的形象和口碑。（五）應(yīng)急處理檔案1.突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案針對(duì)可能出現(xiàn)的火災(zāi)、水災(zāi)、疫情等突發(fā)事件制定的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.應(yīng)急處理記錄突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的處理過(guò)程記錄，包括事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、采取的措施及處理結(jié)果等，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善應(yīng)急預(yù)案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各保潔項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案資料應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集，不得拖延積壓。對(duì)于重要的文件和記錄，應(yīng)隨時(shí)收集歸檔。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的目錄，注明文件名稱、日期、編號(hào)等信息，便于查找和管理。3.檔案資料應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張和文件夾進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引。4.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，手續(xù)完備。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.整理好的檔案資料應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ诉M(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期、移交人、接收人等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)目錄，將接收的檔案資料進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，確保檔案存放有序，便于查找。（二）保管方式1.保潔項(xiàng)目檔案應(yīng)以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式同時(shí)保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照類(lèi)別和時(shí)間順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，防止檔案丟失或損壞。（三）保管期限1.項(xiàng)目前期檔案保存期限為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。2.日常工作檔案清潔作業(yè)記錄、設(shè)備使用記錄、物料消耗記錄、安全檢查記錄、客戶投訴處理記錄保存期限為[X]年，以便對(duì)保潔工作進(jìn)行回顧和分析。保潔工作計(jì)劃與總結(jié)保存期限為[X]年，作為公司對(duì)保潔項(xiàng)目管理的參考資料。人員管理檔案保潔人員基本信息長(zhǎng)期保存，作為人員管理的基礎(chǔ)資料。人員培訓(xùn)記錄、考勤記錄、績(jī)效考核記錄保存期限為[X]年，用于評(píng)估員工表現(xiàn)和公司人力資源管理。質(zhì)量檢查檔案內(nèi)部質(zhì)量檢查記錄保存期限為[X]年，作為公司內(nèi)部質(zhì)量控制的依據(jù)。外部質(zhì)量評(píng)估記錄保存期限為[X]年，了解項(xiàng)目在市場(chǎng)中的質(zhì)量表現(xiàn)。應(yīng)急處理檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案長(zhǎng)期保存，以便在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)查閱和執(zhí)行。應(yīng)急處理記錄保存期限為[X]年，總結(jié)應(yīng)急處理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。`六、檔案利用與借閱`（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的有效利用，為公司決策、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)等提供支持。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案提供給無(wú)關(guān)人員查閱或使用。（二）借閱流程1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案的保密級(jí)別和借閱用途進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人憑檔案借閱申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)在借閱登記本上記錄借閱人姓名、部門(mén)、檔案名稱、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后在借閱登記本上注明歸還日期。（三）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱保潔項(xiàng)目檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要和職責(zé)范圍，經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。2.涉及公司機(jī)密、客戶隱私等重要檔案，僅限特定人員查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，并提供有效證明文件。經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，查閱過(guò)程中不得拍照、錄像、復(fù)制檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷(xiāo)毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表、財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核和鑒定，確保鑒定工作的公正性和專業(yè)性。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐份審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)于涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)往來(lái)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，確保檔案信息的完整性和可追溯性。3.對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀審批表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案管理人員應(yīng)將擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期等信息。2.采用焚