拆遷檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司拆遷檔案管理，確保拆遷檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在拆遷工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及拆遷項(xiàng)目的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：拆遷檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是拆遷工作中形成的真實(shí)材料，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集拆遷工作各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善拆遷檔案歸檔制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好拆遷檔案的收集、整理和移交工作。3.負(fù)責(zé)拆遷檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.定期對(duì)拆遷檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案質(zhì)量。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目拆遷檔案的收集、整理和初步審核工作。2.確保項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)、完整，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。（三）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在拆遷工作中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.對(duì)本部門檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案收集（一）收集范圍1.拆遷項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可證、土地使用證、拆遷許可證等。2.拆遷補(bǔ)償安置文件：拆遷補(bǔ)償協(xié)議、評(píng)估報(bào)告、安置方案、補(bǔ)償資金發(fā)放記錄等。3.拆遷過程中形成的文件：拆遷公告、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作記錄、照片、影像資料等。4.與拆遷相關(guān)的其他文件：如信訪處理記錄、糾紛調(diào)解文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供部門公章。3.對(duì)收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照文件形成時(shí)間、類別等進(jìn)行分類，確保材料齊全完整。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照拆遷項(xiàng)目階段分類：分為前期準(zhǔn)備、拆遷實(shí)施、補(bǔ)償安置、后期總結(jié)等類別。2.按照文件性質(zhì)分類：分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、聲像文件等。（二）整理方法1.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行排序，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、來源、保管期限等。4.對(duì)聲像文件應(yīng)進(jìn)行文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并與相應(yīng)的文字材料一同歸檔。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到移交檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后在移交清單上簽字，并將檔案存入檔案庫(kù)房。3.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行上架排列，確保檔案存放有序。六、檔案保管（一）保管期限1.拆遷項(xiàng)目前期文件、拆遷補(bǔ)償安置文件等重要檔案應(yīng)永久保管。2.拆遷過程中形成的一般性文件材料保管期限為[X]年。3.其他與拆遷相關(guān)的文件材料保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于[X]年。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，并按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.如遇自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查和保護(hù)，確保檔案安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考同類檔案的利用情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱拆遷檔案的。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或相關(guān)工作需要查閱拆遷檔案的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立拆遷檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便公司內(nèi)部各部門和外部單位查閱利用檔案。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)拆遷檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保文件的完整性和可讀性。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.將檔案編目信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.將掃描后的電子文件與相應(yīng)的檔案編目信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)。（四）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（五）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份