聯(lián)通檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)聯(lián)通檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國(guó)聯(lián)通各級(jí)公司及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保存公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案的保密管理，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則建立健全檔案利用服務(wù)體系，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)公司檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并及時(shí)移交公司檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助公司檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理網(wǎng)絡(luò)公司建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)，形成公司檔案管理工作的整體合力。檔案管理網(wǎng)絡(luò)成員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案主要包括公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案主要包括公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄等。3.會(huì)計(jì)檔案主要包括公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.人事檔案主要包括公司員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案主要包括公司在通信業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)等活動(dòng)中形成的各類業(yè)務(wù)文件材料，如業(yè)務(wù)合同、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料等。（二）檔案編號(hào)公司檔案采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的編號(hào)方法，對(duì)各類檔案進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)。1.全宗號(hào)由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案的整體歸屬。2.目錄號(hào)根據(jù)檔案分類設(shè)置，用于區(qū)分不同類別的檔案目錄。3.案卷號(hào)按照檔案整理的順序，對(duì)每一卷檔案進(jìn)行編號(hào)。4.件號(hào)在案卷內(nèi)，對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各類文件、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、資料等。5.公司員工的人事檔案材料、工資福利文件等。6.公司在通信業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)等活動(dòng)中形成的業(yè)務(wù)文件、報(bào)表、客戶資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理工作包括分類、編號(hào)、裝訂、編目等環(huán)節(jié)。1.分類按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類，確保同一類別的文件材料集中在一起。2.編號(hào)按照檔案編號(hào)方法，對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂對(duì)紙張較小或破損的文件材料進(jìn)行粘貼、修補(bǔ)，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查找和利用。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文件材料整理歸檔，并移交公司檔案管理部門。對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)符合檔案整理的要求，分類準(zhǔn)確，編號(hào)清晰，裝訂整齊。2.歸檔的文件材料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份由部門留存。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等，這些檔案對(duì)公司的歷史、決策、權(quán)益等具有重要價(jià)值，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保管的檔案一般保管期限為[具體年限]，主要包括公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，如業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。3.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]以下，主要包括公司在日常工作中形成的一般性文件材料，如一般性通知、便函等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱檔案時(shí)，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。3.查閱檔案完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（三）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案利用服務(wù)工作，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。利用服務(wù)方式包括：1.檔案借閱根據(jù)公司內(nèi)部人員和外部單位的查閱需求，提供檔案借閱服務(wù)。2.檔案咨詢?yōu)楣締T工提供檔案相關(guān)的咨詢服務(wù)，解答檔案查閱、利用等方面的問(wèn)題。3.檔案編研開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司決策提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析鑒定法對(duì)檔案進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)檔案的形成規(guī)律、利用情況等因素，對(duì)檔案的存毀進(jìn)行綜合判斷。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要進(jìn)行檔案移交時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)