工程竣工檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程竣工檔案管理，確保工程竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，真實(shí)反映工程建設(shè)全過(guò)程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司承擔(dān)的各類工程項(xiàng)目竣工檔案的管理工作，包括新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造等項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程竣工檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)過(guò)程中的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，確保檔案全面、完整。3.準(zhǔn)確性原則：文件資料的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和檔案管理的要求，進(jìn)行科學(xué)分類、組卷，保持檔案的系統(tǒng)性。5.及時(shí)性原則：工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件資料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，確保檔案的時(shí)效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)工程竣工檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司工程竣工檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各工程項(xiàng)目部的竣工檔案管理工作。3.組織竣工檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管。4.提供工程竣工檔案的查閱、借閱服務(wù)，確保檔案的安全和保密。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目竣工檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。2.配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理的具體工作。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)。4.接受檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，積極配合檔案驗(yàn)收工作。（三）各部門(mén)職責(zé)1.工程技術(shù)部門(mén)：負(fù)責(zé)提供工程技術(shù)文件資料，包括施工圖紙、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更等，確保文件資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.物資設(shè)備部門(mén)：負(fù)責(zé)提供物資采購(gòu)、設(shè)備選型、安裝調(diào)試等方面的文件資料，如物資采購(gòu)合同、設(shè)備清單、質(zhì)量證明文件等。3.質(zhì)量管理部門(mén)：負(fù)責(zé)提供工程質(zhì)量檢驗(yàn)、驗(yàn)收等方面的文件資料，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收記錄等。4.安全管理部門(mén)：負(fù)責(zé)提供工程安全管理方面的文件資料，如安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)管理部門(mén)：負(fù)責(zé)提供工程費(fèi)用結(jié)算、支付等方面的文件資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、付款憑證等。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.工程項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.工程施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程竣工驗(yàn)收記錄等。4.工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程物資文件，包括物資采購(gòu)合同、設(shè)備清單、質(zhì)量證明文件、物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收記錄等。6.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)等。7.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件資料，如工程照片、錄像、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、組卷。分類應(yīng)科學(xué)合理，組卷應(yīng)符合工程建設(shè)的實(shí)際情況和檔案管理的規(guī)范。2.卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫(xiě)在有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面正面的右上角，背面的左上角。4.卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。5.卷內(nèi)文件應(yīng)編寫(xiě)備考表，備考表應(yīng)包括本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、日期等內(nèi)容。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的竣工檔案移交檔案管理部門(mén)。2.移交的竣工檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、卷數(shù)、冊(cè)數(shù)、移交日期等內(nèi)容。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的竣工檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知工程項(xiàng)目部進(jìn)行整改。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司員工因工作需要查閱工程竣工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱工程竣工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具單位介紹信，并與檔案管理部門(mén)簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)工程建設(shè)、維護(hù)、改造等方面的參考作用。3.檔案的密級(jí)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審查。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各工程項(xiàng)目部的竣工檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)將工程竣工檔案管理工作納入審計(jì)范圍，對(duì)檔案管理的合規(guī)性、真實(shí)性等進(jìn)行審計(jì)。（二）考核辦法1.建立工程竣工檔案管理工作考核制度，對(duì)各工程項(xiàng)目部的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、