檔案評(píng)比制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案評(píng)比制度。通過(guò)評(píng)比，激勵(lì)各部門(mén)積極做好檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為公司的發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及下屬分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.客觀公正原則：評(píng)比過(guò)程堅(jiān)持客觀、公正、公平的態(tài)度，依據(jù)明確的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行評(píng)估，確保評(píng)比結(jié)果真實(shí)可靠。3.注重實(shí)效原則：以檔案的實(shí)際價(jià)值和利用效果為重點(diǎn)，注重檔案對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的支持作用，促進(jìn)檔案管理與公司工作的緊密結(jié)合。4.激勵(lì)改進(jìn)原則：通過(guò)評(píng)比，表彰先進(jìn)，激勵(lì)各部門(mén)不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案管理整體水平。二、評(píng)比組織與職責(zé)（一）評(píng)比小組公司成立檔案評(píng)比小組，負(fù)責(zé)檔案評(píng)比工作的組織實(shí)施。評(píng)比小組由公司辦公室、人力資源部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理專家組成。（二）職責(zé)分工1.辦公室負(fù)責(zé)制定檔案評(píng)比方案，明確評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)、程序和時(shí)間安排。組織檔案評(píng)比工作的具體實(shí)施，包括收集、整理和匯總各部門(mén)的檔案資料。對(duì)評(píng)比過(guò)程進(jìn)行協(xié)調(diào)和監(jiān)督，確保評(píng)比工作順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)撰寫(xiě)檔案評(píng)比報(bào)告，提出評(píng)比結(jié)果和改進(jìn)建議。2.人力資源部參與檔案評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)的制定，從人員績(jī)效角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)檔案評(píng)比結(jié)果，對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門(mén)提出改進(jìn)要求。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核檔案評(píng)比工作所需的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保經(jīng)費(fèi)合理使用。對(duì)檔案管理工作中的成本效益情況進(jìn)行分析，為檔案管理工作的優(yōu)化提供財(cái)務(wù)支持。4.法務(wù)部審查檔案評(píng)比制度及相關(guān)文件，確保符合法律法規(guī)要求。對(duì)檔案管理過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，提出法律意見(jiàn)和建議，保障檔案管理工作合法合規(guī)。5.檔案管理專家憑借專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的整理、分類、編目、保管等方面進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和評(píng)估。參與制定檔案評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行專業(yè)判斷，為評(píng)比工作提供技術(shù)支持。三、評(píng)比內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案整理1.分類科學(xué)合理根據(jù)公司檔案的形成特點(diǎn)和管理要求，按照門(mén)類、年度、保管期限等進(jìn)行科學(xué)分類，分類體系應(yīng)符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況。各類檔案之間界限清晰，歸屬準(zhǔn)確，無(wú)交叉、混淆現(xiàn)象。2.編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，編號(hào)方法應(yīng)簡(jiǎn)單明了，便于識(shí)別和管理。同一類檔案的編號(hào)應(yīng)連續(xù)、完整，不得有空號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象。3.裝訂整齊美觀紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。裝訂后的檔案應(yīng)平整、美觀，封面、封底應(yīng)與檔案內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。（二）檔案質(zhì)量1.文件材料齊全完整歸檔的文件材料應(yīng)齊全，涵蓋公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件。每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)配套齊全，確保檔案內(nèi)容的完整性。2.內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確檔案中的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章齊全。對(duì)重要文件的內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行審核，確保其真實(shí)性和準(zhǔn)確性，避免虛假信息進(jìn)入檔案。3.字跡清晰工整書(shū)寫(xiě)檔案材料應(yīng)使用鋼筆、毛筆或中性筆，字跡應(yīng)清晰、工整，易于辨認(rèn)。計(jì)算機(jī)打印的文件應(yīng)格式規(guī)范，排版整齊。禁止使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。（三）檔案保管1.保管設(shè)施完善各部門(mén)應(yīng)配備符合檔案保管要求的專用庫(kù)房或?qū)９?，?kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備。庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.保管措施得當(dāng)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（四）檔案利用1.檢索工具完備應(yīng)建立完善的檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便快速查找檔案信息。檢索工具應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容和存放位置，檢索條目應(yīng)清晰、完整，便于利用者操作。2.利用服務(wù)高效制定檔案利用制度，明確利用流程和手續(xù)，為公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位提供便捷、高效的服務(wù)。對(duì)利用檔案的申請(qǐng)應(yīng)及時(shí)受理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供所需檔案，并做好利用登記和跟蹤服務(wù)。3.利用效果顯著檔案能夠?yàn)楣镜臎Q策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研創(chuàng)新、行政管理等工作提供有力支持，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。通過(guò)對(duì)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。四、評(píng)比程序（一）自評(píng)階段各部門(mén)按照本制度的要求，對(duì)本部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行全面自查，填寫(xiě)檔案自評(píng)表，總結(jié)檔案管理工作的成績(jī)和不足，形成自評(píng)報(bào)告。自評(píng)報(bào)告應(yīng)包括檔案整理、質(zhì)量、保管、利用等方面的情況，以及存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施。自評(píng)報(bào)告應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送公司辦公室。（二）初評(píng)階段1.公司辦公室收到各部門(mén)的自評(píng)報(bào)告后，組織評(píng)比小組對(duì)各部門(mén)的檔案進(jìn)行初步審查。審查方式包括查閱檔案資料、實(shí)地查看檔案保管情況、聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)等。2.評(píng)比小組根據(jù)檔案評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門(mén)的檔案進(jìn)行量化打分，形成初評(píng)意見(jiàn)。初評(píng)意見(jiàn)應(yīng)明確指出各部門(mén)檔案管理工作的優(yōu)點(diǎn)和存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。3.辦公室將初評(píng)意見(jiàn)反饋給各部門(mén)，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)初評(píng)意見(jiàn)進(jìn)行整改，整改期限為[X]個(gè)工作日。整改完成后，將整改情況書(shū)面報(bào)告辦公室。（三）終評(píng)階段1.整改期限結(jié)束后，辦公室組織評(píng)比小組對(duì)各部門(mén)的整改情況進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查方式與初評(píng)相同。2.評(píng)比小組根據(jù)復(fù)查情況，結(jié)合初評(píng)得分，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行綜合評(píng)定，確定最終得分和排名。3.辦公室根據(jù)終評(píng)結(jié)果撰寫(xiě)檔案評(píng)比報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。2.具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)如下：一等獎(jiǎng)（1名）：獎(jiǎng)金[X]元，榮譽(yù)證書(shū)，并在公司內(nèi)部通報(bào)表?yè)P(yáng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人在年度績(jī)效考核中給予加分獎(jiǎng)勵(lì)。二等獎(jiǎng)（2名）：獎(jiǎng)金[X]元，榮譽(yù)證書(shū)，部門(mén)負(fù)責(zé)人在年度績(jī)效考核中給予適當(dāng)加分獎(jiǎng)勵(lì)。三等獎(jiǎng)（3名）：獎(jiǎng)金[X]元，榮譽(yù)證書(shū)，部門(mén)負(fù)責(zé)人在年度績(jī)效考核中給予一定加分獎(jiǎng)勵(lì)。優(yōu)秀獎(jiǎng)（若干）：頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)，部門(mén)負(fù)責(zé)人在年度績(jī)效考核中給予相應(yīng)加分獎(jiǎng)勵(lì)。3.獎(jiǎng)勵(lì)條件：檔案管理工作符合本制度要求，各項(xiàng)評(píng)比指標(biāo)得分在本單位排名前列。在檔案管理工作中具有創(chuàng)新舉措，如采用新技術(shù)、新方法提高檔案管理效率和質(zhì)量，并取得顯著成效。檔案利用效果突出，為公司的決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等工作提供了重要支持，受到公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)的高度評(píng)價(jià)。（二）懲罰1.對(duì)檔案管理工作不達(dá)標(biāo)的部門(mén)，公司將責(zé)令其限期整改。整改期限內(nèi)，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改措施和責(zé)任人，確保按時(shí)完成整改任務(wù)。2.整改期滿后，經(jīng)復(fù)查仍未達(dá)標(biāo)的部門(mén)，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括通報(bào)批評(píng)、扣減部門(mén)績(jī)效獎(jiǎng)金、對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行誡勉談話等。3.具體處罰標(biāo)準(zhǔn)如下：對(duì)初次不達(dá)標(biāo)的部門(mén)，給予通報(bào)批評(píng)，扣減部門(mén)當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的[X]%。對(duì)連續(xù)兩次不達(dá)標(biāo)的部門(mén)，除通報(bào)批評(píng)外，扣減部門(mén)當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的[X]%，并對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行誡勉談話。對(duì)多次不達(dá)標(biāo)的部門(mén)，除上述處罰外，公司將視情況調(diào)整部門(mén)負(fù)責(zé)人的崗位，直至解除勞動(dòng)合同。