檔案制度設(shè)計(jì)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類(lèi)檔案。檔案管理中心可根據(jù)實(shí)際情況下設(shè)不同的檔案管理科室，如文書(shū)檔案科、業(yè)務(wù)檔案科、人事檔案科、財(cái)務(wù)檔案科等，分別負(fù)責(zé)相應(yīng)類(lèi)型檔案的具體管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀公司/組織各類(lèi)檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)公司/組織各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供檔案信息支持。6.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，配備必要的安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。三、檔案分類(lèi)及編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案：主要包括公司/組織在行政管理、黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決議、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等。各業(yè)務(wù)檔案類(lèi)別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)流程和工作環(huán)節(jié)進(jìn)一步細(xì)分。3.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利、教育培訓(xùn)、黨團(tuán)關(guān)系等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)工作中形成的各類(lèi)檔案。5.聲像檔案：記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料、報(bào)表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。（二）檔案編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)別和具體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為SYSC2023001，其中SY表示業(yè)務(wù)檔案，SC表示市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)類(lèi)別，2023表示年份，001表示該年份下市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案的流水號(hào)。3.人事檔案編號(hào)：按照員工個(gè)人身份證號(hào)碼進(jìn)行編號(hào)，方便檔案的查找和管理。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，如2023KJ001，表示2023年的會(huì)計(jì)憑證檔案。5.聲像檔案編號(hào)：采用拍攝時(shí)間主題序號(hào)的方式編號(hào)，如20230501公司年會(huì)001，表示2023年5月1日拍攝的公司年會(huì)的第1份聲像檔案。6.電子檔案編號(hào)：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，并在編號(hào)后加上“E”標(biāo)識(shí)，如2023永久001E，表示對(duì)應(yīng)的電子文書(shū)檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將工作中形成的各類(lèi)文件材料收集齊全。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案材料移交檔案管理部門(mén)。3.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)督促其將個(gè)人保管的與工作相關(guān)的檔案材料全部移交檔案管理部門(mén)或所在部門(mén)檔案管理人員。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行整理。整理工作包括對(duì)文件材料的分類(lèi)、裝訂、編目、裝盒等。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件材料應(yīng)集中排列在一起，并編制頁(yè)碼。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和工作環(huán)節(jié)進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性和邏輯性。4.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，每類(lèi)材料應(yīng)按照一定順序排列，并填寫(xiě)檔案目錄。5.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類(lèi)別分別進(jìn)行整理，確保檔案的規(guī)范整齊。6.聲像檔案應(yīng)按照拍攝時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)和整理，并注明拍攝主題、地點(diǎn)、人物等相關(guān)信息。7.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的編號(hào)進(jìn)行整理，并建立電子檔案目錄，確保電子檔案的存儲(chǔ)和管理規(guī)范有序。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗等，以滿(mǎn)足檔案保管的要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.聲像檔案應(yīng)采用光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，并按照編號(hào)順序存放在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備中，同時(shí)建立聲像檔案目錄索引，方便查找利用。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、定期（[X]年、[X]年）三種。具體保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，一般不少于[X]年。3.人事檔案的保管期限為員工離職后[X]年。4.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，會(huì)計(jì)憑證保管期限為[X]年，會(huì)計(jì)賬簿保管期限為[X]年，財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為[X]年等。5.聲像檔案的保管期限根據(jù)其重要性和保存價(jià)值確定，重要聲像檔案應(yīng)永久保存，一般聲像檔案保管期限為[X]年。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、保管環(huán)境、防蟲(chóng)防潮措施等。2.每月應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次全面檢查，每季度應(yīng)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒、驅(qū)蟲(chóng)等措施，確保檔案的安全和完整。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要提出申請(qǐng)，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人憑有效證件到檔案管理部門(mén)查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.對(duì)于需要利用檔案進(jìn)行決策、管理、業(yè)務(wù)工作等的部門(mén)，檔案管理部門(mén)可提供檔案整理、分析、編寫(xiě)專(zhuān)題報(bào)告等深層次服務(wù)，為公司/組織提供有力的檔案信息支持。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿(mǎn)的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，可延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。（二）檔案銷(xiāo)毀1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員共同實(shí)施。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。3.銷(xiāo)毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上注明銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀時(shí)間、監(jiān)銷(xiāo)人等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)。《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門(mén)提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)公司/組織的信息化建設(shè)和發(fā)展。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整錄入和存儲(chǔ)。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于[X]dpi。2.數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的污點(diǎn)、劃痕等瑕疵，提高圖像質(zhì)量。（三）系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.選用適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全流程信息化。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，并按照檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便用戶(hù)快速檢索檔案信息。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，確保檔案信息的安全。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）電子檔案管理1.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和保管等環(huán)節(jié)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，并確保兩者內(nèi)容一致。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ趯?duì)電