檔案辦事大廳制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案辦事大廳的管理，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率，保障檔案的安全與完整，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織檔案辦事大廳的所有工作人員、前來辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的人員以及涉及檔案管理與利用的各類活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.服務(wù)至上原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案服務(wù)，滿足公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)人員的檔案業(yè)務(wù)辦理需求。3.安全保密原則：強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，采取有效措施確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，維護(hù)檔案的保密性和完整性。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案辦事大廳各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)辦理過程規(guī)范、有序、高效。二、檔案辦事大廳人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案辦事大廳的業(yè)務(wù)量和工作需求，合理配備工作人員，包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)辦理人員、咨詢引導(dǎo)人員等。2.工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書。（二）崗位職責(zé)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案管理工作的各項(xiàng)任務(wù)。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。2.業(yè)務(wù)辦理人員接待前來辦理檔案業(yè)務(wù)的人員，解答業(yè)務(wù)咨詢，指導(dǎo)填寫相關(guān)表格和資料。受理檔案業(yè)務(wù)申請，對(duì)申請材料進(jìn)行審核，確保材料齊全、真實(shí)、有效。按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印、證明出具等業(yè)務(wù)。對(duì)辦理結(jié)果進(jìn)行登記和反饋，及時(shí)告知申請人業(yè)務(wù)辦理情況。收集業(yè)務(wù)辦理過程中的意見和建議，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以便改進(jìn)工作。3.咨詢引導(dǎo)人員在檔案辦事大廳入口處或顯著位置，為前來辦事的人員提供引導(dǎo)和咨詢服務(wù)。解答辦事人員關(guān)于辦事流程、地點(diǎn)、所需材料等方面的疑問，幫助其順利辦理業(yè)務(wù)。維護(hù)辦事大廳的秩序，引導(dǎo)辦事人員按照規(guī)定的順序排隊(duì)辦理業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)擁擠和混亂現(xiàn)象。關(guān)注辦事人員的需求和情緒，及時(shí)提供必要的幫助和支持，確保辦事人員在良好的環(huán)境中辦理業(yè)務(wù)。（三）人員培訓(xùn)1.定期組織工作人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、操作技能等方面，不斷提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.鼓勵(lì)工作人員參加各類檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，及時(shí)了解檔案管理領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方法。3.對(duì)新入職的工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其熟悉檔案辦事大廳的工作環(huán)境、業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度，盡快適應(yīng)工作崗位。（四）考核與獎(jiǎng)懲1.建立工作人員考核機(jī)制，定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等；對(duì)表現(xiàn)不佳的工作人員進(jìn)行批評(píng)教育、誡勉談話或采取相應(yīng)的處罰措施，如扣發(fā)獎(jiǎng)金、降職、辭退等。3.設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受辦事人員對(duì)工作人員違規(guī)違紀(jì)行為的投訴舉報(bào)。對(duì)經(jīng)查實(shí)的違規(guī)違紀(jì)行為，按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。三、檔案辦事大廳業(yè)務(wù)管理（一）業(yè)務(wù)范圍1.檔案查閱：為公司/組織內(nèi)部人員、合法權(quán)益相關(guān)方等提供檔案查閱服務(wù)，查閱范圍根據(jù)檔案的保密級(jí)別和相關(guān)規(guī)定確定。2.檔案借閱：根據(jù)工作需要，為特定人員辦理檔案借閱手續(xù)，明確借閱期限、借閱數(shù)量和歸還要求等。3.檔案復(fù)?。簽檗k事人員提供檔案復(fù)印服務(wù)，確保復(fù)印內(nèi)容清晰、完整，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。4.檔案證明出具：根據(jù)辦事人員的申請，核實(shí)檔案內(nèi)容后出具相關(guān)證明文件，證明文件應(yīng)加蓋檔案辦事大廳專用章。5.檔案整理與歸檔：指導(dǎo)和協(xié)助公司/組織內(nèi)部各部門做好檔案整理與歸檔工作，確保檔案整理規(guī)范、歸檔及時(shí)。（二）業(yè)務(wù)辦理流程1.查閱業(yè)務(wù)流程申請人向檔案辦事大廳提交查閱申請，填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，并簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)辦理人員對(duì)申請材料進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以受理；不符合查閱條件的，向申請人說明原因。業(yè)務(wù)辦理人員根據(jù)查閱申請表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢所需檔案，并將檔案調(diào)至查閱室供申請人查閱。申請人在查閱室查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)按照檔案復(fù)印規(guī)定辦理。查閱完畢后，申請人應(yīng)將檔案歸還業(yè)務(wù)辦理人員，業(yè)務(wù)辦理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和整理，確保檔案完好無損。2.借閱業(yè)務(wù)流程申請人向檔案辦事大廳提交借閱申請，填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等信息，并簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)辦理人員對(duì)申請材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱用途的合理性和借閱期限的合規(guī)性。對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案借閱，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，業(yè)務(wù)辦理人員按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，包括登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、借閱人信息等，并向借閱人發(fā)放借閱證。借閱人憑借閱證到檔案庫房領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，并在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。借閱人在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案辦事大廳提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.復(fù)印業(yè)務(wù)流程申請人向檔案辦事大廳提交復(fù)印申請，填寫復(fù)印申請表，注明復(fù)印檔案的名稱、內(nèi)容、頁碼范圍等信息，并簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)辦理人員對(duì)申請材料進(jìn)行審核，確認(rèn)復(fù)印內(nèi)容不涉及保密信息且符合復(fù)印規(guī)定后，予以受理。業(yè)務(wù)辦理人員根據(jù)申請人的要求，在檔案管理系統(tǒng)中查詢所需檔案，并將檔案調(diào)至復(fù)印室進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印完成后，業(yè)務(wù)辦理人員對(duì)復(fù)印件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)印內(nèi)容清晰、完整。按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用，并開具發(fā)票或收據(jù)。申請人領(lǐng)取復(fù)印件，業(yè)務(wù)辦理人員在復(fù)印申請表上簽字確認(rèn)，并將復(fù)印申請表存檔。4.證明出具業(yè)務(wù)流程申請人向檔案辦事大廳提交證明出具申請，填寫證明申請表，注明證明事項(xiàng)、涉及檔案的名稱、內(nèi)容等信息，并簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)辦理人員對(duì)申請材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核證明事項(xiàng)的真實(shí)性和與檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的證明出具，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，業(yè)務(wù)辦理人員根據(jù)檔案內(nèi)容核實(shí)情況，起草證明文件，并報(bào)檔案管理人員審核。檔案管理人員對(duì)證明文件進(jìn)行審核，確保證明內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、表述規(guī)范。審核通過后，在證明文件上加蓋檔案辦事大廳專用章。業(yè)務(wù)辦理人員將證明文件發(fā)放給申請人，并在證明申請表上簽字確認(rèn)，同時(shí)將證明申請表存檔。（三）業(yè)務(wù)辦理時(shí)間與地點(diǎn)1.辦理時(shí)間檔案辦事大廳每周工作日[具體工作時(shí)間]對(duì)外辦公，法定節(jié)假日按照國家規(guī)定執(zhí)行。在工作時(shí)間內(nèi)，應(yīng)保證足夠的工作人員在崗，確保業(yè)務(wù)辦理的及時(shí)性和連續(xù)性。如有特殊情況需要調(diào)整工作時(shí)間，應(yīng)提前向社會(huì)公告。2.辦理地點(diǎn)檔案辦事大廳設(shè)在[詳細(xì)地址]，辦公場所應(yīng)寬敞明亮、布局合理，設(shè)有查閱室、復(fù)印室、檔案庫房等功能區(qū)域，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施。在辦公場所顯著位置設(shè)置指示標(biāo)識(shí)，方便辦事人員找到相應(yīng)的業(yè)務(wù)辦理窗口。同時(shí)，應(yīng)提供清晰的辦事指南和流程說明，便于辦事人員了解業(yè)務(wù)辦理要求和程序。四、檔案辦事大廳安全管理（一）檔案庫房安全管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.安裝防火、防盜報(bào)警裝置和監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房內(nèi)的情況，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.配備必要的消防器材和設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度范圍，根據(jù)檔案保管要求，合理調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫濕度，確保檔案保存質(zhì)量。（二）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。3.建立用戶權(quán)限管理制度，對(duì)檔案辦事大廳工作人員的系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)定，不同崗位人員只能訪問其工作所需的檔案信息，嚴(yán)禁越權(quán)操作。4.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。5.加強(qiáng)對(duì)工作人員的信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和防范能力，防止因工作人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。（三）人員安全管理1.對(duì)檔案辦事大廳工作人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，使其熟悉各類安全事故的預(yù)防措施和應(yīng)對(duì)方法。2.在辦公場所設(shè)置安全警示標(biāo)識(shí)，提醒工作人員注意安全事項(xiàng)。如在檔案庫房門口設(shè)置“嚴(yán)禁煙火”標(biāo)識(shí)，在電器設(shè)備旁設(shè)置“小心觸電”標(biāo)識(shí)等。3.制定應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等可能發(fā)生的安全事故，明確應(yīng)急處置流程和各部門、人員的職責(zé)分工。定期組織應(yīng)急演練，確保在事故發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)，減少損失。4.為工作人員配備必要的安全防護(hù)用品，如防火服、安全帽、防護(hù)手套等，保障工作人員在工作過程中的人身安全。五、檔案辦事大廳服務(wù)質(zhì)量管理（一）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1.工作人員應(yīng)著裝整齊、佩戴工作牌，保持良好的形象和精神風(fēng)貌。2.接待辦事人員時(shí)應(yīng)熱情主動(dòng)、禮貌待人，使用文明規(guī)范的語言，耐心解答疑問，不得推諉、敷衍或刁難辦事人員。3.業(yè)務(wù)辦理應(yīng)高效快捷，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間和程序辦理業(yè)務(wù)，確保在承諾的時(shí)限內(nèi)完成業(yè)務(wù)辦理工作。對(duì)于緊急業(yè)務(wù)，應(yīng)開辟綠色通道，優(yōu)先辦理。4.提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)環(huán)境，保持辦事大廳整潔衛(wèi)生、秩序井然，各類設(shè)施設(shè)備完好、運(yùn)行正常。（二）服務(wù)監(jiān)督與評(píng)價(jià)1.設(shè)立服務(wù)監(jiān)督電話和意見箱，接受辦事人員對(duì)檔案辦事大廳服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督和投訴舉報(bào)。對(duì)收到的意見和建議，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理和反饋，并將處理結(jié)果告知辦事人員。2.定期開展服務(wù)質(zhì)量滿意度調(diào)查，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式，了解辦事人員對(duì)檔案辦事大廳服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)和意