檔案追溯表制度一、總則（一）目的本制度旨在建立一套完善的檔案追溯表體系，確保公司/組織內(nèi)各類檔案的可追溯性，提高檔案管理的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，為公司/組織的決策、運(yùn)營、合規(guī)等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及相關(guān)人員，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案追溯表所記錄的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面記錄檔案從形成到流轉(zhuǎn)、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定制定和執(zhí)行檔案追溯表制度。4.保密性原則：對檔案追溯表中涉及的敏感信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案追溯表的構(gòu)成及內(nèi)容（一）基本信息1.檔案編號：為每一份檔案賦予唯一的編號，便于識別和查詢。編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，體現(xiàn)檔案的類別、年份等信息。2.檔案名稱：準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，確保名稱簡潔明了且能反映檔案核心主題。3.檔案類別：按照公司/組織的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案所屬類別，如行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。4.形成部門：記錄檔案最初形成的部門名稱。5.形成日期：填寫檔案形成的具體年月日，精確到日期。（二）流轉(zhuǎn)記錄1.流轉(zhuǎn)時(shí)間：詳細(xì)記錄檔案每次流轉(zhuǎn)的具體日期，精確到時(shí)分。2.流轉(zhuǎn)部門：明確檔案流轉(zhuǎn)到的部門名稱。3.流轉(zhuǎn)事由：說明檔案流轉(zhuǎn)所基于的原因，如工作交接、項(xiàng)目需求、審批流程等。4.經(jīng)手人：記錄檔案流轉(zhuǎn)過程中經(jīng)手的具體人員姓名。（三）保管信息1.保管部門：注明檔案當(dāng)前的保管部門。2.保管位置：詳細(xì)記錄檔案在保管部門內(nèi)的具體存放位置，如庫房貨架編號、電子存儲路徑等。3.保管期限：根據(jù)檔案的性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限，明確起始日期和結(jié)束日期。（四）利用情況1.利用時(shí)間：記錄檔案被利用的具體日期。2.利用部門：說明利用檔案的部門名稱。3.利用事由：闡述利用檔案的目的和具體事項(xiàng)。4.歸還情況：如檔案被借出，記錄歸還日期、實(shí)際歸還人等信息。（五）變更記錄1.變更日期：填寫檔案發(fā)生變更的具體日期。2.變更內(nèi)容：詳細(xì)說明檔案變更的具體事項(xiàng)，如文件內(nèi)容修改、補(bǔ)充材料、更新分類等。3.變更原因：解釋檔案變更所基于的原因，如政策調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展、信息更新等。4.變更執(zhí)行人：記錄執(zhí)行檔案變更的人員姓名。三、檔案追溯表的建立與填寫（一）建立流程1.檔案形成部門在檔案產(chǎn)生后，按照檔案編號規(guī)則為其賦予唯一編號，并在檔案追溯表的基本信息部分填寫相關(guān)內(nèi)容。2.隨著檔案在公司/組織內(nèi)部的流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)部門的經(jīng)手人應(yīng)及時(shí)在檔案追溯表的流轉(zhuǎn)記錄部分填寫流轉(zhuǎn)時(shí)間、流轉(zhuǎn)部門、流轉(zhuǎn)事由及經(jīng)手人等信息。3.檔案保管部門負(fù)責(zé)在檔案追溯表中記錄保管信息，包括保管部門、保管位置和保管期限等。4.當(dāng)檔案被利用時(shí)，利用部門應(yīng)在檔案追溯表的利用情況部分填寫利用時(shí)間、利用部門、利用事由及歸還情況（如有）等信息。5.若檔案發(fā)生變更，變更執(zhí)行人需在檔案追溯表的變更記錄部分填寫變更日期、變更內(nèi)容、變更原因及變更執(zhí)行人等信息。（二）填寫要求1.所有信息應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，不得遺漏或模糊不清。2.填寫內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范的文字和格式，避免錯(cuò)別字、涂改等情況。3.涉及日期的填寫應(yīng)統(tǒng)一格式，如“XXXX年XX月XX日XX時(shí)XX分”。4.經(jīng)手人、變更執(zhí)行人等人員姓名應(yīng)填寫全名，不得使用簡稱或昵稱。四、檔案追溯表的審核與審批（一）審核流程1.檔案形成部門填寫完檔案追溯表的基本信息后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.檔案流轉(zhuǎn)過程中，每一次流轉(zhuǎn)記錄填寫完成后，流轉(zhuǎn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對記錄進(jìn)行審核，確認(rèn)流轉(zhuǎn)信息的真實(shí)性和完整性。3.檔案保管部門在記錄保管信息后，保管部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，保證保管信息準(zhǔn)確反映檔案實(shí)際保管情況。4.檔案利用情況記錄填寫后，利用部門負(fù)責(zé)人對利用信息進(jìn)行審核，核實(shí)利用事由及相關(guān)情況。5.檔案變更記錄填寫完成后，變更執(zhí)行人所在部門負(fù)責(zé)人對變更信息進(jìn)行審核，確保變更原因合理、變更內(nèi)容準(zhǔn)確。（二）審批流程1.經(jīng)過各環(huán)節(jié)審核無誤的檔案追溯表，定期提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案追溯表進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注信息的一致性和完整性，以及是否符合相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)。3.對于審批通過的檔案追溯表，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；對于存在問題的檔案追溯表，退回相關(guān)部門進(jìn)行修改完善后重新提交審批。五、檔案追溯表的存儲與管理（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案追溯表應(yīng)與相應(yīng)檔案一同存放于檔案庫房，按照檔案類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和核對。2.電子檔案追溯表應(yīng)存儲于公司/組織的檔案管理系統(tǒng)中，建立專門的數(shù)據(jù)庫表進(jìn)行管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。（二）存儲期限1.紙質(zhì)檔案追溯表的存儲期限應(yīng)與對應(yīng)檔案的保管期限一致，以保證在檔案保存期間能夠隨時(shí)追溯其相關(guān)信息。2.電子檔案追溯表應(yīng)長期保存，同時(shí)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的物理位置，如異地存儲等，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的災(zāi)害或系統(tǒng)故障。（三）日常管理1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案追溯表進(jìn)行檢查，確保記錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。檢查內(nèi)容包括信息填寫是否規(guī)范、有無遺漏或錯(cuò)誤記錄等。2.建立檔案追溯表的借閱登記制度，如需借閱紙質(zhì)或電子檔案追溯表，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)審批后按照規(guī)定進(jìn)行借閱。借閱人應(yīng)妥善保管檔案追溯表，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。3.隨著公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案管理要求的變化，適時(shí)對檔案追溯表的內(nèi)容和格式進(jìn)行調(diào)整和完善。調(diào)整后的檔案追溯表應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，并進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠正確使用。六、檔案追溯表的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部具有檔案管理職責(zé)的人員，如檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等，根據(jù)工作需要可查詢檔案追溯表的相關(guān)信息。2.涉及檔案利用的部門和人員，在履行相應(yīng)審批手續(xù)后，可查詢其利用檔案所對應(yīng)的檔案追溯表信息，以便了解檔案的流轉(zhuǎn)和利用情況。對于涉及公司/組織機(jī)密信息的檔案追溯表，查詢權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格限制，僅限經(jīng)過授權(quán)的特定人員查詢。（二）查詢方式1.紙質(zhì)檔案追溯表的查詢，可通過在檔案庫房按照檔案編號或類別進(jìn)行查找，直接查閱相應(yīng)的檔案追溯表。2.電子檔案追溯表的查詢，可通過檔案管理系統(tǒng)的查詢功能，輸入檔案編號、檔案名稱、形成部門、形成日期等相關(guān)條件進(jìn)行檢索，獲取所需檔案追溯表的詳細(xì)信息。（三）使用規(guī)范1.查詢和使用檔案追溯表的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，不得將檔案追溯表中的信息泄露給無關(guān)人員。2.利用檔案追溯表信息進(jìn)行工作時(shí)，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性，不得隨意篡改或歪曲信息。3.如需引用檔案追溯表中的信息作為工作依據(jù)，應(yīng)注明信息來源，確保信息引用的合法性和規(guī)范性。七、檔案追溯表的銷毀（一）銷毀條件1.檔案追溯表所對應(yīng)的檔案已超過保管期限，且經(jīng)過鑒定確認(rèn)無需繼續(xù)保存的。2.檔案追溯表因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)且已無保存價(jià)值的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案追溯表銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明銷毀檔案追溯表的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司/組織的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀紙質(zhì)檔案追溯表時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀；銷毀電子檔案追溯表時(shí)，應(yīng)按照數(shù)據(jù)刪除的相關(guān)規(guī)定，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由檔案管理部門根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行解釋和處理。（二）修訂與完善隨著公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展、法律法規(guī)的更新以及檔案管