照片檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司照片檔案的管理，確保照片檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于照片檔案的保管、利用和開發(fā)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片檔案。（三）定義照片檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的以感光材料為載體的圖像記錄。它反映了公司的發(fā)展歷程、重要事件、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的真實(shí)情況。（四）管理原則照片檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類整理、便于利用的原則。二、照片檔案的形成與收集（一）形成范圍1.公司重要會(huì)議、重大活動(dòng)的照片，包括會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、領(lǐng)導(dǎo)講話、參會(huì)人員等。2.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)照片，如項(xiàng)目實(shí)施、產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)推廣等。3.公司工程建設(shè)照片，包括工程規(guī)劃、施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收等。4.公司外事活動(dòng)照片，如接待來(lái)訪、出國(guó)考察等。5.公司獲得的各類榮譽(yù)、獎(jiǎng)項(xiàng)的照片。6.反映公司環(huán)境、風(fēng)貌的照片。7.其他具有保存價(jià)值應(yīng)歸檔的照片。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)照片的收集工作，確保照片的及時(shí)、完整收集。2.照片應(yīng)主題明確，圖像清晰，內(nèi)容真實(shí)，能夠準(zhǔn)確反映拍攝對(duì)象和事件。3.照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等相關(guān)信息。4.對(duì)于重要活動(dòng)或事件的照片，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理收集，避免遺漏。（三）收集流程1.拍攝人員在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)將照片整理并標(biāo)注相關(guān)信息，提交給本部門負(fù)責(zé)照片收集的人員。2.部門收集人員對(duì)提交的照片進(jìn)行初步審核，確保照片符合收集要求后，填寫照片收集登記表，一式兩份，一份留存本部門，一份交公司檔案管理部門。3.檔案管理部門收到照片收集登記表后，對(duì)照片進(jìn)行再次審核，審核通過(guò)后將照片納入公司照片檔案管理。三、照片檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)照片檔案按照以下分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理：1.綜合類：包括公司重要會(huì)議、重大活動(dòng)、外事活動(dòng)等照片。2.業(yè)務(wù)類：包括公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等照片。3.榮譽(yù)類：包括公司獲得的各類榮譽(yù)、獎(jiǎng)項(xiàng)照片。4.環(huán)境類：包括公司環(huán)境、風(fēng)貌照片。（二）編號(hào)規(guī)則照片檔案編號(hào)采用“年度+分類號(hào)+流水號(hào)”的方式。例如：2023ZH001，表示2023年綜合類的第1張照片。（三）整理步驟1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照片進(jìn)行分類。2.對(duì)每類照片按照拍攝時(shí)間順序進(jìn)行排列。3.為每張照片編寫編號(hào)，并填寫照片說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。4.將整理好的照片裝入照片檔案袋或相冊(cè)，并在檔案袋或相冊(cè)上標(biāo)注相應(yīng)的編號(hào)、分類等信息。四、照片檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的照片檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備1.配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、相冊(cè)、防潮劑、防蟲藥等。2.照片檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，避免照片受潮、受壓、受損。（三）保管期限照片檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管的照片檔案：反映公司重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、核心技術(shù)等具有重要保存價(jià)值的照片。2.長(zhǎng)期保管的照片檔案：保存期限為30年，主要是反映公司一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)、工程建設(shè)等具有一定保存價(jià)值的照片。3.短期保管的照片檔案：保存期限為10年，主要是反映公司臨時(shí)性活動(dòng)或一般性工作場(chǎng)景等保存價(jià)值相對(duì)較低的照片。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)照片檔案進(jìn)行檢查，每年至少一次，檢查內(nèi)容包括照片的完整性、保管狀況等。2.如發(fā)現(xiàn)照片檔案有損壞、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。五、照片檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱利用照片檔案，查閱利用應(yīng)遵守本制度規(guī)定。（二）利用流程1.查閱利用部門填寫照片檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱利用目的、照片檔案編號(hào)、分類等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后安排專人提供照片檔案查閱服務(wù)。3.查閱利用人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱照片檔案，不得擅自將照片檔案帶出。如需復(fù)制照片檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用限制1.照片檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，不得將照片檔案用于非法目的或泄露公司機(jī)密信息。2.涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的照片檔案，未經(jīng)公司授權(quán)不得對(duì)外提供。六、照片檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立照片檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)照片檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)照片檔案鑒定小組根據(jù)照片檔案的保管期限、保存價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)照片檔案進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值需要銷毀的照片檔案，由檔案管理部門填寫照片檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀照片檔案的編號(hào)、分類、數(shù)量等信息，附上鑒定小組的鑒定意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)照片檔案的銷毀工作，并填寫照片檔案銷毀登記表，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。3.照片檔案銷毀應(yīng)采用粉碎、焚