制定檔案交接制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、有序進行，維護檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間、公司與外部單位之間涉及檔案交接的各類活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案交接過程中，應(yīng)確保所交接檔案內(nèi)容真實可靠，與實際業(yè)務(wù)情況相符。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)齊全完整，包括相關(guān)文件、資料、記錄等，不得遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案的整理、編目、標識等應(yīng)準確無誤，便于后續(xù)查閱和利用。4.及時性原則：檔案交接應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，確保工作的銜接順暢，不影響業(yè)務(wù)的正常開展。5.保密性原則：對于涉及公司機密的檔案，交接雙方應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案交接的內(nèi)容與要求（一）檔案范圍1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、決議等。2.合同檔案：涵蓋公司簽訂的各類合同、協(xié)議。3.財務(wù)檔案：如會計憑證、賬簿、報表等。4.人事檔案：員工個人資料、履歷、考核記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的項目文檔、客戶資料、業(yè)務(wù)記錄等。6.其他檔案：如聲像檔案、實物檔案等。（二）檔案要求1.整理規(guī)范：檔案應(yīng)按照一定的分類標準進行整理，如年度、機構(gòu)、問題等，便于查找和管理。2.編目清晰：編制詳細的檔案目錄，注明檔案的名稱、日期、編號、保管期限等信息。3.標識明確：對檔案進行清晰的標識，便于識別和區(qū)分不同類別的檔案。4.裝訂整齊：文書檔案等應(yīng)進行整齊裝訂，確保牢固、美觀。5.數(shù)字化要求：對于重要檔案，應(yīng)進行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，便于遠程查閱和利用。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照相關(guān)規(guī)定進行存儲和管理。三、檔案交接的流程（一）交接準備1.交接申請：交接雙方應(yīng)提前填寫《檔案交接申請表》，注明交接檔案的名稱、數(shù)量、交接原因、預(yù)計交接時間等信息，并提交給檔案管理部門審核。2.檔案整理：交接方應(yīng)對擬交接的檔案進行全面整理，確保符合檔案管理要求。3.清單編制：交接方根據(jù)整理好的檔案，編制《檔案交接清單》，詳細列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、日期、來源等信息。清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。（二）交接實施1.現(xiàn)場交接：交接雙方應(yīng)在約定的時間和地點進行現(xiàn)場交接。交接過程中，雙方應(yīng)按照《檔案交接清單》逐一核對檔案，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容等準確無誤。2.簽字確認：核對無誤后，交接雙方在《檔案交接清單》上簽字確認，注明交接日期。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時協(xié)商解決，并在清單上注明問題情況及處理結(jié)果。3.特殊情況處理：對于因特殊原因無法當場完成交接的檔案，交接雙方應(yīng)協(xié)商確定后續(xù)的交接方式和時間，并做好記錄。（三）交接后的工作1.檔案入庫：接收方應(yīng)及時將交接的檔案按照規(guī)定的存放位置進行入庫保管，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。2.核對與檢查：檔案管理部門應(yīng)對交接后的檔案進行核對和檢查，確保檔案的整理、編目等符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與交接雙方溝通解決。3.備份與存儲：對于重要檔案，接收方應(yīng)按照規(guī)定進行備份，并妥善存儲，防止檔案丟失或損壞。四、交接雙方的職責（一）移交方職責1.負責按照本制度的要求，對擬交接的檔案進行整理、編目等工作，確保檔案符合交接要求。2.如實向接收方提供檔案的相關(guān)信息，包括檔案的形成背景、內(nèi)容摘要、保管情況等。3.在交接過程中，配合接收方進行檔案的核對和清點工作，解答接收方提出的疑問。4.對移交檔案的真實性、完整性和準確性負責，如有虛假或遺漏信息，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。（二）接收方職責1.按照約定的時間和地點，及時組織人員進行檔案接收工作。2.對接收的檔案進行認真核對和清點，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整、質(zhì)量符合要求。3.在接收檔案后，負責按照規(guī)定進行妥善保管和利用，確保檔案的安全和有效。4.如發(fā)現(xiàn)接收的檔案存在問題，應(yīng)及時與移交方溝通協(xié)商，要求移交方限期解決。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司檔案管理部門負責對檔案交接工作進行全程監(jiān)督，確保交接過程符合本制度的規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.交接申請的審核情況，包括交接原因、檔案范圍、預(yù)計交接時間等是否合理。2.檔案整理、編目、標識等是否符合要求。3.《檔案交接清單》的編制和簽字確認情況。4.現(xiàn)場交接過程中檔案的核對、清點情況。5.交接后的檔案入庫、保管等情況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向交接雙方發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.交接雙方應(yīng)按照整改通知的要求，認真進行整改，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。3.如因交接問題導致檔案丟失、損壞或信息泄露等后果，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究交接雙方的責任。六、檔案交接中的保密規(guī)定（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等機密內(nèi)容的檔案。（二）保密措施1.交接雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.在交接過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對機密檔案進行加密存儲、限制接觸人員等。3.交接雙方的工作人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得私自復制、傳播或泄露機密檔案信息。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)交接雙方違反保密規(guī)定，公司將依法追究其法律責任，并要求其采取措施消除不良影響。同時，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予相應(yīng)的紀律處分。七、檔案交接的培訓與宣傳（一）培訓計劃1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案交接相關(guān)知識的培訓，提高員工對檔案交接制度的認識和操作技能。2.培訓內(nèi)容包括檔案交接的流程、要求、雙方職責、保密規(guī)定等。3.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，確保培訓效果。（二）宣傳工作1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳檔案交接制度的重要性和相關(guān)要求，提高員工的重視程度。2.及時發(fā)布檔案交接工作的動態(tài)和信息，解答員工在檔