檔案資料統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性，為公司/組織的決策、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的統(tǒng)計(jì)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)如實(shí)反映檔案資料的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果的可靠性。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)資料，不得延誤。4.完整性原則：涵蓋檔案資料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，保證統(tǒng)計(jì)內(nèi)容的全面性。二、檔案資料統(tǒng)計(jì)的職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案資料統(tǒng)計(jì)工作的具體方案和流程。2.組織實(shí)施檔案資料的日常統(tǒng)計(jì)工作，包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面的統(tǒng)計(jì)。3.匯總、分析各部門報(bào)送的檔案資料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，形成綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)告。4.建立健全檔案資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，妥善保管統(tǒng)計(jì)原始記錄和報(bào)表。（二）各部門1.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案資料統(tǒng)計(jì)工作的檢查、核實(shí)等相關(guān)活動(dòng)。三、檔案資料統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.按年度統(tǒng)計(jì)各類檔案的新增數(shù)量，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.統(tǒng)計(jì)檔案的累計(jì)數(shù)量，反映檔案資源的總量變化情況。（二）檔案種類統(tǒng)計(jì)1.詳細(xì)劃分檔案的類別，如永久、長(zhǎng)期、短期檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)。2.對(duì)不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）檔案保管期限統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)各保管期限檔案的數(shù)量分布，分析檔案的老化情況。2.關(guān)注臨近保管期限的檔案數(shù)量變化，提前做好處置準(zhǔn)備。（四）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.記錄檔案查閱、借閱的次數(shù)，統(tǒng)計(jì)不同部門、人員的利用頻率。2.統(tǒng)計(jì)檔案復(fù)制、摘錄等利用方式的使用情況。3.分析檔案利用的目的和效果，為檔案資源優(yōu)化提供依據(jù)。四、檔案資料統(tǒng)計(jì)的方法與流程（一）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：每月、每季度、每年對(duì)檔案資料進(jìn)行定期盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)。2.專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)：針對(duì)特定的檔案項(xiàng)目或活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)。3.抽樣統(tǒng)計(jì)：在檔案數(shù)量較大時(shí)，采用抽樣方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并推算總體情況。（二）統(tǒng)計(jì)流程1.收集數(shù)據(jù)：各部門統(tǒng)計(jì)人員按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)表格和要求，收集本部門檔案資料的相關(guān)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)整理：對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核、分類、匯總，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。3.數(shù)據(jù)錄入：將整理好的數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)或統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。4.數(shù)據(jù)分析：檔案管理部門運(yùn)用統(tǒng)計(jì)方法和工具，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的信息和規(guī)律。5.報(bào)告編制：根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，編制檔案資料統(tǒng)計(jì)報(bào)告，包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)論和建議等。6.審核報(bào)送：統(tǒng)計(jì)報(bào)告經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。五、檔案資料統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制與報(bào)送（一）報(bào)表種類1.檔案資料月度統(tǒng)計(jì)表2.檔案資料季度統(tǒng)計(jì)表3.檔案資料年度統(tǒng)計(jì)表（二）報(bào)表內(nèi)容1.報(bào)表應(yīng)包含檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等基本統(tǒng)計(jì)信息。2.設(shè)有數(shù)據(jù)欄、備注欄等，方便填寫詳細(xì)數(shù)據(jù)和說(shuō)明。（三）報(bào)送要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送至檔案管理部門。2.報(bào)送的報(bào)表應(yīng)加蓋部門公章，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。3.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)各部門報(bào)送的報(bào)表進(jìn)行匯總和審核，如有問(wèn)題及時(shí)反饋并要求更正。六、檔案資料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的審核與質(zhì)量控制（一）審核內(nèi)容1.數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性：核對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與原始記錄是否一致，計(jì)算是否正確。2.數(shù)據(jù)的完整性：檢查報(bào)表是否涵蓋所有應(yīng)統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目，有無(wú)遺漏。3.數(shù)據(jù)的邏輯性：分析數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系是否合理，有無(wú)矛盾之處。（二）審核方式1.自我審核：各部門統(tǒng)計(jì)人員在報(bào)送報(bào)表前進(jìn)行自我審核。2.交叉審核：檔案管理部門組織各部門統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行交叉審核，相互檢查。3.重點(diǎn)審核：對(duì)重要的檔案資料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。（三）質(zhì)量控制措施1.加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)人員培訓(xùn)，提高統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心。2.建立數(shù)據(jù)審核反饋機(jī)制，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善統(tǒng)計(jì)工作流程和方法。七、檔案資料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析與利用（一）數(shù)據(jù)分析1.趨勢(shì)分析：觀察檔案數(shù)量、利用情況等指標(biāo)的變化趨勢(shì)，預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展方向。2.結(jié)構(gòu)分析：分析檔案種類、保管期限等結(jié)構(gòu)比例，了解檔案資源的分布情況。3.關(guān)聯(lián)分析：研究檔案利用與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為業(yè)務(wù)決策提供支持。（二）數(shù)據(jù)利用1.為檔案資源配置提供依據(jù)：根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，合理調(diào)整檔案保管設(shè)施、人員配置等資源。2.支持檔案業(yè)務(wù)決策：如檔案鑒定、數(shù)字化計(jì)劃、利用服務(wù)優(yōu)化等方面的決策。3.為公司/組織管理提供參考：通過(guò)檔案利用情況分析，反映公司/組織的業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)和需求，為整體管理提供參考。八、檔案資料統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況，包括職責(zé)分工、統(tǒng)計(jì)流程、報(bào)表報(bào)送等方面。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.統(tǒng)計(jì)工作的及時(shí)性和規(guī)范性。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的統(tǒng)計(jì)工作檢查。2.不定期抽查：對(duì)重點(diǎn)部門或關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)統(tǒng)計(jì)工作中存在的突出問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)違反統(tǒng)計(jì)制度的行為，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、檔案資料統(tǒng)計(jì)工作的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)利用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料統(tǒng)計(jì)工作的自動(dòng)化、智能化，提高統(tǒng)計(jì)效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案資料統(tǒng)計(jì)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、整理、分析和存儲(chǔ)。2.開(kāi)發(fā)統(tǒng)計(jì)報(bào)表生成模塊，根據(jù)預(yù)設(shè)的格式和公式自動(dòng)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的共享與查詢，方便各部門和相關(guān)人員及時(shí)獲取統(tǒng)計(jì)信息。（三）實(shí)施步驟1.需求調(diào)研：了解檔案管理部門和各部門對(duì)統(tǒng)計(jì)信息化的需求和期望。2.系統(tǒng)選型與開(kāi)發(fā)：選擇合適的軟件平臺(tái)或進(jìn)行自主開(kāi)發(fā)，確保系統(tǒng)功能滿足實(shí)際需求。3.系統(tǒng)測(cè)試與上線：對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面測(cè)試，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行后正式上線使用。4.培訓(xùn)與推廣