新農(nóng)合檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療（以下簡稱“新農(nóng)合”）檔案管理，確保新農(nóng)合檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在新農(nóng)合工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)新農(nóng)合工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)各級(jí)新農(nóng)合管理機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)及相關(guān)工作人員在新農(nóng)合業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則新農(nóng)合檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映新農(nóng)合業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛假記錄和偽造檔案。3.規(guī)范整理原則按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則和整理方法對(duì)檔案進(jìn)行整理，便于檢索、查閱和利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不損壞，維護(hù)參保農(nóng)民的隱私和新農(nóng)合工作的正常秩序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善新農(nóng)合檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督本地區(qū)新農(nóng)合檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理新農(nóng)合檔案，接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本地區(qū)新農(nóng)合檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，提供檔案信息咨詢服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估和總結(jié)，不斷提高檔案管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在新農(nóng)合業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。5.積極參與檔案信息資源開發(fā)利用工作，為新農(nóng)合工作提供檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參合農(nóng)民的基本信息檔案，包括身份證、戶口本、參合登記表等。2.新農(nóng)合基金籌集、使用和管理過程中形成的各類文件、報(bào)表、憑證等，如繳費(fèi)記錄、基金收支明細(xì)、報(bào)銷憑證等。3.定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的診療服務(wù)檔案，包括病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、費(fèi)用清單、結(jié)算單等。4.新農(nóng)合政策宣傳、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)中形成的文件、資料、記錄等。5.新農(nóng)合工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件、材料，如會(huì)議記錄、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類新農(nóng)合檔案按照業(yè)務(wù)類別分為參合管理類、基金管理類、醫(yī)療服務(wù)管理類、政策宣傳與培訓(xùn)類、綜合管理類等。每類再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體特點(diǎn)進(jìn)行二級(jí)分類。2.編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。年度為檔案形成的自然年度，類別為檔案所屬的一級(jí)業(yè)務(wù)類別，順序號(hào)為每類檔案的流水號(hào)。例如，2023年參合管理類的第5份檔案編號(hào)為“2023參合管理05”。3.裝訂紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其大小統(tǒng)一。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容。同時(shí)，根據(jù)檔案內(nèi)容編制索引，方便快速查找所需檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施器材。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限新農(nóng)合檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及新農(nóng)合政策法規(guī)、基金管理、重大事件、重要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和憑證作用的檔案。2.長期保管保管期限為10年至50年的檔案，主要包括參合農(nóng)民的基本信息檔案、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的診療服務(wù)檔案等。3.短期保管保管期限為1年至10年的檔案，如臨時(shí)性的文件、報(bào)表、資料等。（三）保管要求1.按照檔案的保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、保管狀況良好，并做好清查記錄。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本地區(qū)新農(nóng)合管理機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門等因依法履行職責(zé)需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《新農(nóng)合檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《新農(nóng)合檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，不得擅自復(fù)制檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定其是否仍有保存必要。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并編制《新農(nóng)合檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀方式和日期。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立新農(nóng)合檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)新農(nóng)合檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.按照檔案整理要求對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。2