證券檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證券檔案管理，確保證券檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門(mén)在證券業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于股票、債券、基金等交易記錄，公司股權(quán)結(jié)構(gòu)文件，重大資產(chǎn)重組資料，信息披露文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司證券檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司證券業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保證券檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司商業(yè)秘密。4.有效利用原則：充分發(fā)揮證券檔案的作用，為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、合規(guī)檢查等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善證券檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)證券檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。3.定期對(duì)證券檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.建立證券檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.對(duì)各部門(mén)的證券檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)證券業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)歸檔，確保檔案的真實(shí)、完整。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核與證券業(yè)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表等資料，并確保其符合財(cái)務(wù)管理制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)對(duì)涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的證券檔案進(jìn)行整理和保管。（四）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.提供證券檔案管理所需的信息技術(shù)支持，確保檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.證券交易記錄，包括交易指令、成交記錄、資金流水等。2.公司股權(quán)結(jié)構(gòu)文件，如股東名冊(cè)、股權(quán)變更協(xié)議等。3.重大資產(chǎn)重組相關(guān)資料，包括重組方案、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、法律意見(jiàn)書(shū)等。4.信息披露文件，如定期報(bào)告、臨時(shí)公告等。5.與證券業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議，如承銷協(xié)議、保薦協(xié)議等。6.監(jiān)管部門(mén)的文件、函件及公司的回復(fù)文件。7.其他與證券業(yè)務(wù)有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照證券業(yè)務(wù)的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類，如分為股票交易檔案、債券交易檔案等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。4.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序存放，便于查找和調(diào)閱。（二）保管期限1.證券交易記錄、股權(quán)結(jié)構(gòu)文件等重要檔案的保管期限為永久。2.重大資產(chǎn)重組資料、信息披露文件等檔案按照相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)管要求確定保管期限，一般不少于[X]年。3.其他與證券業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案保管期限為[X]年。（三）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱證券檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司重大決策、合規(guī)檢查等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位因工作需要查閱公司證券檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄檔案的查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.對(duì)于利用檔案形成的各類成果文件，如調(diào)研報(bào)告、分析報(bào)告等，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要性，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍需保存。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有一定保存價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對(duì)查閱人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)