檔案風(fēng)險(xiǎn)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效防范檔案管理過(guò)程中的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防控與管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前識(shí)別、評(píng)估和預(yù)防，采取有效措施加以防范和控制。3.全程管控原則對(duì)檔案從形成到銷(xiāo)毀的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，確保風(fēng)險(xiǎn)防控措施貫穿始終。4.責(zé)任明確原則明確各部門(mén)及人員在檔案管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、各司其職，對(duì)因工作失誤導(dǎo)致的檔案風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。二、檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.檔案形成風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)未及時(shí)、準(zhǔn)確地將應(yīng)歸檔文件材料移交檔案部門(mén)，導(dǎo)致檔案資料缺失或不完整。文件材料形成過(guò)程中，由于記錄不規(guī)范、內(nèi)容不清晰等原因，影響檔案的真實(shí)性和可用性。2.檔案收集風(fēng)險(xiǎn)檔案收集渠道不暢通，部分重要檔案未能及時(shí)收集歸案。對(duì)收集的檔案材料審核不嚴(yán)，存在虛假、重復(fù)或不符合歸檔要求的文件混入檔案。3.檔案整理風(fēng)險(xiǎn)檔案分類(lèi)不科學(xué)，編號(hào)混亂，導(dǎo)致檔案查找困難。整理過(guò)程中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行錯(cuò)誤解讀或誤操作，破壞檔案的原始記錄。4.檔案保管風(fēng)險(xiǎn)保管場(chǎng)所不符合安全要求，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施不完善，可能導(dǎo)致檔案損壞或丟失。檔案存儲(chǔ)介質(zhì)老化、損壞，未及時(shí)進(jìn)行備份或遷移，造成數(shù)據(jù)丟失。檔案保管人員變動(dòng)頻繁，交接手續(xù)不健全，影響檔案保管的連續(xù)性和安全性。5.檔案利用風(fēng)險(xiǎn)檔案利用流程不規(guī)范，借閱審批不嚴(yán)，可能導(dǎo)致檔案信息泄露。對(duì)利用后的檔案歸還情況跟蹤不到位，造成檔案丟失或損壞無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)。因檔案數(shù)字化處理不規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案與紙質(zhì)檔案不一致，影響利用效果。6.檔案銷(xiāo)毀風(fēng)險(xiǎn)未按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀，導(dǎo)致應(yīng)銷(xiāo)毀檔案未及時(shí)銷(xiāo)毀或違規(guī)銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中未對(duì)銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，無(wú)法保證銷(xiāo)毀工作的真實(shí)性和可追溯性。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.可能性評(píng)估根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。高：風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性很大，在當(dāng)前管理模式下經(jīng)常出現(xiàn)。中：風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性中等，在一定條件下可能發(fā)生。低：風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性較小，偶爾可能出現(xiàn)。2.影響程度評(píng)估對(duì)風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生可能給公司帶來(lái)的影響程度進(jìn)行評(píng)估，分為嚴(yán)重、較大、一般三個(gè)等級(jí)。嚴(yán)重：可能導(dǎo)致公司重大經(jīng)濟(jì)損失、業(yè)務(wù)中斷、法律糾紛等嚴(yán)重后果。較大：可能對(duì)公司正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生較大影響，如影響工作效率、造成一定經(jīng)濟(jì)損失等。一般：對(duì)公司影響較小，可能僅引起局部工作不便或輕微經(jīng)濟(jì)損失。3.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定綜合可能性評(píng)估和影響程度評(píng)估結(jié)果，確定各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)，分為重大風(fēng)險(xiǎn)、重要風(fēng)險(xiǎn)和一般風(fēng)險(xiǎn)。重大風(fēng)險(xiǎn)：可能性高且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)。重要風(fēng)險(xiǎn)：可能性中且影響程度較大，或可能性高且影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)。一般風(fēng)險(xiǎn)：可能性低且影響程度一般，或可能性中且影響程度一般的風(fēng)險(xiǎn)。三、檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控措施（一）檔案形成風(fēng)險(xiǎn)防控1.明確歸檔責(zé)任各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和歸檔工作，明確其職責(zé)和工作流程，并將歸檔工作納入部門(mén)績(jī)效考核體系。2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)定期組織業(yè)務(wù)部門(mén)人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高其對(duì)文件材料形成和歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范文件材料的記錄格式和內(nèi)容要求。3.建立溝通機(jī)制檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)建立定期溝通機(jī)制，及時(shí)了解業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，提前介入重要業(yè)務(wù)活動(dòng)，指導(dǎo)文件材料的形成和收集工作。（二）檔案收集風(fēng)險(xiǎn)防控1.拓寬收集渠道明確檔案收集的主要渠道，包括內(nèi)部各部門(mén)、外部合作單位、上級(jí)主管部門(mén)等。加強(qiáng)與各渠道的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.嚴(yán)格審核把關(guān)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查文件的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。不符合要求的文件材料及時(shí)退回并要求補(bǔ)充或修正。3.建立收集臺(tái)賬建立檔案收集臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案名稱(chēng)、來(lái)源、收集時(shí)間、收集人等信息，便于跟蹤和查詢(xún)。（三）檔案整理風(fēng)險(xiǎn)防控1.規(guī)范整理流程制定統(tǒng)一的檔案整理操作流程，明確檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則、裝訂要求等。檔案整理人員嚴(yán)格按照流程進(jìn)行操作，確保整理工作的規(guī)范性和一致性。2.加強(qiáng)質(zhì)量抽檢檔案部門(mén)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。對(duì)整理工作質(zhì)量高的部門(mén)和人員給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。3.引入專(zhuān)業(yè)支持對(duì)于復(fù)雜或?qū)I(yè)性強(qiáng)的檔案整理工作，可聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)檔案整理人員或咨詢(xún)機(jī)構(gòu)提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。（四）檔案保管風(fēng)險(xiǎn)防控1.完善保管設(shè)施按照檔案保管要求，配備完善的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、監(jiān)控系統(tǒng)等。定期對(duì)保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.優(yōu)化存儲(chǔ)方式根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，合理選擇存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式。對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。定期對(duì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.規(guī)范人員交接檔案保管人員變動(dòng)時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)交接清單，明確交接內(nèi)容、責(zé)任等。交接雙方簽字確認(rèn)，確保檔案保管工作的連續(xù)性和安全性。（五）檔案利用風(fēng)險(xiǎn)防控1.規(guī)范利用流程制定詳細(xì)的檔案利用流程，明確借閱、查閱、復(fù)印等利用方式的申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的操作要求。嚴(yán)格按照流程辦理檔案利用手續(xù)，確保利用過(guò)程的規(guī)范性和可控性。2.加強(qiáng)審批管理根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，確定不同的審批權(quán)限。對(duì)涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，進(jìn)行嚴(yán)格審批，防止信息泄露。3.強(qiáng)化跟蹤監(jiān)督對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，及時(shí)了解檔案的歸還情況和利用效果。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，如追回檔案、追究責(zé)任等。（六）檔案銷(xiāo)毀風(fēng)險(xiǎn)防控1.嚴(yán)格銷(xiāo)毀程序制定檔案銷(xiāo)毀程序，明確銷(xiāo)毀范圍、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、審批流程、銷(xiāo)毀方式等。按照程序?qū)_(dá)到銷(xiāo)毀期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保銷(xiāo)毀工作合法合規(guī)。2.完善銷(xiāo)毀記錄對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人等信息。銷(xiāo)毀記錄保存一定期限，以備查詢(xún)和追溯。3.加強(qiáng)監(jiān)督檢查檔案部門(mén)定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷(xiāo)毀程序執(zhí)行到位，銷(xiāo)毀記錄真實(shí)完整。對(duì)違規(guī)銷(xiāo)毀檔案的行為嚴(yán)肅追究責(zé)任。四、檔案風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)構(gòu)成立公司檔案風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督和檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控措施的執(zhí)行情況，包括制度落實(shí)、流程執(zhí)行、人員操作等方面。2.檔案管理各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況，如保管場(chǎng)所安全設(shè)施、存儲(chǔ)介質(zhì)等。4.檔案利用和銷(xiāo)毀工作的合規(guī)性，如利用審批、銷(xiāo)毀程序等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督小組定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[X]次。檢查結(jié)束后形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組不定期對(duì)部分部門(mén)或檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入分析原因，采取有效措施加以整改。（四）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門(mén)要制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改措施、整改期限和責(zé)任人。整改完成后，向檔案風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，經(jīng)復(fù)查合格后方可銷(xiāo)號(hào)。對(duì)因整改不力導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大或再次發(fā)生問(wèn)題的部門(mén)和人員，要嚴(yán)肅追究責(zé)任。五、檔案管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則1.快速反應(yīng)原則一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置機(jī)制，迅速采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，最大限度減少損失和影響。2.科學(xué)應(yīng)對(duì)原則依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)事件的性質(zhì)和特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的應(yīng)急處置方案，確保處置措施有效、可行。3.協(xié)同配合原則檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)要密切配合，形成合力，共同做好應(yīng)急處置工作。（二）應(yīng)急處置流程1.事件報(bào)告檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事件后，相關(guān)人員應(yīng)立即向檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，要迅速核實(shí)情況，并及時(shí)向檔案風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督小組組長(zhǎng)報(bào)告。2.應(yīng)急響應(yīng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)督小組組長(zhǎng)接到報(bào)告后，立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，組織相關(guān)人員成立應(yīng)急處置小組，開(kāi)展應(yīng)急處置工作。應(yīng)急處置小組應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)事件的類(lèi)型和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的處置措施。3.處置措施對(duì)于檔案丟失或損壞事件，立即組織查找和搶救，盡可能恢復(fù)檔案的原始內(nèi)容。同時(shí)，對(duì)事件原因進(jìn)行調(diào)查，追究相關(guān)人員責(zé)任。對(duì)于檔案信息泄露事件，及時(shí)采取措施防止信息進(jìn)一步擴(kuò)散，如通知相關(guān)部門(mén)和人員采取補(bǔ)救措施、加強(qiáng)安全防范等。同時(shí)，對(duì)泄露事件進(jìn)行調(diào)查，依法追究責(zé)任。對(duì)于其他檔案管理風(fēng)險(xiǎn)事件，根據(jù)具體情況采取相應(yīng)的處置措施，確保檔案管理工作盡快恢復(fù)正常。4