會(huì)計(jì)制度檔案制度一、總則（一）目的本會(huì)計(jì)制度檔案制度旨在規(guī)范公司會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，為公司的財(cái)務(wù)管理和決策提供可靠依據(jù)，同時(shí)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。涵蓋了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等各類會(huì)計(jì)檔案。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范制定。二、會(huì)計(jì)檔案的定義與分類（一）會(huì)計(jì)檔案的定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.會(huì)計(jì)憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證；匯總憑證是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多張記賬憑證進(jìn)行匯總編制而成的憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿類涵蓋總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來(lái)對(duì)某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行明細(xì)核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片，用于固定資產(chǎn)的核算和管理。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，含會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明等。會(huì)計(jì)報(bào)表是綜合反映公司某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量的書面文件，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等；附表是對(duì)主表中某一項(xiàng)目或某些項(xiàng)目所作的進(jìn)一步詳細(xì)說(shuō)明的報(bào)表；附注是對(duì)在會(huì)計(jì)報(bào)表中列示項(xiàng)目所作的進(jìn)一步說(shuō)明，以及對(duì)未能在這些報(bào)表中列示項(xiàng)目的說(shuō)明等；文字說(shuō)明是對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行解釋、分析和說(shuō)明的文字材料。4.其他會(huì)計(jì)資料類如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。銀行存款余額調(diào)節(jié)表是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收、本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付、本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法的記錄；銀行對(duì)賬單是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)的記錄；納稅申報(bào)表是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅期應(yīng)繳稅額時(shí)應(yīng)填報(bào)的表格；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)是記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或人員移交至另一個(gè)部門或人員時(shí)詳細(xì)情況的清單；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)是記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)，包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)是記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔責(zé)任部門公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂和初步歸檔工作。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將涉及財(cái)務(wù)核算的原始資料傳遞給財(cái)務(wù)部門，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）歸檔時(shí)間會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理、裝訂并歸檔；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔；財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔；其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，附件齊全，折疊整齊，加具封面、封底，裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按賬戶順序編號(hào)，賬頁(yè)齊全，賬表相符，賬賬相符?；铐?yè)賬應(yīng)撤出空白賬頁(yè)，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式和內(nèi)容編制，數(shù)字準(zhǔn)確，內(nèi)容完整，簽章齊全。年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)裝訂成冊(cè)，加蓋公章，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類整理，編號(hào)成冊(cè)，注明資料名稱、日期、編號(hào)等內(nèi)容，并編制目錄。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作。會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存放。（二）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.永久保管年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。2.30年保管會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿）等。3.10年保管月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。不同保管期限的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分別存放，并設(shè)立明顯標(biāo)識(shí)。2.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整無(wú)缺。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.會(huì)計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案室查閱。涉及重要財(cái)務(wù)信息或機(jī)密資料的查閱，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)提前預(yù)約查閱時(shí)間，并在預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)計(jì)檔案室。2.查閱人員應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案保管人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自翻閱、抽取、涂改、銷毀會(huì)計(jì)檔案。3.查閱人員如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案保管人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋公司公章，并由查閱人員簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)對(duì)查閱和復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、復(fù)制內(nèi)容及用途等。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）內(nèi)部移交公司內(nèi)部各部門之間因工作需要移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部移交清單》，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等內(nèi)容，交接雙方簽字確認(rèn)，并報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。（二）外部移交公司因合并、分立、撤銷、解散或破產(chǎn)等原因進(jìn)行清算時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案移交至相關(guān)部門或單位。移交時(shí)，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案外部移交清冊(cè)》，詳細(xì)記錄移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量及去向等，經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)，并報(bào)上級(jí)主管部門備案。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，會(huì)同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷毀程序1.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間