檔案局相關(guān)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案局的管理，規(guī)范檔案工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員以及本局所管理的各類檔案。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案工作。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映歷史事實(shí)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社會各界提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案局檔案局是本局檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和制度建設(shè)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律法規(guī)，制定本局檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)本局各部門的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高全局人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.負(fù)責(zé)與上級檔案部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。3.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，做好利用登記和反饋工作。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲、檢索等工作，確保檔案信息的安全和有效利用。（三）各部門兼職檔案員各部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案整理要求，對本部門的文件材料進(jìn)行初步整理，分類裝訂成冊。3.定期將整理好的檔案移交至檔案局，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案局做好本部門檔案的查閱、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3.本局在業(yè)務(wù)工作中形成的各種業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、技術(shù)文件、調(diào)研成果等。4.本局機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、工資福利、獎懲等方面的文件材料。5.本局組織的各類活動、培訓(xùn)、會議等形成的文件材料。6.本局與其他單位往來的函件、協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。7.本局收到的反映本局工作情況的來信、來訪記錄等。8.其他具有保存價(jià)值且與本局工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的形成與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件損壞或丟失。4.收集的文件材料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)整理工作。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，兼職檔案員應(yīng)在次年第一季度內(nèi)收集整理完畢，并移交至檔案局。2.對于重大活動、項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集整理，并在一個(gè)月內(nèi)移交至檔案局。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)本局檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行劃分。例如，2023年度形成的文件材料歸為一類。2.機(jī)構(gòu)：按照本局內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類。如辦公室、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科等形成的文件材料分別歸類。3.保管期限：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限劃分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。（三）整理方法1.文書檔案整理對收集到的文件材料進(jìn)行清理，去除無關(guān)的紙張、附件等。按照文件的來源、時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一來源的文件按照時(shí)間先后順序排列。對每份文件進(jìn)行編號，編寫頁號，確保文件的連續(xù)性和完整性編號。填寫文件目錄，包括文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。裝訂文件，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。編制備考表,說明本卷檔案的整理情況、缺損情況及其他需要說明的事項(xiàng)。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類方案，如業(yè)務(wù)檔案可按照項(xiàng)目名稱、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行分類。對業(yè)務(wù)文件材料進(jìn)行分類整理，將相關(guān)文件材料按照分類方案進(jìn)行組卷。編寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件編號、題名、日期、頁號等信息。填寫卷皮，包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限等內(nèi)容。對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，并在盒脊或卷皮上標(biāo)注相關(guān)信息。（四）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。2.檔案整理應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。3.對于不符合整理要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行返工整理，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案裝具1.根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性，能夠保護(hù)檔案不受損壞。3.檔案裝具應(yīng)進(jìn)行編號和標(biāo)識，便于查找和管理檔案。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類檔案應(yīng)按照順序依次排列，便于查找和利用。3.對于珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（四）保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置、裝具狀況、庫房環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對檢查情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立檢查臺賬，以備查閱。（五）檔案修復(fù)與保護(hù)1.對于破損、褪色、霉變等受損檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。2.檔案修復(fù)應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案修復(fù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用科學(xué)合理的修復(fù)方法，確保檔案的原始性和可讀性。3.對檔案修復(fù)過程中使用的材料和方法應(yīng)進(jìn)行記錄，以備后續(xù)查閱和參考。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案局負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)文件材料的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.反映本局一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。3.反映本局短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對本局工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。4.對于不具備保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定其保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等因素，綜合分析判斷檔案的保存價(jià)值。3.專家論證法：對于一些專業(yè)性較強(qiáng)、價(jià)值難以判斷的檔案，可邀請相關(guān)專家進(jìn)行論證，確定其保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬鑒定檔案清單。2.鑒定工作小組對擬鑒定檔案進(jìn)行集中鑒定，逐件審查檔案內(nèi)容，確定保管期限。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限等信息。4.銷毀清冊經(jīng)檔案局負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.對鑒定過程中形成的各類文件材料，如鑒定報(bào)告、銷毀清冊等，應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面。具體統(tǒng)計(jì)指標(biāo)如下：1.檔案數(shù)量：統(tǒng)計(jì)本局各類檔案的總卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案種類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)計(jì)不同類別檔案的數(shù)量。3.保管期限：統(tǒng)計(jì)永久、長期、短期檔案的數(shù)量。4.利用情況：統(tǒng)計(jì)檔案查閱、借閱的人次、卷次等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計(jì)臺賬進(jìn)行核對和匯總，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式和報(bào)送時(shí)間，及時(shí)向上級檔案部門和本局領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案工作的建議和措施，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.定期撰寫檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，總結(jié)檔案工作的成績和經(jīng)驗(yàn)，提出下一步工作目標(biāo)和計(jì)劃。八、檔案利用（一）利用范圍本局檔案主要為以下人員和單位提供利用服務(wù)：1.本局工作人員在工作中因查閱檔案資料、辦理業(yè)務(wù)等需要，可申請查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他相關(guān)單位因工作需要，經(jīng)本局同意后，可查閱本局相關(guān)檔案。3.社會各界因研究、編史修志等需要，按照規(guī)定程序，可查閱本局公開的檔案資料。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案局檔案查閱室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：本局工作人員因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案局辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（三）利用程序1.查閱程序利用者到檔案局查閱檔案時(shí)，應(yīng)先向檔案管理人員說明查閱目的和范圍。檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助利用者進(jìn)行查閱。利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，注明查閱日期、檔案名稱、卷號、查閱人等信息。查閱完畢后，利用者應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案資料是否完整、無損。2.借閱程序本局工作人員填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、卷號、借閱期限、借閱用途等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案局。檔案局檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，向借閱者發(fā)放檔案。借閱者應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和無損情況，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.復(fù)制程序利用者填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、卷號、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息。申請表經(jīng)檔案局負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制完成后，檔案管理人員對復(fù)制件進(jìn)行核對，確保復(fù)制內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。利用者支付復(fù)制費(fèi)用后，檔案管理人員將復(fù)制件提供給利用者，并在復(fù)制申請表上注明復(fù)制情況。（四）利用登記與反饋1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記簿，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的頻率、范圍和效果等，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.收集利用者對檔案利用工作的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)檔案利用服務(wù)，提高檔案利用效率和質(zhì)量。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立本局檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為利用者提供便捷的檔案查閱服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）數(shù)字化加工1.對本局保存的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)