行政檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司行政檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的行政檔案的保管工作，包括但不限于文件、合同、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案等各類行政文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司行政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一保管，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.真實性與完整性原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，完整地反映公司各項工作的實際情況，不得擅自篡改、偽造檔案。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司行政檔案的全面管理工作。（二）主要職責(zé)1.制定和完善公司行政檔案保管制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編號、裝訂公司各部門移交的行政檔案。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對檔案進行信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、有序，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。6.為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案管理工作方法和流程。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.公司召開的各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司人事檔案，包括員工入職資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。5.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司各類證照、資質(zhì)證書、榮譽證書等。7.其他與公司行政工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，一般可分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)合同類等。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和規(guī)律性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂對紙張檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、歷史沿革等重要檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進行存放，檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，分別存放在不同的地點。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、防蟲藥、除濕機等，并定期進行檢查和維護。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。4.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時查找并提供檔案，查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)后方可進行。2.外單位人員查閱或借閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并對查閱或借閱過程進行全程監(jiān)督。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.重復(fù)、冗余或已被新的檔案所替代，且無參考價值的檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等不宜公開，且已過保密期限的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、安全。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限、銷毀時間、銷毀方式等信息，作為檔案管理工作的重要記錄，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司行政檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、跟蹤等功能，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。2.加強系統(tǒng)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)