民政檔案制度一、總則（一）目的民政檔案是民政工作的重要組成部分，記錄了民政事業(yè)發(fā)展的歷程和成果。為加強(qiáng)民政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在民政工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及民政業(yè)務(wù)的部門和工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則民政檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映民政工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得偽造、篡改或銷毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系和利用制度，提高檔案的查閱效率，為民政工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的民政檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本公司/組織的民政檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織的民政檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀本公司/組織的民政檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為民政工作提供決策依據(jù)和歷史借鑒。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。6.監(jiān)督指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門檔案管理員各部門設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門移交檔案。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行臨時(shí)保管，確保檔案的安全和完整。3.定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱和利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍民政檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.各類民政業(yè)務(wù)文件，如政策法規(guī)、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.民政工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.民政統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)資料等。4.民政對(duì)象的檔案，如婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、救助檔案、社會(huì)組織登記檔案等。5.民政項(xiàng)目檔案，如項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.民政工作中的照片、音像資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行全面收集。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、剪裁或損毀文件。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，按照重要程度和保管期限進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用，采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)系統(tǒng)，使檔案管理有序化。（四）整理方法1.分類民政檔案按照檔案內(nèi)容和性質(zhì)分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類等類別。其中，業(yè)務(wù)類檔案再根據(jù)具體業(yè)務(wù)細(xì)分為婚姻登記、收養(yǎng)登記、救助管理、社會(huì)組織管理等子類。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的格式，如“20XX綜合001”表示20XX年度綜合類檔案的第001號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放紙質(zhì)檔案，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案目錄的一體化管理。2.電子檔案電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案索引系統(tǒng)，方便電子檔案的檢索和利用。3.照片、音像資料、實(shí)物檔案照片應(yīng)沖洗成紙質(zhì)照片并進(jìn)行分類整理，同時(shí)建立電子照片檔案庫，存儲(chǔ)照片的電子版。音像資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備上。實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，并建立實(shí)物檔案清單。（三）保管期限民政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的政策法規(guī)文件、重大項(xiàng)目檔案、歷史沿革檔案等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目檔案等，應(yīng)長期保管。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。如臨時(shí)性的文件材料、一般性的會(huì)議記錄等，應(yīng)短期保管。（四）檔案保管期限的鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，提出存毀意見，報(bào)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的民政檔案。外單位因工作需要查閱本公司/組織民政檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.外單位人員查閱檔案外單位人員查閱本公司/組織民政檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限，并提交單位介紹信和查閱人員有效身份證件。經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全。（三）利用方式1.查閱檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門和本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交1.檔案移交應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的檔案管理制度進(jìn)行。各部門應(yīng)定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理和登記。2.本公司/組織撤銷、合并或職能調(diào)整時(shí)，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或單位。檔案移交時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.加強(qiáng)對(duì)檔案查閱、借閱人員的保密教育，要求查閱、借閱人員不得泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)檔案庫房、檔案整理場(chǎng)所等進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。4.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止檔案信息泄露。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全檢查和維護(hù)