鎮(zhèn)檔案制度通知一、總則（一）目的為加強(qiáng)我鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我鎮(zhèn)各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案的集中統(tǒng)一管理，各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映我鎮(zhèn)各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改檔案信息。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為我鎮(zhèn)各項工作提供有力的支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)檔案的安全和完整。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）鎮(zhèn)檔案管理部門鎮(zhèn)設(shè)立檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定我鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化。5.定期向上級檔案管理部門報送檔案工作情況，接受上級部門的監(jiān)督和檢查。（二）各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位檔案管理職責(zé)1.各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，并指定專人作為檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，做好本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.積極配合鎮(zhèn)檔案管理部門的工作，按時完成檔案的收集、整理、移交等任務(wù)，接受鎮(zhèn)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的開發(fā)利用工作，為各項工作提供檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映我鎮(zhèn)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各項工作活動的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.我鎮(zhèn)在履行職能過程中形成的各類公文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位在工作中形成的具有保存價值的文件材料。4.我鎮(zhèn)在重大活動、重點項目建設(shè)等工作中形成的專項檔案材料。（二）收集要求1.各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)注重質(zhì)量，收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對重要文件材料應(yīng)實行“雙套制”管理，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，確保檔案信息的安全和長期有效利用。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬物裝訂。四、檔案的保管（一）保管場所鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。對借出的檔案應(yīng)及時催還，歸還時應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性。4.按照檔案保管期限的要求，對檔案進(jìn)行定期鑒定，對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫銷毀清冊，經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對全鎮(zhèn)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價值等方面的異同，確定其保存價值。3.效益評估法：從檔案對我鎮(zhèn)各項工作的利用效益角度出發(fā)，評估檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.銷毀后的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀的檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、方便、安全的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為我鎮(zhèn)各項工作服務(wù)。（二）利用范圍1.我鎮(zhèn)各部門在工作中需要查閱檔案資料的。2.因工作需要，外單位來我鎮(zhèn)查閱檔案的。3.公民個人因特殊需要查閱與其自身相關(guān)檔案的。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到鎮(zhèn)檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要，檔案利用者可辦理檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱者說明檔案的保管要求和注意事項，并對借閱情況進(jìn)行跟蹤管理。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋鎮(zhèn)檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（四）利用手續(xù)1.檔案利用者應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，并簽字蓋章。2.檔案管理人員對利用者的申請進(jìn)行審核，符合條件的，予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)。3.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿或借閱登記簿上簽字，注明查閱或借閱日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)我鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化管理和共享利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對全鎮(zhèn)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在我鎮(zhèn)各部門之間的共享利用，為我鎮(zhèn)各項工作提供有力的信息支持。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，嚴(yán)格按照檔案管理系統(tǒng)的操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保檔案信息的安全和完整。2.加強(qiáng)對電子檔案的管理，定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的采集、錄入、存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的管理，確保檔案信息化管理工作的正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)對全鎮(zhèn)各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：鎮(zhèn)檔案管理部門定期對全鎮(zhèn)各部門、各社區(qū)（村）及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，鎮(zhèn)檔案管理部門不定期對部分部門、社區(qū)（村）及企事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點、難點問題