學(xué)校檔案交接制度總則制定目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門之間、學(xué)校與外部單位之間涉及檔案交接的相關(guān)活動。交接原則1.真實(shí)性原則：交接的檔案應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保交接檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件資料。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：交接過程嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證檔案整理規(guī)范、標(biāo)識清晰。5.及時性原則：檔案形成后應(yīng)及時進(jìn)行交接，避免延誤。檔案交接的主體與職責(zé)學(xué)校檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案交接制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部各部門之間的檔案交接工作。3.對學(xué)校與外部單位的檔案交接進(jìn)行指導(dǎo)和審核。4.負(fù)責(zé)接收、保管學(xué)校各類檔案，并對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。檔案移交部門1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)整理、分類本部門形成的檔案。2.明確檔案移交責(zé)任人，及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件資料。3.確保移交檔案的質(zhì)量，提供必要的檔案說明和解釋。檔案接收部門1.安排專人負(fù)責(zé)檔案接收工作，對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對。2.對接收的檔案進(jìn)行妥善保管，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、錄入和存儲。3.及時反饋檔案接收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，與移交部門共同協(xié)商解決。檔案交接的內(nèi)容與要求文書檔案1.各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等紙質(zhì)文件及電子文檔。2.文件應(yīng)齊全完整，有文號、標(biāo)題、日期、發(fā)文單位、主送單位、正文、附件等要素。3.電子文檔格式應(yīng)符合學(xué)校規(guī)定，且與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊等。2.教學(xué)檔案應(yīng)按照課程、年級等進(jìn)行分類整理，確保教學(xué)環(huán)節(jié)資料完整。3.試卷應(yīng)包括命題、審題、考試、評卷、成績統(tǒng)計(jì)等全過程資料?？蒲袡n案1.科研項(xiàng)目申請書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、論文發(fā)表、成果鑒定等材料。2.科研檔案應(yīng)反映科研項(xiàng)目的研究過程和成果，確保知識產(chǎn)權(quán)歸屬明確。3.論文發(fā)表材料應(yīng)包括期刊封面、目錄、正文等復(fù)印件。學(xué)生檔案1.學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)登記表等。2.學(xué)生檔案應(yīng)一人一檔，信息準(zhǔn)確無誤，保持檔案的連續(xù)性。3.畢業(yè)生檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行密封和整理，確保檔案安全?；n案1.工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。2.基建檔案應(yīng)與工程項(xiàng)目建設(shè)同步形成，反映工程建設(shè)的全過程。3.圖紙應(yīng)清晰準(zhǔn)確，標(biāo)注規(guī)范，施工記錄應(yīng)詳細(xì)完整。設(shè)備檔案1.設(shè)備購置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書、維修記錄等。2.設(shè)備檔案應(yīng)涵蓋設(shè)備從購置到報(bào)廢的全過程資料。3.大型設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)等特殊資料。檔案交接的程序交接準(zhǔn)備1.移交部門提前對擬移交的檔案進(jìn)行整理、編目，編制檔案移交清單。2.清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、形成時間等詳細(xì)信息。3.檔案管理部門根據(jù)移交清單，安排接收場地和人員，準(zhǔn)備接收工具?，F(xiàn)場交接1.移交部門與接收部門共同核對檔案移交清單，清點(diǎn)檔案數(shù)量。2.對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、缺失等情況。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，一式兩份，各執(zhí)一份。后續(xù)處理1.接收部門對接收的檔案進(jìn)行整理、上架或存儲，按照檔案管理要求進(jìn)行編號和標(biāo)識。2.檔案管理部門對交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與移交部門溝通解決，并做好記錄。3.對重要檔案的交接情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案得到妥善保管和有效利用。檔案交接的時間與期限定期交接1.年度交接：每年[具體日期]前，各部門應(yīng)將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.學(xué)期交接：每學(xué)期結(jié)束后[具體日期]內(nèi)，教學(xué)部門應(yīng)將本學(xué)期的教學(xué)檔案移交至檔案管理部門。臨時交接1.因工作需要，如部門撤銷、合并、人員調(diào)動等，應(yīng)及時辦理檔案臨時交接手續(xù)。2.臨時交接應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)確定后[具體期限]內(nèi)完成。特殊情況交接1.對于緊急或特殊的檔案交接任務(wù)，應(yīng)在接到通知后[具體時間]內(nèi)安排交接，并確保交接工作的順利進(jìn)行。2.特殊情況交接應(yīng)做好詳細(xì)記錄，說明交接原因、時間、內(nèi)容等。檔案交接的監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門定期對檔案交接工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，查看交接程序是否規(guī)范、檔案質(zhì)量是否符合要求。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等對學(xué)校檔案交接工作的監(jiān)督檢查。2.對外部監(jiān)督提出的意見和建議，認(rèn)真落實(shí)整改，不斷完善檔案交接制度。責(zé)任追究1.對于違反檔案交接制度，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等情況的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究包括行政處分、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)确绞?，情?jié)嚴(yán)重的依法追究刑事責(zé)任。檔案交接的信息化管理建立檔案交接信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立檔案交接信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案交接過程的信息化管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案移交清單錄入、交接流程跟蹤、交接記錄查詢等功能。電子檔案交接1.對于電子檔案的交接，應(yīng)通過信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，并確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.交接雙方應(yīng)在信息系統(tǒng)中對電子檔案的交接情況進(jìn)行確認(rèn)，生成電子交接記錄。信息共享與利用1.檔案交接信息系統(tǒng)應(yīng)與學(xué)校其他信息系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)檔案信息