財(cái)務(wù)檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的移交工作，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案移交管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的重要文件、合同、協(xié)議等資料。2.移交：指財(cái)務(wù)檔案在不同部門、崗位或保管期限之間的交接過程。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的整理、裝訂、保管等日常工作。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，組織財(cái)務(wù)檔案的移交工作。對(duì)移交的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收、保管和利用財(cái)務(wù)檔案。指導(dǎo)財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的整理和移交工作。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.其他相關(guān)部門在職責(zé)范圍內(nèi)配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案的移交工作。按照規(guī)定提供與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件、資料等。二、財(cái)務(wù)檔案的整理與分類（一）整理要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，附件齊全，折疊整齊，裝訂牢固，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按科目順序排列，賬頁編號(hào)連續(xù)，賬表相符，賬證相符，并在賬簿扉頁上注明賬簿名稱、年度、月份、啟用日期、截止日期、頁數(shù)、記賬人員、會(huì)計(jì)主管等。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度、季度、月度順序排列，裝訂成冊，并在封面上注明報(bào)告名稱、年度、季度、月度、編制日期等。5.其他財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括年度財(cái)務(wù)報(bào)告、中期財(cái)務(wù)報(bào)告、月度財(cái)務(wù)報(bào)告等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件等。三、財(cái)務(wù)檔案的保管期限（一）永久保管1.年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）。2.會(huì)計(jì)檔案保管清冊。3.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。（二）定期保管1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.其他財(cái)務(wù)檔案保管期限根據(jù)具體情況確定，一般為10年或30年。四、財(cái)務(wù)檔案的移交程序（一）移交準(zhǔn)備1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的移交期限前，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行全面清查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)需要移交的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，并編制財(cái)務(wù)檔案移交清冊。移交清冊應(yīng)包括檔案名稱、年度、月份、起止日期、檔案編號(hào)、保管期限、數(shù)量、交接日期等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將財(cái)務(wù)檔案移交清冊提前送交檔案管理部門審核。（二）移交手續(xù)1.財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量、質(zhì)量相符。2.經(jīng)核對(duì)無誤后，雙方在移交清冊上簽字確認(rèn)。移交清冊一式三份，財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門各執(zhí)一份，存檔一份。3.財(cái)務(wù)檔案移交時(shí)，應(yīng)同時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在交接記錄上簽字確認(rèn)。交接記錄應(yīng)包括交接日期、交接檔案名稱、數(shù)量、交接雙方人員姓名等內(nèi)容。（三）特殊情況處理1.因工作需要暫時(shí)不能移交的財(cái)務(wù)檔案，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以由財(cái)務(wù)部門暫時(shí)保管，但最長不得超過一年。2.保管期滿需要銷毀的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀，不得擅自銷毀。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將查閱的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具借條，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損壞等。如因保管不善造成檔案損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位查閱或借閱公司財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排查閱或借閱。2.查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱或借閱人員應(yīng)遵守公司的保密制度和查閱、借閱規(guī)定。3.外部單位查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還，不得擅自留存或復(fù)制。六、財(cái)務(wù)檔案的保管與維護(hù)（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）維護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理、裝訂、修補(bǔ)等維護(hù)工作，確保檔案的整潔和完好。2.對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并做好防磁、防潮、防火等工作。3.對(duì)財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。七、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的財(cái)務(wù)檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.因保管不善、自然災(zāi)害等原因造成財(cái)務(wù)檔案損壞或丟失，無法繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見，并編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》。銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、年度、月份、起止日期、檔案編號(hào)、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)意見，組織實(shí)施財(cái)務(wù)檔案的銷毀工作。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、監(jiān)銷人員姓名等內(nèi)容。（三）特殊情況處理1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單