公司檔案交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，維護(hù)公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間、公司與外部機(jī)構(gòu)（如合作伙伴、客戶、政府部門等）之間涉及檔案交接的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案交接必須確保所交接檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史情況。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)涵蓋相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄等，保證檔案的完整性。3.及時(shí)性原則：檔案形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行交接，避免因拖延導(dǎo)致檔案丟失、損壞或信息過(guò)時(shí)。4.責(zé)任明確原則：明確檔案交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題能夠及時(shí)追溯和處理。二、檔案交接的范圍與分類（一）檔案交接范圍1.各類行政管理檔案，如公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)合同檔案，涵蓋采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。4.人事檔案，如員工入職資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案等。5.項(xiàng)目檔案，針對(duì)公司各類項(xiàng)目形成的立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收文件等。6.客戶檔案，包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、客戶投訴處理檔案等。7.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案。（二）檔案分類1.按年度分類：將每年形成的檔案分為不同年度，便于查找和管理。2.按部門分類：根據(jù)公司內(nèi)部部門設(shè)置，將檔案歸屬于相應(yīng)部門，明確責(zé)任主體。3.按檔案性質(zhì)分類：如上述行政管理、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)合同等不同性質(zhì)的檔案分別歸類，便于專業(yè)化管理。三、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.交接發(fā)起檔案轉(zhuǎn)出部門（以下簡(jiǎn)稱“轉(zhuǎn)出方”）根據(jù)工作需要或公司安排，確定需要進(jìn)行檔案交接，并填寫《檔案交接申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明交接檔案的名稱、數(shù)量、交接原因、預(yù)計(jì)交接時(shí)間等信息。將《檔案交接申請(qǐng)表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后簽字確認(rèn)，并提交至檔案管理部門（以下簡(jiǎn)稱“檔案部門”）。2.檔案整理轉(zhuǎn)出方在申請(qǐng)交接后，對(duì)擬交接的檔案進(jìn)行全面整理。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案資料齊全、完整，排列有序。編制《檔案交接清單》，詳細(xì)列出每一份檔案的名稱、編號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等信息，并與檔案實(shí)物逐一核對(duì)，保證清單與檔案內(nèi)容一致。3.檔案審核檔案部門收到《檔案交接申請(qǐng)表》和《檔案交接清單》后，對(duì)交接檔案進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及是否符合公司檔案管理規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，檔案部門應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出方溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)檔案資料，直至審核通過(guò)。（二）交接實(shí)施1.確定交接時(shí)間和地點(diǎn)經(jīng)檔案部門審核通過(guò)后，由檔案部門與轉(zhuǎn)出方共同協(xié)商確定檔案交接的具體時(shí)間和地點(diǎn)。交接時(shí)間應(yīng)選擇雙方均方便的工作日時(shí)間段，交接地點(diǎn)應(yīng)選擇公司內(nèi)安全保密、便于操作的場(chǎng)所。2.現(xiàn)場(chǎng)交接在約定的交接時(shí)間和地點(diǎn)，轉(zhuǎn)出方與接收方（檔案轉(zhuǎn)入部門，以下簡(jiǎn)稱“轉(zhuǎn)入方”）共同進(jìn)行檔案交接。交接過(guò)程中，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案交接清單》逐一核對(duì)檔案實(shí)物，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。同時(shí)，交接雙方應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行再次確認(rèn)，并對(duì)交接過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)協(xié)商解決。3.特殊情況處理如在交接過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞等情況，轉(zhuǎn)出方應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。對(duì)于能夠補(bǔ)充的檔案資料，轉(zhuǎn)出方應(yīng)盡快補(bǔ)充后重新進(jìn)行交接；對(duì)于無(wú)法補(bǔ)充但確需保留的檔案，應(yīng)在《檔案交接清單》上注明情況，并經(jīng)雙方協(xié)商一致后進(jìn)行特殊處理。若因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案交接無(wú)法按時(shí)完成，轉(zhuǎn)出方和轉(zhuǎn)入方應(yīng)及時(shí)溝通，重新確定交接時(shí)間，并采取必要的措施確保檔案的安全和完整。（三）交接后的處理1.檔案歸檔轉(zhuǎn)入方在檔案交接完成后，應(yīng)及時(shí)將接收的檔案按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。確保檔案存放有序，便于日后查閱和利用。同時(shí)，轉(zhuǎn)入方應(yīng)將《檔案交接清單》作為檔案目錄的一部分，與檔案一同歸檔保存，以便快速檢索和核對(duì)檔案信息。2.信息更新檔案管理系統(tǒng)中相關(guān)檔案信息應(yīng)及時(shí)更新，確保系統(tǒng)記錄與實(shí)際檔案情況一致。包括檔案的存放位置、交接時(shí)間、交接雙方等信息，以便于公司內(nèi)部各部門查詢和管理檔案。3.監(jiān)督與檢查檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案交接情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，核實(shí)檔案是否已妥善歸檔，交接手續(xù)是否齊全，檔案管理系統(tǒng)信息是否準(zhǔn)確更新等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保檔案交接工作的規(guī)范執(zhí)行。四、檔案交接雙方的職責(zé)（一）轉(zhuǎn)出方職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照本制度規(guī)定，對(duì)擬交接的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目，并編制《檔案交接清單》。2.確保交接檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)檔案內(nèi)容的合法性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。3.在檔案交接前，妥善保管擬交接的檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，與接收方進(jìn)行檔案交接，并配合接收方完成交接過(guò)程中的各項(xiàng)工作。5.對(duì)交接過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，如補(bǔ)充檔案資料、說(shuō)明情況等，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）轉(zhuǎn)入方職責(zé)1.按照本制度規(guī)定，及時(shí)接收轉(zhuǎn)出方移交的檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查。2.在檔案交接完成后，負(fù)責(zé)將接收的檔案按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善歸檔和保管，確保檔案的安全和可利用性。3.對(duì)接收檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行再次確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與轉(zhuǎn)出方溝通解決，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.在檔案管理系統(tǒng)中及時(shí)更新相關(guān)檔案信息，確保系統(tǒng)記錄與實(shí)際檔案情況一致。5.配合檔案部門對(duì)檔案交接情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，提供必要的協(xié)助和支持。五、檔案交接的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案交接工作進(jìn)行全程監(jiān)督，定期檢查檔案交接流程的執(zhí)行情況，確保交接工作符合本制度規(guī)定。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對(duì)檔案交接工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案交接過(guò)程中是否存在違規(guī)行為，如檔案丟失、損壞、交接手續(xù)不全等情況，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見。3.對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的交接，公司可指定專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保交接過(guò)程的安全、保密。（二）考核辦法1.將檔案交接工作納入公司各部門績(jī)效考核體系，對(duì)檔案交接工作執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、表彰等。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案交接出現(xiàn)問(wèn)題的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。處罰措施包括但不限于績(jī)效扣分、警告、罰款等；如因檔案交接問(wèn)題給公司造成重大損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.考核內(nèi)容主要包括檔案交接的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、交接手續(xù)的規(guī)范性以及檔案管理系統(tǒng)信息更新的及時(shí)性等方面。具體考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門會(huì)同人力資源部門制定，并報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。六、檔案交接的保密規(guī)定（一）保密范圍1.在檔案交接過(guò)程中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等各類敏感信息。2.檔案交接雙方在交接過(guò)程中知悉的對(duì)方內(nèi)部管理信息、工作流程、業(yè)務(wù)計(jì)劃等不宜公開的信息。（二）保密措施1.交接雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方在檔案交接過(guò)程中的保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)要求，具有可操作性。2.交接過(guò)程中，雙方應(yīng)在安全保密的場(chǎng)所進(jìn)行，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)于涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人傳遞等方式進(jìn)行交接，防止信息泄露。3.交接雙方應(yīng)對(duì)接觸到的保密信息嚴(yán)格保密，不得向任何第三方披露或用于非檔案交接工作目的的其他用途。如因工作需要確需使用保密信息的，應(yīng)經(jīng)過(guò)合法授權(quán)，并按照規(guī)定的程序和范圍使用。4.檔案交接完成后，雙方應(yīng)及時(shí)清理與保密信息相關(guān)的文件、資料等，確保不再留存無(wú)關(guān)的保密信息。如發(fā)現(xiàn)保密信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門。七、電子檔案交接規(guī)定（一）交接要求1.電子檔案交接應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性。交接前，轉(zhuǎn)出方應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺、格式轉(zhuǎn)換等處理，確保電子檔案能夠正常打開和讀取。2.電子檔案應(yīng)按照公司檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立清晰的電子目錄結(jié)構(gòu)，便于接收方查找和管理。3.交接雙方應(yīng)約定電子檔案的交接方式，可采用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行交接。采用網(wǎng)絡(luò)傳輸方式交接的，應(yīng)確保傳輸過(guò)程的安全性，可通過(guò)加密傳輸、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限等方式防止數(shù)據(jù)泄露。（二）交接流程1.轉(zhuǎn)出方在進(jìn)行電子檔案交接前，應(yīng)編制《電子檔案交接清單》，詳細(xì)列出電子檔案的名稱、存儲(chǔ)位置、文件格式、大小等信息，并與電子檔案實(shí)物逐一核對(duì)。2.將《電子檔案交接清單》提交至檔案部門審核，審核通過(guò)后，按照約定的交接方式進(jìn)行電子檔案交接。3.接收方在收到電子檔案后，應(yīng)及時(shí)按照《電子檔案交接清單》進(jìn)行核對(duì)，確保電子檔案與清單內(nèi)容一致。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《電子檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。4.接收方應(yīng)將接收的電子檔案按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，并及時(shí)更新電子檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（三）備份與恢復(fù)1.轉(zhuǎn)出方在交接電子檔案前，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，與原電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放。2.接收方在接收電子檔案后，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并制定電子檔案的恢復(fù)計(jì)劃，確保在電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題