征管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司征管檔案管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在征管業(yè)務活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司征管檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案資料應如實反映公司征管業(yè)務活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理和保存與征管業(yè)務相關的各類檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進行保密管理。5.有效利用原則充分發(fā)揮檔案資料的作用，為公司決策、業(yè)務開展、審計、稅務等工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司征管檔案管理的具體辦法和流程。2.負責公司征管檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司征管檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.定期對公司征管檔案進行統(tǒng)計分析，掌握檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。5.開展檔案管理業(yè)務培訓和指導，提高公司員工的檔案管理意識和技能。6.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關部門的溝通協(xié)調(diào)，及時報送檔案管理工作情況。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門征管業(yè)務檔案資料的形成、積累和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的業(yè)務信息和資料。3.在業(yè)務活動中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案資料的真實、完整和安全。4.對本部門已移交的檔案資料的利用情況進行跟蹤和反饋，及時向檔案管理部門提出改進建議。（三）公司員工職責1.嚴格遵守公司檔案管理制度，在業(yè)務活動中自覺形成和積累檔案資料，并按照規(guī)定及時移交。2.積極配合檔案管理部門的工作，提供有關檔案資料的線索和信息，協(xié)助做好檔案的整理、鑒定、利用等工作。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、丟失公司征管檔案資料，不得泄露檔案機密信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司征管檔案的收集范圍包括但不限于以下方面：1.稅務登記、變更、注銷等相關資料。2.納稅申報資料，如各類納稅申報表、財務報表、稅務審計報告等。3.發(fā)票管理資料，包括發(fā)票領購、開具、使用、保管等記錄。4.稅收優(yōu)惠備案、減免稅申請等資料。5.稅務檢查、稽查相關資料，如檢查通知書、工作底稿、處理決定書等。6.其他與征管業(yè)務相關的文件、合同、協(xié)議、會議記錄、報表等資料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等要素進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，編制檔案目錄清單，確保檔案資料的有序存放和便于查找。3.對于紙質(zhì)檔案，應進行裝訂，去除金屬物，保持頁面整齊。對于電子檔案，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和存儲路徑進行分類存儲。四、檔案的分類與編號（一）分類標準公司征管檔案分為以下幾大類：1.稅務登記類：包括稅務登記證、變更登記申請表、注銷登記申請表等。2.納稅申報類：各類納稅申報表、財務報表、稅務審計報告等。3.發(fā)票管理類：發(fā)票領購簿、發(fā)票開具清單、發(fā)票繳銷記錄等。4.稅收優(yōu)惠類：稅收優(yōu)惠備案表、減免稅申請審批表等。5.稅務檢查類：稅務檢查通知書、檢查工作底稿、稅務處理決定書等。6.其他類：與征管業(yè)務相關的其他文件、合同、協(xié)議等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，具體如下：1.年份：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類標準，為每類檔案設定相應的代碼，如“SD”表示稅務登記類，“NS”表示納稅申報類等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制流水號，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的稅務登記類檔案，編號為“2023SD001”。五、檔案的保管（一）保管期限公司征管檔案的保管期限根據(jù)國家有關規(guī)定和檔案的重要程度確定，分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案：涉及公司重大稅務事項、稅務爭議及可能對公司產(chǎn)生重大影響的檔案。稅務登記證、營業(yè)執(zhí)照等重要證照。稅收優(yōu)惠備案、減免稅申請等涉及公司長期利益的檔案。其他需要永久保存的檔案。2.定期保管的檔案：納稅申報資料、發(fā)票管理資料等，保管期限為10年。稅務檢查、稽查相關資料，保管期限為15年。其他一般性征管檔案，保管期限為5年。（二）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（三）保管要求1.檔案應按照類別、編號順序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄相符。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，保證檔案的完整性。4.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，防止檔案因環(huán)境因素受損。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱征管檔案資料。外部單位因?qū)徲?、稅務檢查等合法事由，經(jīng)公司批準后，可查閱相關檔案資料。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交所在部門負責人審核簽字后，交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.內(nèi)部借閱借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等信息。將申請表提交所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人審批同意后，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱人姓名、部門、借閱期限等信息，并要求借閱人簽字確認。借閱人憑《檔案借閱登記表》到檔案管理部門領取檔案資料。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.外部查閱外部單位查閱征管檔案，應向公司提交查閱申請函，注明查閱的目的、范圍、時間等信息，并加蓋單位公章。公司相關部門對查閱申請進行審核，報公司領導審批同意后，通知檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門按照內(nèi)部查閱流程，提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人應在《檔案外部查閱登記表》上簽字確認。外部單位查閱檔案資料如需復制，應經(jīng)公司批準，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。復制的檔案資料應加蓋公司檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，檢查檔案的利用是否符合規(guī)定，是否存在泄密等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值。3.檔案的完整性和準確性。（三）銷毀流程1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行逐卷鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.將《檔案銷毀鑒定表》報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導批準后，檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案管理部門按照《檔案銷毀清冊》，組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司征管檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量，降低檔案管理成本。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有的征管檔案資料進行全面數(shù)字化掃描，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描后的電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.系統(tǒng)功能模塊檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息、分類編號、內(nèi)容摘要等，實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和存儲。檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、類別等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案資料。檔案借閱模塊：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作效率和規(guī)范性。檔案統(tǒng)計分析模塊：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。系統(tǒng)管理模塊：設置用戶權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)日志記錄等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等安全事故發(fā)生。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進行權限管理，根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務需求，分配相應的系統(tǒng)操作權