消防檔案室制度一、總則（一）目的為加強公司消防檔案管理，確保消防檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，有效發(fā)揮消防檔案在消防安全管理中的作用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及消防工作的部門、場所及相關人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家消防法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，確保消防檔案管理合法合規(guī)。2.全面真實原則：全面收集、整理與消防工作相關的各類文件、資料，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.科學分類原則：按照消防工作的特點和規(guī)律，對檔案進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：確保消防檔案的安全，防止檔案信息泄露，同時做好保密工作。二、消防檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善消防檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.集中統(tǒng)一管理公司消防檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.對各部門提交的消防檔案進行審核、整理、歸檔，并定期進行檢查和維護。4.負責消防檔案的借閱、查閱登記工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務。5.配合公司內(nèi)部消防安全檢查和外部消防監(jiān)督檢查，及時提供相關消防檔案資料。（二）各部門職責1.負責本部門消防檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.明確專人負責本部門消防檔案管理，按照檔案管理部門要求及時提交檔案。3.在日常工作中，妥善保管本部門消防檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門申請借閱、查閱消防檔案，并嚴格遵守檔案借閱規(guī)定。（三）消防安全責任人職責1.批準消防檔案管理制度，確保制度的有效執(zhí)行。2.定期檢查消防檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理中存在的問題。3.將消防檔案管理工作納入公司消防安全管理體系，作為考核部門和個人消防安全工作的重要內(nèi)容。三、消防檔案的分類與編號（一）分類1.消防管理文件類：包括公司消防安全管理制度、應急預案、消防工作會議紀要等。2.消防設施設備檔案類：涵蓋消防設施設備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、檢測報告等。3.消防檢查記錄類：包含日常消防安全檢查記錄、專項檢查記錄、隱患整改記錄等。4.火災事故檔案類：涉及火災事故報告、調(diào)查處理文件、損失統(tǒng)計等。5.人員培訓檔案類：包括員工消防安全培訓計劃、培訓記錄、考核成績等。6.其他相關檔案類：如消防宣傳資料、消防工作照片、視頻等。（二）編號1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則如下：首位字母表示檔案類別，如“XGF”表示消防管理文件類，“XFSSB”表示消防設施設備檔案類等。中間數(shù)字表示年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。后幾位數(shù)字為流水號，按照檔案形成的先后順序依次編號。3.例如，一份2023年形成的消防管理文件類檔案編號為“XGF2023001”。四、消防檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應在工作過程中及時收集與消防工作相關的各類文件、資料，確保檔案的時效性。2.文件資料應原件齊全，如有復印件，需注明原件存放處，并經(jīng)相關人員簽字確認。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（二）整理要求1.對收集到的消防檔案進行分類整理，按照檔案編號順序排列。2.每份檔案應編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。3.對于紙張檔案，應去除金屬物，進行裝訂或裝盒，并在檔案封面標注編號、名稱等信息。4.電子檔案應按照分類建立文件夾，文件夾名稱與檔案編號和類別一致，文件命名應規(guī)范，便于查找。五、消防檔案的歸檔與存儲（一）歸檔1.各部門應定期將整理好的消防檔案提交至檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門對提交的檔案進行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄中注明歸檔日期。3.對于重要的消防檔案資料，應進行備份存儲，以防丟失或損壞。（二）存儲1.消防檔案應存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案存放應按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備中，并定期進行數(shù)據(jù)備份和維護。六、消防檔案的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱消防檔案的，應填寫《消防檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息。2.《消防檔案借閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，借閱人應在借閱登記本上簽字確認。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的消防檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失，如有違反，應承擔相應責任。（二）查閱1.因工作需要查閱消防檔案的，應填寫《消防檔案查閱申請表》，注明查閱檔案名稱、編號、查閱用途等信息。2.《消防檔案查閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱需求，安排專人在檔案室提供查閱服務，查閱人不得擅自將檔案帶出檔案室。4.查閱過程中，查閱人應愛護檔案，不得在檔案上做任何標記或損壞檔案。七、消防檔案的保管與維護（一）保管1.檔案管理部門應指定專人負責消防檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查和清點。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或字跡模糊等情況，應及時采取措施進行修復或補充。3.對于超過保管期限或已無保存價值的消防檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，并做好記錄。（二）維護1.定期對檔案室的環(huán)境進行檢查，確保溫度、濕度等條件符合檔案保管要求。2.對檔案存儲設備進行維護和保養(yǎng)，如對檔案柜進行清潔、對存儲設備進行殺毒等。3.及時更新檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準確性和完整性。八、消防檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對消防檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員共同參與，形成鑒定意見。3.鑒定意見應明確檔案的保管期限、處理方式等內(nèi)容，并經(jīng)公司消防安全責任人批準。（二）銷毀1.對于已鑒定為無保存價值的消防檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀檔案時，應填寫《消防檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。3.《消防檔案銷毀申請表》經(jīng)公司消防安全責任人批準后，由檔案管理部門組織實施銷