項目檔案交接制度一、總則（一）目的為加強公司項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，實現項目檔案的有效交接與利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有項目從啟動到結束全過程中涉及的項目檔案交接管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：項目檔案應如實反映項目建設和管理過程中的實際情況。2.完整性原則：全面收集項目各階段形成的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.準確性原則：檔案內容準確無誤，數據真實可靠。4.規(guī)范性原則：檔案整理、分類、編號等應符合國家和行業(yè)相關標準規(guī)范。5.及時性原則：項目檔案應隨項目進展同步收集、整理，及時進行交接。二、項目檔案定義與范圍（一）定義項目檔案是指公司在項目規(guī)劃、決策、實施、驗收等過程中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。（二）范圍1.項目前期文件：項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目規(guī)劃設計文件等。2.項目實施過程文件：項目招投標文件、合同協議、施工圖紙、技術方案、工程變更文件、會議紀要、來往函件等。3.項目竣工驗收文件：竣工驗收報告、質量檢驗報告、竣工決算報告、項目總結等。4.其他與項目相關的文件：項目照片、錄像、音頻資料、榮譽證書等。三、項目檔案管理職責（一）項目管理部門職責1.負責組織項目檔案的收集、整理、立卷工作，確保項目檔案的完整性和準確性。2.督促項目各參與方及時提交項目檔案，并對提交的檔案進行初步審核。3.負責協調項目檔案交接過程中的相關事宜，確保交接工作順利進行。（二）檔案管理部門職責1.制定項目檔案管理制度和標準規(guī)范，指導項目管理部門開展檔案管理工作。2.負責接收項目管理部門移交的項目檔案，進行統(tǒng)一保管和維護。3.對接收的項目檔案進行審核、整理、分類、編號、上架等工作，建立健全項目檔案檢索體系。4.提供項目檔案的查閱、借閱服務，確保檔案的安全和合理利用。（三）項目參與方職責1.負責本單位在項目實施過程中形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求向項目管理部門提交。2.在項目檔案交接過程中，積極配合項目管理部門和檔案管理部門的工作，提供必要的協助和支持。四、項目檔案收集與整理（一）收集要求1.項目各參與方應明確專人負責項目檔案的收集工作，并按照檔案管理要求及時收集項目各階段形成的文件材料。2.收集的文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（二）整理要求1.項目管理部門應按照檔案分類標準對收集的項目檔案進行整理，確保檔案分類合理、編號規(guī)范。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系。3.對紙質文件應進行分類裝訂，編制頁碼，填寫卷內目錄；對電子文件應進行分類存儲，建立相應的文件夾結構，并進行命名和標注。五、項目檔案交接流程（一）交接準備1.項目管理部門在項目結束或階段結束后，應及時對項目檔案進行全面整理和自查，確保檔案符合交接要求。2.檔案管理部門應提前做好接收項目檔案的準備工作，包括安排接收場地、配備接收人員、準備接收設備等。（二）交接申請項目管理部門填寫《項目檔案交接申請表》，詳細說明項目名稱、檔案數量、交接時間等信息，并提交給檔案管理部門。（三）檔案審核檔案管理部門收到《項目檔案交接申請表》后，對項目檔案進行審核。審核內容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。如發(fā)現問題，應及時通知項目管理部門進行整改。（四）交接實施1.經審核合格的項目檔案，由項目管理部門與檔案管理部門進行現場交接。交接雙方應按照《項目檔案交接清單》逐一核對檔案數量、內容等，并簽字確認。2.交接過程中，如發(fā)現檔案存在問題，交接雙方應共同查明原因，并協商解決。如無法當場解決，應記錄在案，由項目管理部門負責在規(guī)定時間內整改后重新交接。（五）交接記錄交接完成后，交接雙方應填寫《項目檔案交接記錄》，詳細記錄交接時間、地點、檔案名稱、數量、交接情況等信息?！俄椖繖n案交接記錄》一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。六、項目檔案保管與維護（一）保管要求1.檔案管理部門應按照檔案保管期限和密級要求，對項目檔案進行分類存放，確保檔案安全。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，定期對檔案進行檢查和維護。3.對電子檔案應采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，定期進行備份，并建立電子檔案的訪問權限管理制度。（二）維護措施1.定期對紙質檔案進行清點、核對，發(fā)現破損、褪色等情況及時進行修復或復制；對電子檔案進行數據維護，確保數據的完整性和可用性。2.根據檔案保管期限和實際情況，對超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。檔案銷毀應嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過程的安全和可追溯性。七、項目檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱項目檔案，應填寫《項目檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。3.查閱項目檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，并遵守檔案管理部門的相關規(guī)定。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱項目檔案的，應填寫《項目檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，向借閱人員提供檔案，并要求借閱人員在《項目檔案借閱登記冊》上簽字確認。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。如因特殊情況需要延長借閱時間，應提前向檔案管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員責任。八、項目檔案保密管理（一）保密制度1.公司應建立健全項目檔案保密制度，明確保密責任，加強對項目檔案保密工作的管理。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的項目檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.對檔案管理人員進行保密培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。2.在檔案管理場所設置必要的保密設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等。3.對檔案查閱、借閱等過程進行嚴格的登記和監(jiān)控，確保檔案信息不被非法獲取和利用。九、項目檔案信息化管理（一）信息化建設1.公司應加強項目檔案信息化建設，建立項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現項目檔案的電子化管理和在線查閱、借閱等功能。2.項目檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、統(tǒng)計、報表生成等功能，并與公司其他業(yè)務系統(tǒng)進行有效集成，實現信息共享。（二）數據管理1.按照檔案管理要求，對項目檔案電子數據進行規(guī)范整理和分類存儲，確保數據的準確性和完整性。2.建立電子數據備份制度，定期對項目檔案電子數據進行備份，并將備份數據存儲在異地，確保數據安全。3.加強對項目檔案管理信息系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系統(tǒng)升級和安全檢查，防止系統(tǒng)故障和數據丟失。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應定期對項目檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質量、檔案交接手續(xù)、檔案保管維護情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立項目檔案管理工作考核評價機制，對項目管理部門和檔案管理部門的檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價結果作為對部門和個人績效評定、獎懲的重要依