兼職檔案員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，特制定本兼職檔案員制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有兼職檔案員及涉及檔案管理工作的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.服務(wù)利用原則：檔案管理工作以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，方便檔案的查閱和利用。二、兼職檔案員職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。2.定期對(duì)本部門(mén)的文件材料進(jìn)行清查，確保文件材料的齊全完整，防止文件材料的散失。（二）檔案整理1.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，編制檔案目錄。2.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、裝盒等整理工作，確保紙質(zhì)檔案的整齊規(guī)范。3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件索引，便于快速查找和利用。（三）檔案保管1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的保管工作，確保檔案的安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、防潮、防蟲(chóng)等。3.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行管理，保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，確保檔案存放環(huán)境符合要求。（四）檔案利用1.按照規(guī)定的程序和手續(xù)，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)。2.根據(jù)工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等利用工作，但需確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，及時(shí)掌握檔案的利用動(dòng)態(tài)。（五）檔案移交1.在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，負(fù)責(zé)將本部門(mén)的檔案整理好后移交給公司/組織指定的檔案管理人員。2.辦理檔案移交手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。三、檔案管理要求（一）檔案分類(lèi)1.公司/組織檔案分為行政管理類(lèi)、黨群工作類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、職工檔案類(lèi)等十大類(lèi)。2.每大類(lèi)下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分小類(lèi)，具體分類(lèi)方案由公司/組織檔案管理部門(mén)制定并公布。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方式。2.全宗號(hào)：由公司/組織檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，代表公司/組織的檔案整體。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)方案，對(duì)每大類(lèi)檔案編制目錄號(hào)，用于區(qū)分不同類(lèi)別的檔案目錄。4.案卷號(hào)：在每本檔案目錄下，對(duì)檔案案卷進(jìn)行編號(hào)，反映案卷的排列順序。5.件號(hào)：在每個(gè)案卷內(nèi)，對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。（三）檔案裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。3.對(duì)于破損的文件材料，應(yīng)先進(jìn)行修復(fù)后再裝訂。（四）檔案編目1.檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。2.案卷封面應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。3.卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫(xiě)序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。4.備考表應(yīng)填寫(xiě)本卷情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期等內(nèi)容。（五）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。（六）檔案信息化1.公司/組織應(yīng)逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)。2.兼職檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)將本部門(mén)的電子文件及時(shí)歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案的管理和利用。四、檔案管理制度（一）檔案借閱制度1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（二）檔案保密制度1.兼職檔案員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)公司/組織的機(jī)密檔案進(jìn)行保密。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司/組織的檔案信息。4.在檔案利用過(guò)程中，涉及公司/組織機(jī)密的檔案應(yīng)在規(guī)定的保密場(chǎng)所查閱，并嚴(yán)格控制查閱范圍。（三）檔案鑒定制度1.公司/組織應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。4.對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）檔案銷(xiāo)毀制度1.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進(jìn)行。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.公司/組織應(yīng)定期組織兼職檔案員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案信息化技術(shù)等。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線(xiàn)學(xué)習(xí)等多種形式。（二）考核1.公司/組織應(yīng)建立兼職檔案員考核制度，對(duì)兼職檔案員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的完成情況，以及遵守檔案管理制度的情況