公安局檔案室制度一、總則（一）目的為加強公安局檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安局各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安局檔案室對全局各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公安工作的實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、警務(wù)工作秘密等的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公安局檔案管理制度。2.負責(zé)全局各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進工作方法和流程。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負責(zé)檔案管理，并按照檔案室的要求及時移交檔案。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，積極配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、利用等工作。3.對本部門形成的電子文件進行規(guī)范管理，及時進行歸檔，并按照規(guī)定格式和要求向檔案室移交電子檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.公安業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、資料、記錄、報表、圖表等，包括刑事偵查、治安管理、交通管理、出入境管理、法制工作等方面的檔案。2.公安局內(nèi)部行政管理工作中形成的文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等檔案。3.上級公安機關(guān)及其他有關(guān)部門下發(fā)的與公安工作相關(guān)的文件、資料、通知等檔案。4.反映公安局歷史沿革、機構(gòu)設(shè)置、人員編制、重大活動等方面的檔案。5.其他具有保存價值的文件、資料、實物等檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門的各類檔案，并進行初步整理。2.檔案收集應(yīng)做到全面、及時、準(zhǔn)確，確保檔案資料的完整性和真實性。對于重要文件和緊急事件形成的檔案，應(yīng)在事件處理完畢后及時收集歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時進行補充或更正。（三）收集時間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔工作。2.專項工作檔案應(yīng)在工作結(jié)束后一個月內(nèi)完成收集歸檔工作。3.臨時性文件材料應(yīng)在形成后及時收集歸檔，不得積壓。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分不同價值和保管期限，對檔案進行科學(xué)分類和排列。3.采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類，每個年度為一個類別。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)公安局內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的機構(gòu)類別。3.問題分類法：按照文件內(nèi)容所反映的問題進行分類，如刑事偵查、治安管理、交通管理等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)包括全宗號、年度號、保管期限號、機構(gòu)號、問題號、案卷號等要素。2.全宗號：由上級檔案管理部門賦予公安局的唯一標(biāo)識符。3.年度號：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示。4.保管期限號：分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種，分別用“Y”“C”“D”表示。5.機構(gòu)號：按照公安局內(nèi)部機構(gòu)代碼進行編號。6.問題號：根據(jù)文件內(nèi)容所反映的問題進行編號。7.案卷號：每個案卷的順序號，用三位數(shù)字表示。（四）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進行修整和裝訂，確保文件整齊、牢固。2.分類：按照分類方法對檔案進行分類，將同一類別的文件材料集中在一起。3.排列：在每一類檔案中，按照文件形成的時間順序或重要程度進行排列。4.編號：根據(jù)編號規(guī)則對檔案進行編號，編制檔號。5.編目：填寫檔案目錄，包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限、機構(gòu)、問題等信息。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公安工作實際，對檔案的保存價值進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判斷檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負責(zé)對全局檔案進行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史時期、業(yè)務(wù)活動等情況，對檔案進行綜合分析，確定其價值。3.比較鑒別法：與同類檔案或相關(guān)檔案進行比較，鑒別其價值高低。（五）鑒定結(jié)果處理1.經(jīng)過鑒定，對仍有保存價值的檔案，繼續(xù)按照原保管期限進行保管；對已失去保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.對保管期限需要調(diào)整的檔案，重新確定保管期限，并進行相應(yīng)的整理和調(diào)整。3.鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)將鑒定結(jié)果及相關(guān)材料整理歸檔，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。六、檔案保管（一）保管場所1.公安局應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列。3.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和查找。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公安局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公安局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查情況進行總結(jié)和分析，并提出改進措施。（五）檔案保護1.采取有效措施保護檔案的載體和信息安全，防止檔案損壞、褪色、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。4.加強對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案室。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理制度的規(guī)定，開展檔案利用工作。2.服務(wù)公安工作原則：以服務(wù)公安業(yè)務(wù)工作為宗旨，積極為公安機關(guān)的決策、辦案、行政管理等提供檔案信息支持。3.保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（二）利用范圍1.公安機關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機關(guān)、行政執(zhí)法機關(guān)等因辦案需要查閱、借閱相關(guān)檔案。3.其他符合國家規(guī)定的單位或個人因工作需要查閱、借閱檔案。（三）利用程序1.申請：利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、檔號、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.審批：檔案室對利用申請進行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)利用申請。對于涉及重要機密的檔案，需經(jīng)公安局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：利用者憑批準(zhǔn)的檔案利用申請表到檔案室查閱檔案，檔案室工作人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱檔案時，利用者不得擅自涂改、抽取、污損檔案。4.借閱：如需借閱檔案，利用者應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限等信息，并繳納一定的押金。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還：利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。（四）利用登記1.建立檔案利用登記簿，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱、檔號、查閱或借閱時間、歸還時間等信息。2.檔案利用登記簿應(yīng)妥善保管，作為檔案管理工作的重要記錄，以備查詢和統(tǒng)計。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公安局檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公安機關(guān)內(nèi)部各部門及其他相關(guān)單位提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.按照檔案整理的要求，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。2.對電子文件進行規(guī)范整理和格式轉(zhuǎn)換，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行存儲。3.在數(shù)字化檔案采集過程中，應(yīng)建立質(zhì)量控制機制，對掃描圖像和電子文件進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）檔案信息管理系統(tǒng)1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，滿足檔案管理的各項業(yè)務(wù)需求。2.在檔案信息管理系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.利用檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的檢索、借閱、統(tǒng)計、編研等功能，提高檔案管理的工作效率。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期根據(jù)實際情況確定，一般為每周或每月進行一次全量備份，每天進行一次增量備份。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時能夠及時恢復(fù)，保證檔案工作的正常開展。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如分類、編號、編目等工作的完成情況。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括查閱、借閱檔案的人次、卷次、利用目的等。4.檔案保管狀況統(tǒng)計，如庫房溫濕度、設(shè)備運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作的各項數(shù)據(jù)進行記錄和統(tǒng)計。2.利用檔案信息管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)采集和統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性和效率。3.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計報表1.每月編制檔案管理月報表，反映當(dāng)月檔案管理工作的基本情況，包括檔案收集、整理、利用、保管等方面的數(shù)據(jù)。2.每年編制檔案管理年度報表，全面總結(jié)年度檔案管理工作的成績和問題，提出下一年度的工作目標(biāo)和計劃。3.根據(jù)實際工作需要，適時編制其他專項統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)字化進度報表、檔案清查報表等。十、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.編寫公安工作大事記，記錄公安局重要事件、活動和決策等。2.整理公安工作專題資料，如刑事偵查案例選編、治安管理工作經(jīng)驗總結(jié)等。3.匯編公安工作文件資料，如重要政策文件、規(guī)章制度等。4.開展檔案信息資源的深度開發(fā)，為公安工作提供參考依據(jù)和決策支持。（二）編研方法1.