檔案借用制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案借用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借用檔案的相關(guān)活動(dòng)。3.基本原則檔案借用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要、安全的原則，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案的正常使用和歸還。二、檔案借用申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程借用檔案的部門或員工應(yīng)填寫《檔案借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借用檔案的名稱、數(shù)量、借用目的、借用時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查，并簽署意見。2.審批權(quán)限一般性檔案借用申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人審批即可。涉及重要檔案或大量檔案的借用申請(qǐng)，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批時(shí)間審批部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，如遇特殊情況需延長(zhǎng)審批時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向借用申請(qǐng)部門或員工說(shuō)明原因。三、檔案借用期限與歸還1.借用期限檔案借用期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)原審批部門同意。在借用期限屆滿前，借用部門或員工應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案，如需繼續(xù)借用，應(yīng)重新辦理借用手續(xù)。2.歸還要求借用人員應(yīng)確保所借檔案的安全與完整，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，借用人員應(yīng)將檔案整理齊全，核對(duì)無(wú)誤后交至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借用人員溝通并要求其限期整改。四、檔案借用人員職責(zé)1.遵守規(guī)定借用人員必須嚴(yán)格遵守本制度及國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，不得將所借檔案用于非工作目的或轉(zhuǎn)借他人。2.妥善保管借用人員應(yīng)妥善保管所借檔案，確保檔案不受損壞、丟失。借用期間，檔案應(yīng)存放在安全、保密的場(chǎng)所，不得隨意放置。3.按時(shí)歸還借用人員應(yīng)按照規(guī)定的借用期限及時(shí)歸還檔案，不得拖延。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況，并辦理延期手續(xù)。五、檔案管理部門職責(zé)1.審核與監(jiān)督檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案借用申請(qǐng)進(jìn)行審核，監(jiān)督借用人員的檔案使用情況，確保檔案借用活動(dòng)符合規(guī)定。2.提供服務(wù)檔案管理部門應(yīng)向借用人員提供必要的檔案查閱、借閱指導(dǎo)，協(xié)助解決借用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.檔案檢查在借用人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究借用人員的責(zé)任。六、檔案借用的保密要求1.保密責(zé)任借用人員應(yīng)對(duì)所借檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。在借用期間，借用人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被不當(dāng)獲取。2.保密措施借用人員應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案帶出公司/組織規(guī)定的使用場(chǎng)所（如有特殊情況需帶出，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)）。在使用檔案過(guò)程中，不得在非保密設(shè)備上存儲(chǔ)或處理檔案信息。3.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)借用人員違反檔案借用保密規(guī)定，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除借用關(guān)系等。同時(shí)，如果因借用人員的違規(guī)行為導(dǎo)致公司/組織檔案信息泄露，給公司/組織造成損失的，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案借用的特殊情況處理1.緊急借用如遇緊急工作需要借用檔案，借用部門或員工可先電話向檔案管理部門說(shuō)明情況，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦借用手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給予支持和配合。2.檔案損壞或丟失如借用人員在借用期間發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。檔案管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)損壞原因進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)情況采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。如因借用人員保管不善導(dǎo)致檔案丟失，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并協(xié)助檔案管理部門采取措施盡量找回丟失的檔案。3.不可抗力因素因不可抗力因素導(dǎo)致檔案借用無(wú)法正常進(jìn)行或借用期限需要延長(zhǎng)的，借用部門或員工應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)證明材料。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，如調(diào)整借用期限、變更借用方式等。八、檔案借用的監(jiān)督與檢查1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借用申請(qǐng)審批記錄、借用期限執(zhí)行情況、檔案歸還情況、檔案保密措施落實(shí)情況等。2.不定期抽查公司/組織檔案管理負(fù)責(zé)人或相關(guān)監(jiān)督部門可根據(jù)工作需要對(duì)檔案借用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的檔案借用行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評(píng)教育、責(zé)令改正、暫停借用權(quán)限、追究責(zé)任等。九、附則1.解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.修