合同檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案調(diào)閱行為，確保合同檔案的安全與完整，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及合同檔案調(diào)閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同檔案調(diào)閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障合同檔案的安全，防止信息泄露，維護(hù)公司商業(yè)秘密。3.規(guī)范有序原則：明確調(diào)閱流程，確保調(diào)閱活動(dòng)有序進(jìn)行，提高工作效率。二、合同檔案的定義與范圍（一）定義合同檔案是指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同、協(xié)議及其相關(guān)的補(bǔ)充文件、變更記錄、往來信函、履行情況記錄等具有保存價(jià)值的文件資料。（二）范圍包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同、擔(dān)保合同等各類合同文本及相關(guān)檔案材料。三、調(diào)閱申請(qǐng)與審批（一）調(diào)閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部員工因工作需要調(diào)閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)閱目的、調(diào)閱合同檔案的名稱、編號(hào)、調(diào)閱期限等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。（二）審批流程1.申請(qǐng)部門將《合同檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》提交至合同檔案管理部門。2.合同檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括調(diào)閱目的是否合理、調(diào)閱范圍是否準(zhǔn)確、調(diào)閱期限是否適當(dāng)?shù)取?.對(duì)于一般性合同檔案調(diào)閱申請(qǐng)，由合同檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要合同、商業(yè)秘密或可能對(duì)公司利益產(chǎn)生重大影響的調(diào)閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，合同檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審批意見，并注明批準(zhǔn)調(diào)閱的合同檔案清單及調(diào)閱期限。四、調(diào)閱方式與要求（一）現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱1.經(jīng)審批同意調(diào)閱合同檔案的人員，應(yīng)在合同檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱。2.調(diào)閱人員應(yīng)遵守合同檔案管理部門的現(xiàn)場(chǎng)管理制度，不得在調(diào)閱區(qū)域內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩等。3.調(diào)閱過程中，調(diào)閱人員應(yīng)愛護(hù)合同檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換、撕毀合同檔案原件或在其上添加批注。如需復(fù)印或摘錄合同檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)合同檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）電子檔案調(diào)閱1.對(duì)于已數(shù)字化存儲(chǔ)的合同檔案，經(jīng)審批同意后，調(diào)閱人員可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案調(diào)閱。2.調(diào)閱人員應(yīng)使用公司指定的電子檔案管理軟件，并按照系統(tǒng)操作指引進(jìn)行調(diào)閱操作。3.電子檔案調(diào)閱過程中，調(diào)閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得擅自將電子檔案下載、拷貝、傳播至外部設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)。如需對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，應(yīng)經(jīng)合同檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的備份流程進(jìn)行操作。五、調(diào)閱期限與歸還（一）調(diào)閱期限1.合同檔案管理部門應(yīng)根據(jù)調(diào)閱目的和合同檔案的重要程度，合理確定調(diào)閱期限。一般情況下，調(diào)閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長調(diào)閱期限，調(diào)閱人員應(yīng)提前向合同檔案管理部門提出申請(qǐng)，并說明理由，經(jīng)審批同意后方可延長。2.對(duì)于涉及重大項(xiàng)目或重要合同的調(diào)閱申請(qǐng)，調(diào)閱期限可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。（二）歸還1.調(diào)閱人員應(yīng)在調(diào)閱期限屆滿前，將調(diào)閱的合同檔案原件或電子檔案完整歸還至合同檔案管理部門。2.合同檔案管理部門在接收歸還的合同檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求調(diào)閱人員予以說明和處理。3.調(diào)閱人員歸還合同檔案后，合同檔案管理部門應(yīng)在《合同檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并將申請(qǐng)表存檔備案。六、安全保密措施（一）人員管理1.合同檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)調(diào)閱人員的安全教育和培訓(xùn)，提高其安全保密意識(shí)，確保調(diào)閱活動(dòng)符合安全保密要求。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、公司安全保密制度、調(diào)閱流程及注意事項(xiàng)等。2.調(diào)閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司安全保密制度，不得將合同檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如因工作需要向第三方提供合同檔案信息，應(yīng)經(jīng)公司書面授權(quán)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）環(huán)境安全1.合同檔案管理部門應(yīng)確保調(diào)閱場(chǎng)所的安全，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。2.調(diào)閱場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品。（三）信息安全1.對(duì)于涉及商業(yè)秘密或敏感信息的合同檔案，調(diào)閱人員應(yīng)采取必要的信息安全措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。2.在調(diào)閱電子檔案過程中，調(diào)閱人員應(yīng)注意防止信息泄露，如避免在公共場(chǎng)所或未加密的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行調(diào)閱操作。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.合同檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案調(diào)閱情況進(jìn)行自查，檢查調(diào)閱流程是否規(guī)范、調(diào)閱期限是否合規(guī)、檔案歸還是否及時(shí)等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門或監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)合同檔案調(diào)閱活動(dòng)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供有關(guān)資料和信息。2.對(duì)于政府部門或監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的整改要求，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)整改到位，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自調(diào)閱合同檔案。2.調(diào)閱期限屆滿后未按時(shí)歸還合同檔案。3.在調(diào)閱過程中涂改、污損、抽取、撤換、撕毀合同檔案原件或在其上添加批注。4.將合同檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。5.違反公司安全保密制度，導(dǎo)致合同檔案信息安全事故。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，合同檔案管理部門應(yīng)給予口頭警告，并要求其立即整改。2.對(duì)于多次發(fā)生違規(guī)行為或情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于通報(bào)批評(píng)、罰款、降職、辭退等。3.如因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)損失。九、附則