檔案+規(guī)范+制度檔案管理規(guī)范與制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本規(guī)范與制度。（二）適用范圍本規(guī)范與制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織各項活動的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理規(guī)范與制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集與整理，對各部門移交的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。4.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全保管。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定的程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定的程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。4.在檔案形成過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)范與制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱登記等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，做好檔案管理的各項工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：主要涉及公司/組織的科研項目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面形成的檔案，如項目立項文件、設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、實驗報告、驗收文件等。3.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓(xùn)、勞動合同等方面的檔案材料。4.財務(wù)檔案：包含公司/組織的會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)方面的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型不同進(jìn)行分類，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案等，具體業(yè)務(wù)檔案分類可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)化。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，確保每個檔案都有一個唯一的編號。2.文書檔案編號格式為：[年度][部門代碼][流水號]。例如，2023年行政部的第5份文件編號為：2023XZ05。其中，年度為文件形成年份；部門代碼按照公司/組織內(nèi)部規(guī)定的部門代碼編制；流水號為該部門當(dāng)年形成文件的順序號。3.科技檔案編號格式為：[項目編號][階段代碼][檔案分類代碼][流水號]。例如，某科研項目編號為KY202301，在項目實施階段的技術(shù)方案檔案編號為：KY202301JS0105。其中，項目編號為科研項目或工程建設(shè)項目的唯一編號；階段代碼根據(jù)項目實施階段劃分，如立項階段（LX）、設(shè)計階段（SJ）、實施階段（SS）、驗收階段（YS）等；檔案分類代碼按照科技檔案分類細(xì)則編制；流水號為該階段該類檔案的順序號。4.人事檔案編號格式為：[員工編號]。員工編號為公司/組織為每位員工編制的唯一標(biāo)識符。5.財務(wù)檔案編號格式為：[年度][檔案類別代碼][流水號]。例如，2023年的會計憑證檔案編號為：2023KZ001。其中，年度為會計年度；檔案類別代碼按照財務(wù)檔案分類規(guī)定編制，如會計憑證（KZ）、賬簿（ZB）、報表（BB）等；流水號為該類檔案的順序號。6.業(yè)務(wù)檔案編號格式可根據(jù)業(yè)務(wù)特點自行設(shè)計，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。例如，市場營銷業(yè)務(wù)檔案編號格式為：[年度][業(yè)務(wù)類型代碼][客戶編號][業(yè)務(wù)編號]。其中，年度為業(yè)務(wù)發(fā)生年份；業(yè)務(wù)類型代碼根據(jù)市場營銷業(yè)務(wù)的不同類型劃分，如市場調(diào)研（DY）、廣告策劃（GC）、銷售合同（HT）等；客戶編號為與公司/組織開展業(yè)務(wù)的客戶唯一標(biāo)識符；業(yè)務(wù)編號為該客戶該業(yè)務(wù)的順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案材料的及時、全面收集。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起，并編制文件目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項目的進(jìn)展階段和檔案分類進(jìn)行整理，建立項目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。4.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類別進(jìn)行分類整理，每類材料應(yīng)按照時間順序排列，并編制檔案目錄。5.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度和檔案類別進(jìn)行整理，會計憑證應(yīng)按照編號順序裝訂成冊，賬簿、報表等應(yīng)分類存放，并編制檔案清單。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案分類進(jìn)行整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引和目錄，便于查詢和利用。五、檔案的保管(一)保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。(二)保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。(三)檔案的安全保護(hù)1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保護(hù)的法律法規(guī)，加強檔案安全管理，確保檔案的安全。2.對檔案庫房的門窗、通風(fēng)口等部位應(yīng)安裝防護(hù)設(shè)施，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.檔案管理人員應(yīng)掌握檔案安全保護(hù)知識和技能，定期參加安全培訓(xùn)，提高安全意識。4.對于涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、地址、聯(lián)系方式、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》，與借閱單位或個人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任、違約責(zé)任等。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》的規(guī)定，在檔案管理人員的陪同下辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上進(jìn)行登記。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出賣或擅自銷毀檔案。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》的規(guī)定追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實際情況，對檔案的保存價值進(jìn)行綜合評估。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查。2.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點審查，確定是否需要銷毀。3.檔案鑒定工作小組可采用直接鑒定法，即直接審查檔案內(nèi)容，判斷其保存價值，避免單純根據(jù)檔案的題名、目錄等進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的題名、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人