檔案管理制度收集一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則。全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，同時(shí)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.按照規(guī)定向國家有關(guān)部門移交檔案。（二）各部門檔案管理人員各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向公司/組織檔案管理部門移交檔案。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和分類，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司/組織檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作。三、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)管理檔案：涵蓋市場(chǎng)營銷、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)、圖紙、技術(shù)資料等。3.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.其他檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品等）、電子檔案（存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的各類文件）等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案。2.檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、紙張優(yōu)良、格式規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集和保存，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)收集整理。2.重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后一周內(nèi)收集齊全。3.項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)收集項(xiàng)目各階段形成的檔案，在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)完成檔案的全面收集和整理。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理檔案：按照文件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，可分為綜合管理、人力資源、行政事務(wù)等類別。2.業(yè)務(wù)管理檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分類，如市場(chǎng)營銷檔案可分為市場(chǎng)調(diào)研、銷售管理、客戶關(guān)系管理等類別；生產(chǎn)管理檔案可分為生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制等類別。3.項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目階段進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像檔案：按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，如公司活動(dòng)照片、產(chǎn)品宣傳錄像等。5.實(shí)物檔案：根據(jù)實(shí)物類型進(jìn)行分類，如獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品等。6.電子檔案：按照文件類型、存儲(chǔ)位置等進(jìn)行分類，如辦公文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。5.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的完整性。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.整理后的檔案應(yīng)便于保管、查閱和利用，符合檔案管理的規(guī)范化要求。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保整理后的檔案準(zhǔn)確無誤。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行存放，采用密集架或檔案柜等方式進(jìn)行保管，便于檔案的查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照備份策略進(jìn)行定期備份，確保電子檔案的安全性和完整性。3.聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)存放在相冊(cè)或檔案盒中，錄像帶應(yīng)存放在專用的磁帶柜中，實(shí)物檔案應(yīng)陳列在專門的展示柜中。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、歷史檔案、法律法規(guī)規(guī)定必須永久保存的檔案等。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，主要包括公司/組織的重要業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、日常工作記錄等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價(jià)值。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.定期檢查應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，對(duì)于重要檔案和易損檔案應(yīng)增加檢查頻次。3.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合作、調(diào)研等原因需要查閱公司/組織檔案，但需經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或行政公文，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。3.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于非授權(quán)目的。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)印、拍照等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱目的、檔案名稱、查閱份數(shù)、復(fù)印或拍照情況等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆?/p>