小學檔案室制度一、總則（一）目的為加強小學檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，確保檔案工作規(guī)范化、科學化、制度化，為學校各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門及全體教職工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案室對全校各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁虛假和偽造檔案。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及學校機密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學校各項工作和社會利用提供便捷服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、齊全完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案安全。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學校教學、科研、管理等工作提供檔案資料支持，依法依規(guī)為社會提供檔案查閱服務。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全校教職工的檔案意識和業(yè)務水平。7.完成學校領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案工作任務。（二）各部門職責1.負責本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料齊全、完整、準確。2.按照學校檔案管理規(guī)定，定期將本部門應歸檔的文件材料移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保本部門檔案的安全和完整。（三）檔案工作人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)知識和技能，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常管理工作，嚴格按照檔案管理流程進行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質(zhì)，適應檔案工作發(fā)展需要。4.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護檔案的安全和尊嚴。5.完成檔案室交辦的其他臨時性工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與本校有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本校黨、政、工、團等組織形成的文件材料，包括會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定、規(guī)章制度等。3.本校教學工作中形成的文件材料，如教學計劃、教學大綱、教案、教材、試卷、成績冊、教學研究成果等。4.本?？蒲泄ぷ髦行纬傻奈募牧?，如科研項目申請書、研究報告、論文、著作、科研成果鑒定材料等。5.本校學生管理工作中形成的文件材料，如學生學籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)材料等。6.本校行政管理工作中形成的文件材料，如人事檔案、財務檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。7.本校對外交流與合作中形成的文件材料，如協(xié)議、合同、邀請函、接待記錄等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集起來。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并保持其歷史原貌。3.對于重要文件材料的收集，應注意收集其原件及相關(guān)的附件、底稿等，確保檔案的真實性和完整性。4.各部門應定期將收集到的數(shù)據(jù)文件材料移交檔案室，移交時間為每年[具體時間]。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，采用“件”的整理方式，將每份文件作為一個保管單位，進行編號、編目、裝訂。2.教學檔案：按照教學管理職能、教學環(huán)節(jié)等進行分類整理，如教學計劃類、教學大綱類、教案類、試卷類等，分別組卷，編目上架。3.科研檔案：按照科研項目類別、研究階段等進行分類整理，建立科研項目檔案卷，將項目研究過程中形成的各類文件材料依次排列，編目歸檔。4.學生檔案：按照學生類別、年級等進行分類整理，以班級為單位建立學生檔案袋，將學生的學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價等材料裝入檔案袋，統(tǒng)一編號管理。5.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷，將個人履歷、學歷學位、考核、任免、獎懲等材料分類整理，裝訂成冊，實行一人一檔管理。6.財務檔案：按照會計檔案管理辦法進行歸類整理，將會計憑證、賬簿、報表等分別組卷，編目裝訂，按照年度順序排列存放。7.基建檔案：按照工程項目類別、建設(shè)階段等進行分類整理，建立工程項目檔案卷，將項目立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件材料收集齊全，編目歸檔。8.設(shè)備檔案：按照設(shè)備類別、型號等進行分類整理，建立設(shè)備檔案卷，將設(shè)備購置申請、合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等材料依次排列，編目歸檔。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房面積應根據(jù)學校檔案數(shù)量和未來發(fā)展需要合理確定，確保檔案存放有足夠的空間。3.庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保證庫房環(huán)境安全、適宜。（二）檔案上架1.檔案應按照分類方案進行上架排列，同一類別的檔案應集中存放，便于查找和管理。2.檔案架應編號標識，每個檔案架的層數(shù)、格數(shù)應清晰標注，檔案存放應按照編號順序依次排列，便于定位查找。3.上架的檔案應保持整齊有序，不得隨意堆放，防止檔案損壞和丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本校重要的歷史文件、法規(guī)性文件、教學科研成果等，應長期保存，以備查考。3.長期保管的檔案保管期限為[具體年限]年，主要包括本校一般性的文件材料、教學科研檔案等，在規(guī)定期限后仍有一定的查考價值。4.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]年，主要包括本校臨時性的文件材料、事務性檔案等，保管期滿后可根據(jù)規(guī)定進行鑒定銷毀。（四）檔案定期檢查1.檔案室應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.每年[具體時間]進行一次全面檢查，平時可根據(jù)實際情況進行不定期抽查。3.檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施進行處理，確保檔案的安全和完整。4.對檢查情況應做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將檢查結(jié)果向上級主管部門報告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本校教職工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本校檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)學校領(lǐng)導批準，可查閱本校相關(guān)檔案。3.學生因個人學習、升學需要，可查閱本人學籍檔案等相關(guān)材料。（二）利用手續(xù)1.本校教職工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容和目的，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本校檔案，應出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)學校辦公室審核，報學校領(lǐng)導批準后到檔案室查閱。查閱過程中需檔案室工作人員陪同，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。3.學生查閱本人學籍檔案等相關(guān)材料，應持本人有效證件，到檔案室辦理查閱手續(xù)，不得查閱他人檔案。（三）利用方式1.查閱檔案：利用者可在檔案室查閱檔案，查閱時應保持安靜，愛護檔案，不得在檔案上圈劃、涂改、污損。2.借閱檔案：借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出學校，按時歸還檔案室。（四）利用登記檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱借閱時間、檔案內(nèi)容、歸還時間等。利用登記應長期保存，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導小組，由學校分管領(lǐng)導任組長，檔案室負責人及相關(guān)部門負責人為成員，負責檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導和審核批準。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表和學校實際情況，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀；對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案室定期對已到保管期限的檔案進行清理，提出初步鑒定意見，填寫《檔案鑒定銷毀申請表》，報檔案鑒定工作領(lǐng)導小組審核。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導小組組織相關(guān)人員對申請銷毀的檔案進行審查，根據(jù)鑒定標準，確定是否予以銷毀。3.經(jīng)審核批準可以銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊