審計檔案制度范本一、總則（一）目的為了加強公司審計檔案管理，規(guī)范審計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保審計檔案的真實、完整、有效和安全，為公司的經(jīng)營決策、內(nèi)部管理和審計監(jiān)督提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計機構(gòu)在審計活動中形成的各類審計檔案，包括審計計劃、審計工作底稿、審計報告、審計決定、后續(xù)跟蹤記錄等相關(guān)資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司審計檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司審計部門負責審計檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保審計檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實完整原則審計檔案應如實反映審計工作的全過程，內(nèi)容完整、準確，數(shù)據(jù)真實可靠，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，采取必要的安全防護措施，確保審計檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則建立健全審計檔案利用機制，充分發(fā)揮審計檔案的作用，為公司內(nèi)部管理、決策支持和審計監(jiān)督提供有效服務。二、審計檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計項目實施過程中，審計人員應及時收集與審計項目相關(guān)的各類文件資料，包括審計通知書、審計工作方案、審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告征求意見稿、被審計單位反饋意見及說明、審計報告、審計決定等。2.審計項目結(jié)束后，審計人員應在規(guī)定時間內(nèi)將審計項目資料整理齊全，交至審計部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準確性、規(guī)范性等，確保資料符合歸檔要求。（二）整理方法1.分類審計檔案按照審計項目進行分類，一個審計項目形成的檔案作為一個獨立的類別進行整理。每個審計項目檔案再根據(jù)文件資料的性質(zhì)和用途分為審計計劃類、審計工作底稿類、審計報告類、審計決定類、后續(xù)跟蹤記錄類等若干子類。2.編號對每個審計項目檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。編號格式可采用年份+項目序號的方式，如“20XX0X”，其中“20XX”表示年份，“0X”表示項目序號。3.編目編制審計檔案目錄，目錄應包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限、密級等信息。目錄應按照分類順序排列，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。4.裝訂將整理好的審計文件資料按照編號順序進行裝訂，確保文件資料的整齊、牢固。裝訂時應去除文件資料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝方式裝訂。三、審計檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大經(jīng)濟案件等具有長期保存價值的審計檔案，應永久保管。2.定期保管其他審計檔案根據(jù)其重要程度和使用價值，確定保管期限為[X]年。保管期限從審計項目結(jié)束后的次年起計算。（二）保管地點公司設立專門的審計檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保審計檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.審計檔案應按照編號順序存放于檔案柜中，便于查找和利用。2.定期對審計檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并報告公司相關(guān)領導。3.對電子審計檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應與紙質(zhì)檔案分開保管，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀取性和完整性。四、審計檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱審計檔案。查閱、借閱審計檔案應遵循本制度規(guī)定的程序和要求，不得擅自復制、傳播、銷毀審計檔案。（二）利用程序1.查閱申請公司內(nèi)部各部門需要查閱審計檔案時，應填寫《審計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至審計部門。2.審批審計部門收到查閱申請表后，應進行審核。對于涉及公司機密或重要信息的審計檔案，應報公司分管領導審批。審核通過后，審計部門應在申請表上簽署意見，并安排專人負責提供查閱服務。3.查閱查閱人員應在審計部門指定的地點進行查閱，查閱過程中應遵守檔案庫房的管理制度，不得在檔案上涂改、標記、污損等。如需復印部分檔案內(nèi)容，應經(jīng)審計部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.借閱申請公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱審計檔案時，應填寫《審計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至審計部門。5.審批審計部門收到借閱申請表后，應進行審核。對于涉及公司機密或重要信息的審計檔案，應報公司分管領導審批。審核通過后，審計部門應在申請表上簽署意見，并與借閱人員簽訂《審計檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責任和義務。6.借閱借閱人員應按照約定時間歸還審計檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應提前向?qū)徲嫴块T提出申請，并說明原因。審計部門應在收到申請后進行審核，同意延期的，應重新確定歸還時間，并通知借閱人員。借閱人員歸還檔案時，審計部門應進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。五、審計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.審計檔案保管期滿后，由審計部門會同公司檔案管理部門組成鑒定小組，對審計檔案進行鑒定。鑒定小組應根據(jù)審計檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.鑒定小組應對擬銷毀的審計檔案進行逐一審查，確保檔案內(nèi)容已無保存價值。對于涉及公司機密、重要經(jīng)濟事項等仍需留存的檔案，應單獨列出清單，繼續(xù)保管。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的審計檔案，應編制《審計檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息。銷毀清冊一式三份，一份隨檔案一同銷毀，一份交公司檔案管理部門留存，一份由審計部門留存。2.審計部門應將《審計檔案銷毀清冊》報公司分管領導審批，經(jīng)批準后，方可組織實施銷毀。銷毀工作應指定專人負責，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀審計檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應有監(jiān)銷人員在場，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。六、審計檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司審計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)審計檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高審計檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司內(nèi)部管理和決策支持提供更加便捷、高效的服務。（二）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入審計人員應在審計項目結(jié)束后，及時將審計檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。錄入的數(shù)據(jù)應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，如有修改或補充，應在系統(tǒng)內(nèi)進行相應記錄，并注明修改原因和時間。2.數(shù)據(jù)備份定期對信息化管理系統(tǒng)中的審計檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應進行定期檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的可讀取性和完整性。3.安全管理加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。4.檢索利用建立完