檔案紀(jì)錄制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案紀(jì)錄制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全公司/組織的檔案工作。檔案管理中心可根據(jù)實際情況下設(shè)不同的檔案管理科室，如文書檔案科、業(yè)務(wù)檔案科、人事檔案科等，分別負(fù)責(zé)相應(yīng)類型檔案的管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各部門形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整和安全。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.開展檔案的鑒定工作，定期對檔案進行價值評估，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案進行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理，提高檔案管理的效率和水平。6.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。7.對公司/組織各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.參與公司/組織的重大活動和重要項目，負(fù)責(zé)相關(guān)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，為公司/組織的決策提供檔案支持。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為財務(wù)檔案、合同檔案、項目檔案、銷售檔案、采購檔案等。3.人事檔案：員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等檔案材料。4.科技檔案：公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、實驗報告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等檔案資料。5.聲像檔案：公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等檔案資料。6.實物檔案：公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實物檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號年度保管期限類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：為公司/組織的代號，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度形成的檔案。4.保管期限：分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種，分別用“Y”“C”“D”表示。5.類別：根據(jù)檔案分類，分別用不同的字母表示，如“WS”表示文書檔案，“YW”表示業(yè)務(wù)檔案，“RS”表示人事檔案，“KJ”表示科技檔案，“SX”表示聲像檔案，“SW”表示實物檔案。6.順序號：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號。例如，一份2023年度形成的永久保存的文書檔案，其編號為：全宗號2023YWS0001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門在工作活動中形成的各類檔案資料收集齊全。2.檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式的資料。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。4.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號和名稱進行命名，確保電子檔案的規(guī)范性和可讀性。5.對聲像檔案進行整理，標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行數(shù)字化處理，存儲到電子檔案管理系統(tǒng)中。6.對實物檔案進行登記造冊，注明實物名稱、來源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放不同類型和保管期限的檔案，便于檔案的管理和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案柜存放，按照檔案編號順序排列，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用磁盤、磁帶、光盤等多種存儲介質(zhì)，分別存放在不同的地點，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案和實物檔案應(yīng)根據(jù)其特點進行妥善保管，如照片應(yīng)存放在相冊或檔案盒中，錄音、錄像資料應(yīng)存儲在專用設(shè)備中，并定期進行檢查和維護。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況確定，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件、年度總結(jié)報告以及涉及公司/組織權(quán)益和利益的重要合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案主要包括公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等，保管期限為15年以上。4.短期保管的檔案主要包括公司/組織的臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)資料等，保管期限為15年以下。5.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管期限進行審查，對已到保管期限的檔案進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果決定是否繼續(xù)保存或銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案的安全保管。3.加強對檔案信息的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露和丟失。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件進行預(yù)防和應(yīng)對，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠及時保護檔案安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請表進行審批，對于重要檔案的借閱，應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員憑審批后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)責(zé)令借閱人員限期補齊或賠償，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.具有重要歷史價值、憑證價值和現(xiàn)實利用價值的檔案應(yīng)予以保存；內(nèi)容重復(fù)、無保存必要或已失去保存價值的檔案可予以銷毀。3.涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定進行鑒定，確保機密檔案的安全。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息與公司/組織其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為公司/組織的決策提供全面、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）電子檔案管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：支持多種格式的電子文件錄入，包括文檔、表格、圖片、音頻、視頻等，自動提取文件的元數(shù)據(jù)信息，如文件名、日期、作者、來源等。2.檔案分類管理功能：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，方便檔案的查找和管理。3.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號、類別等進行檢索，快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。4.檔案借閱管理功能：實現(xiàn)電子檔案的在線借閱申請、審批、登記等功能，記錄借閱人員、借閱時間、歸還時間等信息。5.檔案安全管理功能：采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保電子檔案的安全。對電子檔案的操作進行日志記錄，便于審計和追溯。6.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類型、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）電子檔案管