銀行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在銀行經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、風(fēng)險防控等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和銀行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指銀行在業(yè)務(wù)經(jīng)營、行政管理、財務(wù)核算、風(fēng)險管理等活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則本行檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)全行檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各部門、各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管和利用，并接受綜合管理部門的監(jiān)督檢查。2.集中保管原則本行各類檔案應(yīng)實(shí)行集中保管，確保檔案的安全和完整。綜合管理部門設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，對檔案進(jìn)行集中存放和管理。3.分類管理原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和本行的保密制度，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，維護(hù)銀行的商業(yè)秘密和客戶信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本行檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全行檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)集中保管本行各類重要檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為本行各項(xiàng)工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。6.負(fù)責(zé)與外部檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，辦理檔案移交、接收等手續(xù)。7.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門、各分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.在綜合管理部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的真實(shí)、完整和有效。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)檔案工作的具體實(shí)施，并按照本行檔案管理制度的要求，及時將檔案移交綜合管理部門集中保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得泄露檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本行檔案管理制度，熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、分類準(zhǔn)確、排列有序。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲蛀、防盜等工作，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲、檢索等信息化管理工作，提高檔案利用效率。5.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好檔案利用登記工作，對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出檔案保管期限調(diào)整的建議，確保檔案的真實(shí)性和完整性。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案包括各類存款、貸款、結(jié)算、信用卡、票據(jù)、投資、保險等業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、憑證、報表、審批文件等。2.財務(wù)檔案包括會計(jì)憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計(jì)報告、稅務(wù)資料等。3.人事檔案包括員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓(xùn)等檔案材料。4.行政檔案包括本行各類行政公文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、印章管理、辦公用品采購等檔案。5.風(fēng)險管理檔案包括風(fēng)險評估報告、風(fēng)險監(jiān)測數(shù)據(jù)、風(fēng)險處置方案、法律訴訟檔案等。6.其他檔案包括本行對外宣傳資料、客戶關(guān)系管理檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等。（二）收集要求1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門、本機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，并確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.檔案收集應(yīng)遵循歸檔及時、內(nèi)容齊全、手續(xù)完備的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、層次分明。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目等處理，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等處理，確保檔案整理規(guī)范、統(tǒng)一。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案、風(fēng)險管理檔案等大類，再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊或托裱，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。編頁：對裝訂后的檔案進(jìn)行編頁，編寫頁碼應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，不得跳頁、缺頁。編目：按照檔案編目規(guī)則，編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、日期、保管期限等項(xiàng)目。2.電子檔案整理分類：按照紙質(zhì)檔案的分類方法，對電子檔案進(jìn)行分類。格式轉(zhuǎn)換：將電子文件轉(zhuǎn)換為通用的、易于長期保存和利用的格式，如PDF格式。元數(shù)據(jù)著錄：對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，包括文件編號、題名、日期、作者、來源、格式、大小等信息，以便于檢索和利用。存儲：將整理好的電子檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的存儲目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度、業(yè)務(wù)性質(zhì)和國家有關(guān)規(guī)定確定。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。（三）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案密集架或?qū)Ｓ脵n案柜中，確保排列整齊、存放有序。2.對于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并異地存放，確保電子檔案的安全。3.檔案存儲應(yīng)建立相應(yīng)的標(biāo)識和索引，便于查找和管理。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，索引應(yīng)完整、規(guī)范。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀況與檔案目錄一致。2.清查和盤點(diǎn)工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，清查和盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報本行領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.對于清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充檔案、修復(fù)損壞檔案、調(diào)整檔案保管位置等。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本行的檔案管理制度，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)為本原則檔案利用應(yīng)以為本行各項(xiàng)工作服務(wù)為宗旨，積極主動地為員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，提高檔案利用效率。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。（二）利用范圍1.本行內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱本行檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本行的規(guī)定，經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱、借閱本行檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本行內(nèi)部員工查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途、查閱或借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱本行檔案的，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請函等材料，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途、查閱或借閱期限等信息，經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理查閱或借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱、借閱本行檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理查閱或借閱手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，對符合條件的申請予以批準(zhǔn)，并按照申請內(nèi)容提供檔案查閱或借閱服務(wù)。5.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱、借閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、偽造、損毀檔案。6.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)及時對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱或借閱的時間、內(nèi)容、用途、查閱或借閱人員等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。（二）鑒定組織本行成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對本行檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)、重要程度、利用價值等因素，并結(jié)合國家有關(guān)規(guī)定和本行實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行全面審查和分析。2.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)對《檔案銷毀鑒定表》進(jìn)行審核，經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)實(shí)施，銷毀人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的銷毀范圍和清單進(jìn)行銷毀，確保銷毀徹底、安全。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚毀、粉碎等方式進(jìn)行，不得將檔案出售或贈送他人。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。4.《檔案銷毀鑒定表》、《檔案銷毀登記表》等檔案銷毀相關(guān)材料應(yīng)妥善保管，保存期限不少于10年。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)本行檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為本行各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立本行檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)備份等功能，并與本行其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換。2.檔案數(shù)字化加工對本行重要檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化加工應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。3.檔案存儲與備份采用先進(jìn)的存儲技術(shù)和設(shè)備，建立安全可靠的檔案存儲體系，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，并異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.檔案信息安全保障建立健全檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)和電子檔案數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)、身份認(rèn)證等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行檔案管理工