檔案解密規(guī)章制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案解密工作，確保檔案信息的合理利用與安全保密，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案解密工作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理與信息安全的規(guī)定，開展檔案解密工作。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：對(duì)檔案解密進(jìn)行全面、細(xì)致的審查，確保解密行為符合規(guī)定且不會(huì)造成信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理確定檔案解密的范圍與方式，保障信息的有效利用。4.全程留痕原則：對(duì)檔案解密過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備追溯與審查。二、檔案解密的定義與范圍（一）定義檔案解密是指將原本處于保密狀態(tài)的檔案信息，依據(jù)規(guī)定程序解除保密限制，使其可以在一定范圍內(nèi)公開或提供給特定人員使用的過程。（二）范圍1.已過保密期限的檔案：根據(jù)檔案形成時(shí)確定的保密期限，到期后自動(dòng)進(jìn)入解密流程。2.工作需要不再保密的檔案：隨著公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展及工作重點(diǎn)變化，某些檔案所涉及的信息已不再具有保密價(jià)值。3.經(jīng)批準(zhǔn)解密的檔案：因特殊原因，經(jīng)公司/組織內(nèi)部特定審批程序批準(zhǔn)進(jìn)行解密的檔案。三、檔案解密的流程（一）解密申請(qǐng)1.申請(qǐng)主體：公司/組織內(nèi)部各部門、崗位因工作需要使用解密檔案的人員或部門負(fù)責(zé)人。2.申請(qǐng)內(nèi)容：詳細(xì)說明申請(qǐng)解密檔案的名稱、文號(hào)、形成時(shí)間、密級(jí)、保密期限、申請(qǐng)解密理由及使用范圍等信息。3.申請(qǐng)方式：填寫《檔案解密申請(qǐng)表》，提交至公司/組織檔案管理部門。（二）初步審核1.審核主體：檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)對(duì)解密申請(qǐng)進(jìn)行初步審核。2.審核內(nèi)容：申請(qǐng)解密理由是否充分合理，是否符合工作實(shí)際需求。申請(qǐng)使用范圍是否明確、恰當(dāng)，是否存在擴(kuò)大使用范圍的風(fēng)險(xiǎn)。申請(qǐng)解密檔案的密級(jí)、保密期限等信息是否準(zhǔn)確。3.審核結(jié)果：對(duì)于審核通過的申請(qǐng)，進(jìn)入下一流程。對(duì)于審核不通過的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門或人員溝通，說明原因，并要求其補(bǔ)充或修正申請(qǐng)內(nèi)容。（三）解密審查1.審查主體：成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織保密管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成的解密審查小組。2.審查內(nèi)容：從法律合規(guī)性、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)影響等多方面對(duì)申請(qǐng)解密檔案進(jìn)行全面審查。查閱相關(guān)檔案資料，核實(shí)檔案內(nèi)容與申請(qǐng)解密理由及使用范圍的一致性。評(píng)估解密后可能產(chǎn)生的各種影響，包括對(duì)公司/組織商業(yè)秘密、安全穩(wěn)定等方面的影響。3.審查方式：召開解密審查會(huì)議，由申請(qǐng)部門或人員對(duì)申請(qǐng)解密檔案情況進(jìn)行匯報(bào)，審查小組進(jìn)行討論與審議。必要時(shí)，審查小組可實(shí)地查閱相關(guān)檔案原件及背景資料，進(jìn)行深入分析。4.審查結(jié)果：經(jīng)審查通過的申請(qǐng)，由解密審查小組出具《檔案解密審查意見書》，明確同意解密及使用范圍等意見。對(duì)于審查未通過的申請(qǐng)，解密審查小組應(yīng)向申請(qǐng)部門或人員說明原因，并提出整改建議或不予解密的決定。（四）解密審批1.審批主體：根據(jù)公司/組織內(nèi)部管理權(quán)限，由相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)解密審查通過的申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。2.審批內(nèi)容：審查解密審查小組出具的《檔案解密審查意見書》，核實(shí)審查意見的合理性與準(zhǔn)確性。從公司/組織整體利益、戰(zhàn)略發(fā)展等角度，綜合考慮解密申請(qǐng)對(duì)公司/組織的影響。3.審批結(jié)果：審批通過的，檔案管理部門按照審批意見進(jìn)行解密操作。審批未通過的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門或人員，并說明原因。（五）解密實(shí)施1.實(shí)施主體：檔案管理部門負(fù)責(zé)具體的檔案解密實(shí)施工作。2.實(shí)施方式：對(duì)于紙質(zhì)檔案，在檔案原件上加蓋“解密”章，并在檔案目錄及相關(guān)檢索系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。對(duì)于電子檔案，在電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中修改檔案密級(jí)標(biāo)識(shí)，并做好相應(yīng)記錄。3.實(shí)施記錄：詳細(xì)記錄檔案解密的時(shí)間、方式、操作人員等信息，形成《檔案解密實(shí)施記錄》。（六）解密后管理1.使用管理：申請(qǐng)解密檔案的部門或人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批確定的使用范圍使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。使用過程中應(yīng)做好檔案的借閱、歸還登記，確保檔案的安全與完整。2.監(jiān)督檢查：檔案管理部門定期對(duì)解密檔案的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門可根據(jù)工作需要，對(duì)解密檔案使用情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查。3.再次保密：如因工作情況變化，已解密檔案需要重新保密的，應(yīng)按照本規(guī)章制度重新履行加密程序。對(duì)于已解密檔案中涉及的敏感信息，在使用完畢后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止信息擴(kuò)散。四、檔案解密的監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門定期對(duì)檔案解密工作進(jìn)行自查，檢查解密流程是否規(guī)范、檔案使用是否合規(guī)等。公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或由相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案解密工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與糾正問題。2.外部監(jiān)督：積極配合國(guó)家檔案管理部門、保密管理部門及其他相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見與建議及時(shí)整改落實(shí)。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)解密責(zé)任：對(duì)于違反本規(guī)章制度，擅自解密檔案或未按規(guī)定程序解密檔案的部門或人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.信息泄露責(zé)任：因檔案解密過程中管理不善或使用不當(dāng)，導(dǎo)致檔案信息泄露，給公司/組織造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究法律責(zé)任。3.監(jiān)督不力責(zé)任：對(duì)于在檔案解密監(jiān)督工作中存在失職、瀆職行為的部門或人員，按照公司/組織內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行問責(zé)。五、檔案解密的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.培訓(xùn)對(duì)象：公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理與使用的人員。2.培訓(xùn)內(nèi)容：國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案解密的規(guī)定。本公司/組織檔案解密規(guī)章制度的具體內(nèi)容與操作流程。檔案解密過程中的風(fēng)險(xiǎn)防范與案例分析。3.培訓(xùn)方式：定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家進(jìn)行授課講解。開展線上培訓(xùn)課程，方便員工隨時(shí)學(xué)習(xí)。進(jìn)行實(shí)地操作培訓(xùn)，讓員工在實(shí)際工作中掌握檔案解密技能。（二）宣傳1.通過公司/組織內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、公眾號(hào)等渠道，宣傳檔案解密規(guī)章制度的重要性及相關(guān)知識(shí)。2.在檔案管理部門及各業(yè)務(wù)部門辦公區(qū)域張貼檔案解密工作流程圖及相關(guān)注意事項(xiàng)，方便員工查閱與