人事檔案接收制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的接收管理工作，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，維護公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱等管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：人事檔案內(nèi)容必須真實、準確，如實反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。3.安全保密原則：采取有效措施確保人事檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.及時高效原則：及時接收、整理和處理人事檔案，提高工作效率，滿足公司人力資源管理的需要。二、檔案接收職責分工（一）人力資源部門1.負責人事檔案接收制度的制定、修訂和解釋。2.組織實施人事檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱等管理工作。3.對人事檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，確保制度的有效執(zhí)行。（二）各部門1.負責本部門員工人事檔案材料的收集、整理和移交。2.協(xié)助人力資源部門做好人事檔案的接收、查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員1.具體負責接收、整理、保管人事檔案，確保檔案的安全和完整。2.按照規(guī)定辦理人事檔案的查閱、借閱手續(xù)，做好登記和記錄。3.定期對人事檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案接收內(nèi)容（一）員工基本信息材料1.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。2.員工入職登記表、履歷表等。3.員工近期免冠一寸照片。（二）工作經(jīng)歷材料1.勞動合同、離職證明、工作調(diào)動證明等。2.培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲決定等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。（三）工資福利材料1.工資表、獎金發(fā)放記錄、社會保險繳納記錄等。2.福利待遇審批表、住房公積金繳納記錄等。（四）黨團組織材料1.入黨（團）申請書、自傳、入黨（團）志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等。2.黨（團）組織關(guān)系介紹信、黨（團）費繳納記錄等。（五）其他材料1.員工體檢報告、職業(yè)病診斷證明等。2.其他與員工相關(guān)的重要材料。四、檔案接收流程（一）新員工入職1.新員工入職時，應(yīng)填寫《員工入職登記表》，并提交身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等相關(guān)材料的復(fù)印件。2.人力資源部門負責審核新員工提交的材料，確保材料真實、完整。審核通過后，將材料原件退還員工，并留存復(fù)印件作為人事檔案的組成部分。3.新員工所在部門負責收集本部門員工的其他檔案材料，如培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲決定等，并及時移交人力資源部門。（二）員工檔案變更1.員工因工作調(diào)動、晉升、降職、離職等原因，導(dǎo)致檔案內(nèi)容發(fā)生變更的，應(yīng)及時向人力資源部門提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門負責審核員工提交的變更材料，確認無誤后，對人事檔案進行相應(yīng)的修改和補充。3.員工檔案變更后，人力資源部門應(yīng)及時更新檔案信息系統(tǒng)，確保檔案信息的準確性和一致性。（三）檔案移交1.員工離職時，所在部門應(yīng)負責將員工的人事檔案材料整理齊全，并填寫《員工檔案移交清單》，一式兩份，一份由所在部門留存，一份隨檔案移交人力資源部門。2.人力資源部門負責對移交的人事檔案進行審核，核對檔案材料的完整性和準確性。審核通過后，在《員工檔案移交清單》上簽字確認，并將檔案妥善保管。3.對于離職員工的人事檔案，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定進行分類整理、裝訂成冊，并按照檔案保管期限進行妥善保管。五、檔案整理與保管（一）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序，對人事檔案進行分類整理。2.對于每份檔案材料，應(yīng)在右上角加蓋檔案章，并注明材料的序號、日期等信息。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙張進行復(fù)印或打印，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時進行補充或更換。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況時，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.人事檔案應(yīng)按照檔案保管期限進行分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于查找和管理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，未經(jīng)授權(quán)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制人事檔案。對于涉及公司機密和員工個人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負責人應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和目的，進行嚴格審核，確保查閱申請的合理性和必要性。審核通過后，在《人事檔案查閱申請表》上簽字同意，并指定檔案管理人員陪同查閱。3.公司外部單位或個人查閱人事檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個人有效身份證件，并說明查閱目的和查閱內(nèi)容。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時，必須有公司人員陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱人事檔案，應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負責人應(yīng)根據(jù)借閱申請的內(nèi)容和目的，進行嚴格審核，確保借閱申請的合理性和必要性。審核通過后，在《人事檔案借閱申請表》上簽字同意，并指定檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫《人事檔案借閱登記薄》，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、借閱期限、歸還日期等信息。借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的人事檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告人力資源部門，并承擔相應(yīng)的責任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立人事檔案查閱與借閱記錄臺賬，詳細記錄查閱和借閱的時間、人員、內(nèi)容、審批情況等信息。2.查閱與借閱記錄臺賬應(yīng)定期進行整理和歸檔，保存期限不少于[X]年。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，對人事檔案的內(nèi)容和信息嚴格保密。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自向任何單位或個人泄露檔案信息。2.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的操作應(yīng)在專門的檔案管理場所進行，無關(guān)人員不得進入。3.對于檔案管理人員因工作需要接觸到的檔案信息，應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行使用和管理，不得私自留存或傳播。（二）安全管理1.公司應(yīng)加強人事檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，確保庫房設(shè)施設(shè)備的正常運行。發(fā)現(xiàn)安全隱患時，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.對于檔案的存儲介質(zhì)，如光盤、硬盤等，應(yīng)定期進行備份，并妥善保管。備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始檔案分開存放，以防止因意外情況導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度和安全規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。2.因檔案管理人員失職導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，公司將追究檔案管理人員的責任，并要求其采取相應(yīng)的措施進行補救。如造成經(jīng)濟損失的，檔案管理人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計等功能。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定將人事檔案材料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準確性和完整性。3.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護功能，防止檔案信息被非法訪問、篡改或泄露。（二）數(shù)據(jù)維護1.檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準確性。2.對于員工檔案信息的變更，檔案管理人員應(yīng)及時在信息化管理系統(tǒng)中進行修改，并同步更新相關(guān)的報表和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。3.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的期限進行保存。（三）信息安全1.公司應(yīng)加強人事檔案信息化管理系統(tǒng)的信息安全管理，制定相應(yīng)的安全管理制度和操作規(guī)程。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守信息安全規(guī)定，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對系統(tǒng)進行分級管理。嚴