檔案制度安全風(fēng)險(xiǎn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案制度安全管理，有效防范檔案制度安全風(fēng)險(xiǎn)，保障公司/組織檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及檔案管理的所有部門(mén)、崗位及人員，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等全過(guò)程。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案制度安全管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.保密性原則：對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露，保障公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。3.完整性原則：確保檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不遺漏重要信息，保證檔案的歷史真實(shí)性和可用性。4.可追溯性原則：對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行全程記錄，確保檔案的來(lái)源、流轉(zhuǎn)、利用等過(guò)程可追溯，便于查詢(xún)和審計(jì)。二、檔案制度安全風(fēng)險(xiǎn)概述（一）定義檔案制度安全風(fēng)險(xiǎn)是指由于檔案管理制度不完善、執(zhí)行不力、技術(shù)漏洞等原因，導(dǎo)致檔案信息面臨泄露、篡改、丟失、損壞等威脅，從而給公司/組織帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害、法律責(zé)任等不良后果的可能性。（二）風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型1.管理風(fēng)險(xiǎn)檔案管理制度不完善，存在漏洞或缺失，如檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不明確、保管期限規(guī)定不合理等。管理人員安全意識(shí)淡薄，缺乏必要的培訓(xùn)，對(duì)檔案安全重要性認(rèn)識(shí)不足，操作不規(guī)范。檔案管理流程混亂，交接手續(xù)不清晰，導(dǎo)致檔案丟失或責(zé)任不清。2.技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)設(shè)備老化、損壞或維護(hù)不當(dāng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或無(wú)法讀取。網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施不足，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等存在漏洞，易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，導(dǎo)致檔案信息泄露。檔案管理軟件存在安全隱患，如數(shù)據(jù)加密不充分、權(quán)限管理不完善等，被惡意利用。3.人員風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部人員違規(guī)操作，如未經(jīng)授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)、修改、刪除檔案信息。人員離職、調(diào)動(dòng)時(shí)，未及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，造成檔案管理混亂。外部人員（如合作伙伴、服務(wù)提供商等）違規(guī)獲取或使用檔案信息，導(dǎo)致信息泄露。4.自然災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害可能損壞檔案存儲(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致檔案丟失或損壞。缺乏應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案，無(wú)法在災(zāi)害發(fā)生時(shí)及時(shí)采取有效措施保護(hù)檔案。三、檔案制度安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有章可循。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等基礎(chǔ)工作，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立檔案保管體系，選擇安全可靠的存儲(chǔ)場(chǎng)所和設(shè)備，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案實(shí)體安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，保障檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和有效利用，設(shè)置合理的用戶(hù)權(quán)限，防止信息泄露。5.組織開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高全體員工的檔案安全意識(shí)和操作技能。6.配合公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。7.負(fù)責(zé)制定檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用行為，做好利用登記和跟蹤管理。8.按照規(guī)定的保管期限和銷(xiāo)毀程序，對(duì)已到期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀處理，確保檔案信息不被非法留存。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和安全保管，確保檔案不丟失、不損壞。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全檢查、培訓(xùn)等工作，教育本部門(mén)員工遵守檔案管理制度，保護(hù)檔案信息安全。4.在利用檔案時(shí)，嚴(yán)格按照檔案利用制度辦理相關(guān)手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或違規(guī)使用檔案。（三）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.全體員工應(yīng)增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，妥善保管和正確使用在工作中接觸到的檔案信息，不得私自留存、傳播、泄露檔案內(nèi)容。3.涉及檔案管理工作的人員在離職、調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)提前辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性和安全性。四、檔案收集與整理安全風(fēng)險(xiǎn)防控（一）收集環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)防控1.明確檔案收集范圍和要求，確保各部門(mén)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集應(yīng)歸檔的文件材料。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期發(fā)布檔案收集指南，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案收集工作。2.建立檔案收集登記制度，對(duì)收集的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括文件名稱(chēng)、來(lái)源、日期、數(shù)量等信息，以便跟蹤和查詢(xún)。3.加強(qiáng)對(duì)特殊載體檔案（如電子文件、照片、錄音錄像等）的收集管理。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)；對(duì)于照片、錄音錄像等，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)文字說(shuō)明材料，保證檔案信息的完整性。（二）整理環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)防控1.按照統(tǒng)一的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行檔案整理，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)唯一。分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際需求制定，并保持相對(duì)穩(wěn)定。2.在檔案整理過(guò)程中，嚴(yán)格核對(duì)檔案內(nèi)容，確保文件齊全、完整，字跡清晰，簽署手續(xù)完備。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與形成部門(mén)溝通，補(bǔ)充完善相關(guān)材料。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂、編目等工作，保證檔案的整齊規(guī)范。編目信息應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容和特征，便于檢索和利用。五、檔案保管安全風(fēng)險(xiǎn)防控（一）保管場(chǎng)所安全防控1.選擇安全、適宜的檔案保管場(chǎng)所，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。保管場(chǎng)所應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源，保持通風(fēng)良好，溫濕度適宜。2.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜門(mén)窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)保管場(chǎng)所進(jìn)行合理分區(qū)，不同類(lèi)型、不同保管期限的檔案應(yīng)分類(lèi)存放，便于管理和查找。同時(shí)，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明檔案類(lèi)別、存放位置等信息。（二）存儲(chǔ)設(shè)備安全防控1.根據(jù)檔案存儲(chǔ)需求，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備，如紙質(zhì)檔案柜、光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障和老化問(wèn)題。對(duì)于重要檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)采用異地備份或云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行多重備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.建立存儲(chǔ)設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)記錄、存儲(chǔ)內(nèi)容等信息，便于跟蹤和管理。（三）檔案實(shí)體安全防控1.定期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和保管狀況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的處理措施，如修復(fù)、補(bǔ)充、更換存儲(chǔ)設(shè)備等。2.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和可用性。修復(fù)和復(fù)制工作應(yīng)遵循相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等。同時(shí)，做好防蟲(chóng)、防霉、防鼠等工作，定期投放防蟲(chóng)、防霉、防鼠藥劑，防止檔案受到蟲(chóng)害和鼠害。六、檔案利用安全風(fēng)險(xiǎn)防控（一）利用制度建設(shè)1.制定完善的檔案利用制度，明確檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用行為的條件、程序和要求。利用制度應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.在制度中明確檔案利用的審批流程，根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，規(guī)定不同級(jí)別人員的審批權(quán)限。一般情況下，查閱檔案需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱、復(fù)制重要檔案需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.對(duì)檔案利用的范圍進(jìn)行嚴(yán)格界定，禁止超出規(guī)定范圍利用檔案。同時(shí)，規(guī)定利用檔案的目的和用途，防止檔案被用于非法或不當(dāng)目的。（二）利用過(guò)程管理1.建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄利用檔案的日期、利用人姓名、部門(mén)、利用目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、查閱期限等信息。利用登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和審計(jì)。2.在檔案利用現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理，確保利用人按照規(guī)定程序和要求使用檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上做標(biāo)記或污損檔案。3.對(duì)于借閱的檔案，應(yīng)明確借閱期限，到期及時(shí)收回。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出規(guī)定場(chǎng)所。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.在檔案復(fù)制過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)，對(duì)復(fù)制件進(jìn)行編號(hào)和登記，并注明復(fù)制用途。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門(mén)印章，確保復(fù)制件的真實(shí)性和有效性。七、檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)防控（一）系統(tǒng)建設(shè)安全防控1.在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)信息安全標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，選用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和軟件產(chǎn)品。系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮安全因素，具備完善的用戶(hù)認(rèn)證、授權(quán)管理、數(shù)據(jù)加密、審計(jì)日志等功能。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和測(cè)試，確保系統(tǒng)不存在安全漏洞和隱患。安全評(píng)估應(yīng)定期進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的安全問(wèn)題。3.在系統(tǒng)上線(xiàn)前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的安全驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括系統(tǒng)功能、安全性能、數(shù)據(jù)遷移等方面。只有通過(guò)安全驗(yàn)收的系統(tǒng)才能正式投入使用。（二）系統(tǒng)運(yùn)行安全防控1.建立檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)制度，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行巡檢、備份和維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉系統(tǒng)架構(gòu)和安全機(jī)制，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，并定期更新和升級(jí)。同時(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，限制外部非法訪(fǎng)問(wèn)，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案信息的連續(xù)性和可用性。（三）用戶(hù)權(quán)限管理1.根據(jù)檔案管理工作的職責(zé)和需求，合理設(shè)置檔案信息系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限。用戶(hù)權(quán)限應(yīng)遵循最小化原則，即用戶(hù)僅擁有完成其工作職責(zé)所需的最少權(quán)限，避免用戶(hù)權(quán)限過(guò)大導(dǎo)致信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。2.對(duì)用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行定期審查和調(diào)整，及時(shí)清理離職、調(diào)動(dòng)人員的用戶(hù)賬號(hào)和權(quán)限。同時(shí)，對(duì)新入職、崗位變動(dòng)人員的權(quán)限進(jìn)行及時(shí)更新，確保用戶(hù)權(quán)限與工作職責(zé)相符。3.要求用戶(hù)定期更換登錄密碼，并采用強(qiáng)密碼策略，密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字、特殊字符等，長(zhǎng)度符合系統(tǒng)要求。同時(shí)，禁止用戶(hù)使用簡(jiǎn)單易猜的密碼，防止密碼被盜用。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案安全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、保管狀況、利用登記等方面。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，重點(diǎn)檢查檔案管理的合規(guī)性、安全性和效益性。審計(jì)和監(jiān)督結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給檔案管理部門(mén)，并督促其整改落實(shí)。3.鼓勵(lì)全體員工對(duì)檔案管理中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益，防止舉報(bào)人受到打擊報(bào)復(fù)。（二）定期檢查與專(zhuān)項(xiàng)檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定年度檔案安全檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查時(shí)間等。年度檢查計(jì)劃應(yīng)涵蓋檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保全面檢查檔案制度安全風(fēng)險(xiǎn)防控措施的落實(shí)情況。2.根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況和需要，適時(shí)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查。專(zhuān)項(xiàng)檢查可針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行，如檔案數(shù)字化安全、檔案利用管理等。專(zhuān)項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，確保檢查工作的針對(duì)性和有效性。3.在檢查過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檢查情況，包括發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、整改建議等。檢查結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)檢查報(bào)告，向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檢查結(jié)果，并督促相關(guān)部門(mén)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。九、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和檔案安全風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)制定，具有針對(duì)性和可操作性。2.應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)應(yīng)包括應(yīng)急指揮小組、搶險(xiǎn)救援組、技術(shù)支持組、后勤保障組等，各小組應(yīng)明確職責(zé)和任務(wù)，確保在應(yīng)急處置過(guò)程中能夠協(xié)同配合，高效開(kāi)展工作。3.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和修訂，確保應(yīng)急預(yù)案的有效性和適應(yīng)性。演練應(yīng)模擬真實(shí)的檔案安全事件場(chǎng)景，檢驗(yàn)應(yīng)急處置流程和人員的應(yīng)急反應(yīng)能力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決演練中存在的問(wèn)題。同時(shí)，根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化以及公司/組織檔案管理工作的發(fā)展，適時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂完善。（二）應(yīng)急處置措施1.當(dāng)發(fā)生檔案安全事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)急指揮小組應(yīng)迅速到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，組織開(kāi)展應(yīng)急處置工作。首先，應(yīng)采取措施控制事件發(fā)展態(tài)勢(shì)，防止損失擴(kuò)大，如保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、切斷電源、疏散人員等。2.搶險(xiǎn)救援組負(fù)責(zé)對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡量減少檔案損失。在搶救過(guò)程中，應(yīng)遵循檔案保護(hù)原則，確保檔案信息的完整性和可讀性。對(duì)于重要檔案，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行搶救和保護(hù)。3.技術(shù)支持組負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)急處理，如恢復(fù)數(shù)據(jù)、修復(fù)系統(tǒng)故障等。