檔案管理制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、銷毀和提供利用公司檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作。2.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，做好各類文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實(shí)施，按照檔案管理的要求，及時(shí)收集、整理、分類、裝訂本部門的文件材料。2.對(duì)本部門檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案無丟失、損壞等情況。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的移交、鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用的相關(guān)信息。4.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)能力。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計(jì)劃與總結(jié)，人事任免、獎(jiǎng)懲等文件。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表，會(huì)計(jì)憑證、賬簿，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包含市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、廣告宣傳、客戶資料、銷售合同等文件。4.生產(chǎn)管理類：涉及生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等文件材料。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)方案、專利申請(qǐng)、科研成果等文件。6.物資采購(gòu)類：有采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收等文件。7.基本建設(shè)類：如工程項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖紙、竣工驗(yàn)收等文件。8.合同協(xié)議類：各類合同、協(xié)議、意向書等文件。9.資質(zhì)證書類：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)文件。10.其他類：不屬于以上各類的其他重要文件材料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。具體如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，每類賦予一個(gè)兩位代碼，具體如下：行政管理類：XG財(cái)務(wù)審計(jì)類：CW市場(chǎng)營(yíng)銷類：SC生產(chǎn)管理類：SC技術(shù)研發(fā)類：JF物資采購(gòu)類：CG基本建設(shè)類：JS合同協(xié)議類：HT資質(zhì)證書類：ZZ其他類：QT3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號(hào)為：2023XG005。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。具體收集范圍如下：1.反映公司歷史沿革、組織架構(gòu)、人員編制等方面的文件。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，如合同協(xié)議、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.公司重要會(huì)議、重大活動(dòng)的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、音像資料等。4.公司人事管理方面的文件，如招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。5.公司財(cái)務(wù)管理方面的文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。6.公司市場(chǎng)營(yíng)銷方面的文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息等。7.公司生產(chǎn)管理方面的文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等。8.公司技術(shù)研發(fā)方面的文件，如研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)書、研究報(bào)告、技術(shù)方案、專利申請(qǐng)文件等。9.公司物資采購(gòu)方面的文件，如采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、物資驗(yàn)收記錄等。10.公司基本建設(shè)方面的文件，如工程項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。11.公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)文件。12.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管，防止丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、便于查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索和查閱檔案。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，分類存放檔案，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案上架1.按照檔案編號(hào)順序，將整理好的檔案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循“全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)、便于利用”的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門兼職檔案員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，重要的合同協(xié)議，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，重大項(xiàng)目的文件材料等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司年度工作計(jì)劃與總結(jié)，人事任免、獎(jiǎng)懲等文件，一般的合同協(xié)議，生產(chǎn)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、技術(shù)研發(fā)等方面的一般性文件材料等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括一般性的行政公文、臨時(shí)性的工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。（四）鑒定方法1.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確定是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和管理。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)綜合管理部門備案。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴(yán)格按照檔案查閱審批制度，辦理檔案查閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱檔案。（二）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）查閱審批1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（四）借閱管理1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.外部單位或個(gè)人借閱檔案，按照上述內(nèi)部員工借閱管理規(guī)定執(zhí)行，并收取一定的查閱費(fèi)用。（五）利用登記綜合管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化掃描對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確和安全。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。（三）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、來源等信息。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記和歸還等功能，對(duì)借閱過程進(jìn)行全程跟蹤和管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的