館藏檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織館藏檔案的管理，全面、準(zhǔn)確、及時地掌握館藏檔案的數(shù)量、種類、分布及利用情況等信息，為檔案資源的科學(xué)配置、開發(fā)利用和決策支持提供依據(jù)，特制定本統(tǒng)計(jì)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有館藏檔案的統(tǒng)計(jì)工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。（三）統(tǒng)計(jì)原則1.真實(shí)性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)如實(shí)反映館藏檔案的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無誤，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間和要求及時報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不得延誤。4.完整性原則：涵蓋館藏檔案統(tǒng)計(jì)的各個方面，確保統(tǒng)計(jì)內(nèi)容的全面性。二、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.按年度統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)每年新增檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案的卷數(shù)、件數(shù)，電子檔案的數(shù)量，實(shí)物檔案的件數(shù)等。2.按類別統(tǒng)計(jì)：對館藏檔案按照檔案類別進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，如文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等各類別的數(shù)量。3.按保管期限統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量，如永久、長期、短期檔案的數(shù)量。（二）檔案質(zhì)量統(tǒng)計(jì)1.完整率：計(jì)算館藏檔案中完整檔案的數(shù)量占應(yīng)歸檔檔案數(shù)量的比例。2.準(zhǔn)確率：通過對檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性的抽查，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確檔案數(shù)量占抽查檔案數(shù)量的比例。3.規(guī)范率：統(tǒng)計(jì)符合檔案整理規(guī)范要求的檔案數(shù)量占館藏檔案總數(shù)的比例。（三）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.借閱利用統(tǒng)計(jì)：記錄檔案借閱的次數(shù)、人次、借閱時間等信息。2.查閱利用統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案查閱的數(shù)量、目的、查閱人等情況。3.復(fù)制利用統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案復(fù)制的份數(shù)、用途等。（四）檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)1.庫房設(shè)施統(tǒng)計(jì)：記錄檔案庫房的面積、溫濕度、消防設(shè)施、防蟲防霉設(shè)施等情況。2.檔案載體狀況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)紙質(zhì)檔案的破損情況、字跡褪色情況，電子檔案的存儲介質(zhì)完好情況等。三、統(tǒng)計(jì)方法（一）日常登記1.檔案管理人員在接收、整理、借閱、歸還等檔案管理環(huán)節(jié)，應(yīng)及時做好相關(guān)記錄，如檔案接收登記表、檔案借閱登記表等，詳細(xì)記錄檔案的基本信息、流轉(zhuǎn)情況等。2.對于電子檔案，利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時登記，記錄電子檔案的上傳、修改、下載等操作信息。（二）定期盤點(diǎn)1.每年定期對館藏檔案進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對檔案的實(shí)際數(shù)量與登記數(shù)量是否一致，檢查檔案的保管狀況。2.盤點(diǎn)時應(yīng)填寫檔案盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括檔案數(shù)量、存放位置、保管狀況等。（三）專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查1.根據(jù)檔案管理工作的需要，適時開展專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查，如對特定類別檔案的利用情況進(jìn)行深入調(diào)查，對檔案數(shù)字化工作進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等。2.專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查可采用問卷調(diào)查、實(shí)地訪談、數(shù)據(jù)抽樣分析等方法，確保調(diào)查結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。四、統(tǒng)計(jì)流程（一）數(shù)據(jù)收集1.檔案管理人員按照日常登記和定期盤點(diǎn)的要求，負(fù)責(zé)收集各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.各部門在涉及檔案相關(guān)業(yè)務(wù)時，應(yīng)及時向檔案管理部門提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，如檔案形成部門提供新增檔案的詳細(xì)信息，利用部門提供檔案利用情況的反饋等。（二）數(shù)據(jù)整理1.檔案管理人員對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、審核，剔除重復(fù)、錯誤的數(shù)據(jù)。2.將整理好的數(shù)據(jù)錄入檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表或統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫中，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性。（三）數(shù)據(jù)分析1.運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析方法，對整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，如計(jì)算各類統(tǒng)計(jì)指標(biāo)、繪制圖表等，揭示檔案管理工作中的規(guī)律和問題。2.通過數(shù)據(jù)分析，為檔案管理決策提供支持，如根據(jù)檔案利用情況分析調(diào)整檔案開放利用策略，根據(jù)檔案數(shù)量增長趨勢規(guī)劃庫房建設(shè)等。（四）統(tǒng)計(jì)報(bào)告編制1.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)目的、統(tǒng)計(jì)范圍、統(tǒng)計(jì)方法、統(tǒng)計(jì)結(jié)果及分析結(jié)論等內(nèi)容。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)語言簡潔、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖表清晰，能夠直觀地反映檔案管理工作的實(shí)際情況。（五）審核與報(bào)送1.統(tǒng)計(jì)報(bào)告編制完成后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保報(bào)告內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.審核通過后的統(tǒng)計(jì)報(bào)告按照規(guī)定的時間和渠道報(bào)送至公司/組織內(nèi)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。五、統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)日常檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理和登記工作，確保數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。2.按照統(tǒng)計(jì)制度的要求，定期進(jìn)行檔案盤點(diǎn)，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.協(xié)助開展專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息支持。4.負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制和上報(bào)工作，及時向檔案管理部門負(fù)責(zé)人反饋統(tǒng)計(jì)工作中出現(xiàn)的問題。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.組織本部門人員配合檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時提供準(zhǔn)確的檔案相關(guān)數(shù)據(jù)。2.審核本部門報(bào)送的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。3.對檔案統(tǒng)計(jì)工作給予支持和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決統(tǒng)計(jì)工作中涉及本部門的問題。（三）統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織的檔案統(tǒng)計(jì)工作，制定統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃和方案。2.組織實(shí)施統(tǒng)計(jì)制度，確保統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)范開展。3.審核統(tǒng)計(jì)報(bào)告，對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。六、統(tǒng)計(jì)資料管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理1.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照年度進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，妥善保管。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表目錄，便于查詢和檢索。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的保管期限按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫管理1.建立檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫，存儲各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。（三）統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告管理1.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)按照年度進(jìn)行歸檔，與統(tǒng)計(jì)報(bào)表一并保管。2.對統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告進(jìn)行編號管理，便于查閱和引用。統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)作為檔案管理工作的重要參考資料，為后續(xù)工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。七、統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對本部門的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行自查，檢查統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、統(tǒng)計(jì)流程的規(guī)范性等。2.建立統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對統(tǒng)計(jì)人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（二）外部監(jiān)督1.接受公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督檢查，配合審計(jì)部門對檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行審計(jì)。2.按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，接受外部監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。（三）考核與獎懲1.將檔案統(tǒng)計(jì)工作納入公司/組織的績