檔案上墻制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案上墻制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好，配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。5.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案的利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并將檔案管理人員名單報(bào)綜合管理部門備案。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部門統(tǒng)一保管。在檔案移交前，應(yīng)確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，并進(jìn)行初步整理和分類。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并接受綜合管理部門的監(jiān)督和檢查。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、變更登記申請(qǐng)書等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、報(bào)告、報(bào)表等文件。5.公司項(xiàng)目策劃、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙等文件。6.公司員工的人事檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等文件。7.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。8.公司的宣傳資料、廣告策劃、市場(chǎng)調(diào)研等文件。9.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，即一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意收集文件的定稿、修改稿、草稿等不同版本，以及相關(guān)的附件、附圖等，確保檔案的全面性。4.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定進(jìn)行傳閱、辦理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。具體分類如下：行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件，會(huì)議記錄、紀(jì)要、報(bào)告、報(bào)表等文件。業(yè)務(wù)合同類：包括公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。項(xiàng)目管理類：包括公司項(xiàng)目策劃、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙等文件。人事管理類：包括公司員工的人事檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等文件。財(cái)務(wù)管理類：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。市場(chǎng)營銷類：包括公司的宣傳資料、廣告策劃、市場(chǎng)調(diào)研等文件。資質(zhì)榮譽(yù)類：包括公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件。其他類：包括不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。編號(hào)格式為：[分類代碼][年份][流水號(hào)]，例如：XZGL2023001，表示行政管理類檔案，2023年形成的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)按照編號(hào)順序排列，存放在檔案庫房的貨架上。四、檔案保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等文件，公司章程，重要的合同、協(xié)議，財(cái)務(wù)報(bào)表，審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限為16年至50年。如一般性的合同、協(xié)議，項(xiàng)目策劃書，員工培訓(xùn)記錄等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為5年以下。如一般性的通知、報(bào)表，臨時(shí)性的項(xiàng)目文件等。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便快速定位。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或追查。五、檔案利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行查閱登記，并提供相應(yīng)的檔案供查閱人員使用。查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行借閱登記，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)按照承諾書的要求妥善保管和使用檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門申請(qǐng)，并說明原因。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況利用1.因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)出具相關(guān)的法律文書或證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外單位因合作、交流等需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)提前與公司綜合管理部門聯(lián)系，并提交查閱、借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》，提出銷毀意見，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀記錄（包括銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等）進(jìn)行整理歸檔，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司的決策和發(fā)展提供有力的支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和利用。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限、密級(jí)等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.檔案檢索利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等檢索檔案信息，方便用戶快速查找所需檔案。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線借閱、審批、歸還等功能，提高檔案利用的效率。4.系統(tǒng)安全管理：建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理、防火墻、防病毒等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要