人事檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事檔案的調(diào)閱管理，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要調(diào)閱公司人事檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：調(diào)閱人事檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保調(diào)閱行為符合規(guī)定和工作需要。2.安全保密原則：調(diào)閱過(guò)程中要確保人事檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.限時(shí)歸還原則：調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自延長(zhǎng)調(diào)閱期限。二、調(diào)閱主體及權(quán)限（一）公司內(nèi)部人員1.人力資源部門(mén)工作人員因工作需要，可查閱、借閱員工人事檔案，但僅限于與人力資源管理相關(guān)的工作范疇，如員工招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)專門(mén)的調(diào)閱申請(qǐng)表，注明調(diào)閱目的、調(diào)閱內(nèi)容等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.其他部門(mén)工作人員因涉及員工工作安排、崗位調(diào)整等與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的事項(xiàng)，確需調(diào)閱人事檔案的，可向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)需詳細(xì)說(shuō)明調(diào)閱理由，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，在人力資源部門(mén)工作人員的陪同下查閱相關(guān)檔案內(nèi)容。（二）外部單位或個(gè)人1.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要依法調(diào)閱公司人事檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)或正式公函，明確調(diào)閱的目的、范圍和要求。2.經(jīng)公司同意的合作單位、審計(jì)機(jī)構(gòu)等外部機(jī)構(gòu)，因合作項(xiàng)目、審計(jì)工作等需要調(diào)閱人事檔案的，需提交調(diào)閱申請(qǐng)函，說(shuō)明調(diào)閱的必要性和具體內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人力資源部門(mén)安排專人協(xié)助調(diào)閱，并對(duì)調(diào)閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。三、調(diào)閱流程（一）調(diào)閱申請(qǐng)1.調(diào)閱人員需填寫(xiě)《人事檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)閱目的、調(diào)閱內(nèi)容、調(diào)閱期限等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)調(diào)閱人員所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)（公司內(nèi)部人員）或加蓋申請(qǐng)單位公章（外部單位或個(gè)人）。（二）審批1.對(duì)于公司內(nèi)部人員的調(diào)閱申請(qǐng)，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)調(diào)閱目的和權(quán)限進(jìn)行審批。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人的調(diào)閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表交人力資源部門(mén)備案。（三）調(diào)閱實(shí)施1.經(jīng)審批同意后，人力資源部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)提供檔案調(diào)閱服務(wù)。調(diào)閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.調(diào)閱過(guò)程中，調(diào)閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門(mén)同意，并由專人負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋人力資源部門(mén)印章。（四）歸還1.調(diào)閱期限屆滿，調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還人力資源部門(mén)。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案材料有缺失、損壞等情況，調(diào)閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。四、調(diào)閱期限（一）一般調(diào)閱期限公司內(nèi)部人員因日常工作需要調(diào)閱人事檔案的，調(diào)閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)調(diào)閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明理由，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）特殊調(diào)閱期限對(duì)于司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因案件調(diào)查、處理等特殊情況需要長(zhǎng)時(shí)間調(diào)閱人事檔案的，調(diào)閱期限根據(jù)具體情況由雙方協(xié)商確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)相關(guān)法律規(guī)定的期限。外部合作單位、審計(jì)機(jī)構(gòu)等因項(xiàng)目需要調(diào)閱人事檔案的，調(diào)閱期限應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需要合理確定，原則上不得超過(guò)[X]個(gè)月。五、檔案安全與保密（一）安全保障1.人力資源部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保人事檔案的安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保密措施1.調(diào)閱人員應(yīng)對(duì)調(diào)閱過(guò)程中知悉的人事檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.檔案管理人員在提供檔案調(diào)閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向調(diào)閱人員透露檔案內(nèi)容以外的其他信息。3.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所討論、傳播人事檔案信息。對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理和保護(hù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人事檔案調(diào)閱情況進(jìn)行自查，檢查調(diào)閱流程是否規(guī)范、調(diào)閱期限是否合規(guī)、檔案安全與保密措施是否落實(shí)等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或問(wèn)責(zé)。（二）外部監(jiān)督1.接受司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部機(jī)構(gòu)對(duì)公司人事檔案調(diào)閱管理工作的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部機(jī)構(gòu)提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并積極整改。2.主動(dòng)接受員工對(duì)人事檔案調(diào)閱管理工作的監(jiān)督，對(duì)于員工反映的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給員工。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自調(diào)閱人事檔案。2.調(diào)閱過(guò)程中違反檔案安全與保密規(guī)定，如擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所、泄露檔案信息等。3.調(diào)閱期限屆滿未按時(shí)歸還檔案或擅自延長(zhǎng)調(diào)閱期限。4.擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（二）處理措施1.對(duì)于公司內(nèi)部人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)等處分；造成檔案信息泄露或其他嚴(yán)重后果的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究相關(guān)責(zé)任。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人的違規(guī)行為，公司有權(quán)終止調(diào)閱合作，并依法追究其法律責(zé)任；給公司造成損失的，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)