機關(guān)檔案制度上墻總則目的為加強本機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關(guān)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映機關(guān)工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為機關(guān)工作提供有力支持。檔案管理機構(gòu)及職責(zé)綜合檔案室1.負責(zé)制定和完善本機關(guān)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本機關(guān)各類檔案，對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，對歸檔文件進行檢查和驗收。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。5.定期對檔案進行安全檢查，確保檔案實體和信息安全。各部門1.明確一名檔案工作兼職人員，負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并及時移交綜合檔案室。2.按照檔案管理制度的要求，做好本部門文件材料的日常管理，確保文件材料的完整和安全。3.積極配合綜合檔案室開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。檔案的收集與整理收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機關(guān)形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.本機關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本機關(guān)工作人員在工作中形成的重要文件、手稿、書信、照片、錄音、錄像等。5.本機關(guān)獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理的要求進行整理，定期移交綜合檔案室。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并向綜合檔案室報送。3.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性、完整性和原始性，不得隨意涂改、損毀。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，編制案卷目錄。3.會計檔案：按照會計年度、保管期限進行分類，編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，編制案卷目錄。4.電子檔案：按照年度、保管期限、類別進行分類，編制檔號，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進行著錄標(biāo)引，編制電子檔案目錄。檔案的保管保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便檔案管理人員和利用者查找。檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備、人員等的安全管理。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案安全無事故。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本機關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從機關(guān)工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、各部門檔案工作兼職人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其價值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案進行鑒定，區(qū)分永久、長期、短期保管的檔案。銷毀程序1.將鑒定后需要銷毀的檔案編制銷毀清冊，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。檔案的利用利用范圍1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案，須經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國家機密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)進行管理，限制利用范圍。利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用的時間、內(nèi)容、利用者等進行詳細登記。2.利用登記應(yīng)使用統(tǒng)一的登記簿，登記內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整。利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案管理制度，愛護檔案。2.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并追究責(zé)任。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為機關(guān)工作提供便捷的檔案信息支持。信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本機關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，方便檔案管理人員和利用者查詢利用檔案。信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備等的安全管理。2.采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、用戶認證等安全技術(shù)措施，確保檔案信息安全。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。檔案工作人員職責(zé)檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案法律法規(guī)和本機關(guān)檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，對歸檔文件進行檢查和驗收。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向領(lǐng)導(dǎo)報告。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。各部門檔案工作兼職人員職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并及時移交綜合檔案室