人事檔案制度取消一、總則（一）目的隨著時(shí)代的發(fā)展和企業(yè)管理模式的不斷創(chuàng)新，為了適應(yīng)新的形勢(shì)，提高人力資源管理效率，優(yōu)化資源配置，現(xiàn)決定對(duì)人事檔案制度進(jìn)行調(diào)整，取消傳統(tǒng)意義上的人事檔案制度。本規(guī)定旨在明確取消人事檔案制度后的各項(xiàng)工作流程、責(zé)任分工以及相關(guān)要求，確保公司/組織人力資源管理工作的順利開(kāi)展，保障員工權(quán)益，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營(yíng)秩序。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內(nèi)全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等各類(lèi)用工形式的人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保在取消人事檔案制度的過(guò)程中，各項(xiàng)操作符合法律要求，保障員工合法權(quán)益不受侵害。2.公平公正原則對(duì)待所有員工一視同仁，在涉及員工信息管理、權(quán)益保障等方面，遵循公平公正的原則，不偏袒、不歧視任何員工。3.高效便捷原則簡(jiǎn)化工作流程，去除繁瑣的檔案管理環(huán)節(jié)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高人力資源管理工作的效率和便捷性，為員工提供更好的服務(wù)體驗(yàn)。4.信息安全原則高度重視員工信息安全，采取有效措施保護(hù)員工個(gè)人信息不被泄露、篡改或?yàn)E用，確保信息管理的安全性和保密性。二、人事檔案制度取消后的工作調(diào)整（一）員工信息管理1.建立電子信息庫(kù)公司/組織建立統(tǒng)一的員工電子信息庫(kù)，集中存儲(chǔ)員工的各類(lèi)信息，包括基本個(gè)人信息（姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼等）、教育背景、工作經(jīng)歷、職業(yè)技能、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核結(jié)果、薪酬福利信息等。電子信息庫(kù)由專(zhuān)門(mén)的人力資源信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。員工可通過(guò)公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或指定的移動(dòng)應(yīng)用程序，隨時(shí)查詢和更新自己的部分信息。2.信息收集與更新人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)定期收集和更新員工信息。對(duì)于新入職員工，在入職手續(xù)辦理過(guò)程中，一次性收集齊全所需信息，并錄入電子信息庫(kù)。對(duì)于在職員工，要求員工每年定期更新個(gè)人信息，如聯(lián)系方式、學(xué)歷學(xué)位變化、職業(yè)技能提升等情況。同時(shí)，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將員工的績(jī)效考核結(jié)果、崗位變動(dòng)情況等反饋給人力資源部門(mén)，以便及時(shí)更新信息庫(kù)。鼓勵(lì)員工主動(dòng)參與信息更新，如發(fā)現(xiàn)個(gè)人信息有誤或需要補(bǔ)充新的信息，可隨時(shí)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，人力資源部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行審核和處理。（二）招聘與入職管理1.招聘流程優(yōu)化取消基于人事檔案的招聘篩選環(huán)節(jié)，更加注重應(yīng)聘者的實(shí)際工作能力、專(zhuān)業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)以及綜合素質(zhì)等方面的考察。通過(guò)面試、筆試、實(shí)際操作、背景調(diào)查等多種方式，全面評(píng)估應(yīng)聘者是否符合崗位要求。招聘信息發(fā)布渠道更加多元化，除了傳統(tǒng)的招聘網(wǎng)站、社交媒體平臺(tái)外，還可利用公司/組織官方網(wǎng)站、內(nèi)部員工推薦等方式，擴(kuò)大招聘范圍，吸引更多優(yōu)秀人才。2.入職手續(xù)簡(jiǎn)化新員工入職時(shí)，不再要求提供紙質(zhì)人事檔案。人力資源部門(mén)根據(jù)電子信息庫(kù)中的信息以及應(yīng)聘者在招聘過(guò)程中提供的資料，辦理入職手續(xù)。入職手續(xù)主要包括簽訂勞動(dòng)合同、辦理社保公積金參保手續(xù)、發(fā)放工作證件、介紹公司規(guī)章制度和工作環(huán)境等。對(duì)于需要提供證明材料的，如學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)等，可通過(guò)電子文檔或線上驗(yàn)證的方式進(jìn)行審核，不再要求提供原件。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)需求分析基于員工電子信息庫(kù)中的職業(yè)技能、工作經(jīng)歷、績(jī)效考核結(jié)果等信息，結(jié)合公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，進(jìn)行培訓(xùn)需求分析。通過(guò)數(shù)據(jù)分析和員工反饋，精準(zhǔn)確定員工的培訓(xùn)需求，為制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃提供依據(jù)。2.培訓(xùn)計(jì)劃制定與實(shí)施根據(jù)培訓(xùn)需求分析結(jié)果，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)課程內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)對(duì)象等。培訓(xùn)方式包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)踐操作等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。員工可根據(jù)自己的興趣和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，自主選擇參加相關(guān)培訓(xùn)課程。培訓(xùn)記錄將及時(shí)更新在電子信息庫(kù)中，作為員工職業(yè)發(fā)展的重要參考依據(jù)。（四）績(jī)效考核與薪酬管理1.績(jī)效考核體系調(diào)整取消與人事檔案掛鉤的績(jī)效考核指標(biāo)，建立更加科學(xué)合理的績(jī)效考核體系?？?jī)效考核指標(biāo)更加注重員工的工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面，根據(jù)不同崗位特點(diǎn)和工作要求，制定個(gè)性化的考核指標(biāo)?？?jī)效考核周期可根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整，包括月度考核、季度考核、年度考核等?？己私Y(jié)果通過(guò)人力資源信息管理系統(tǒng)進(jìn)行記錄和公示，員工如有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，人力資源部門(mén)將進(jìn)行調(diào)查和處理。2.薪酬管理優(yōu)化薪酬確定主要依據(jù)績(jī)效考核結(jié)果以及市場(chǎng)薪酬水平，不再參考人事檔案中的相關(guān)信息。人力資源部門(mén)定期對(duì)市場(chǎng)薪酬進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定合理的薪酬調(diào)整機(jī)制。員工薪酬信息在電子信息庫(kù)中進(jìn)行保密管理，員工可通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢自己的薪酬明細(xì)，但不得向他人泄露。薪酬調(diào)整將根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果和公司/組織薪酬政策，及時(shí)在電子信息庫(kù)中更新。（五）員工離職管理1.離職手續(xù)辦理員工離職時(shí)，按照公司/組織規(guī)定辦理離職手續(xù)。離職手續(xù)主要包括工作交接、歸還公司財(cái)物、結(jié)算工資和福利等。人力資源部門(mén)根據(jù)電子信息庫(kù)中的信息，核對(duì)員工的各項(xiàng)費(fèi)用結(jié)算情況。對(duì)于涉及商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的崗位，員工離職前需簽訂保密協(xié)議，并進(jìn)行相關(guān)信息的清理和交接。離職手續(xù)辦理完成后，人力資源部門(mén)將在電子信息庫(kù)中對(duì)員工狀態(tài)進(jìn)行更新，標(biāo)注為離職狀態(tài)。2.離職后信息管理員工離職后，其在電子信息庫(kù)中的部分信息將按照規(guī)定進(jìn)行存檔和管理，存檔期限根據(jù)法律法規(guī)要求執(zhí)行。對(duì)于不再需要保留的信息，將按照信息安全管理規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。人力資源部門(mén)定期對(duì)離職員工信息進(jìn)行清理和維護(hù)，確保信息庫(kù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，對(duì)于離職員工的聯(lián)系方式等信息，如有變更，及時(shí)進(jìn)行更新，以便在必要時(shí)能夠聯(lián)系到離職員工。三、員工權(quán)益保障（一）知情權(quán)保障1.公司/組織通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、公告欄、員工手冊(cè)等多種渠道，向員工宣傳取消人事檔案制度的相關(guān)政策和規(guī)定，確保員工了解自己的權(quán)益和義務(wù)。2.在涉及員工個(gè)人信息管理、工作流程調(diào)整等重要事項(xiàng)時(shí)，提前征求員工意見(jiàn)，充分聽(tīng)取員工建議，保障員工的知情權(quán)和參與權(quán)。（二）隱私權(quán)保護(hù)1.高度重視員工個(gè)人信息隱私權(quán)保護(hù)，采取嚴(yán)格的信息安全措施，防止員工個(gè)人信息泄露。電子信息庫(kù)設(shè)置不同權(quán)限的訪問(wèn)級(jí)別，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和處理相關(guān)信息。2.對(duì)于涉及員工個(gè)人隱私的信息，如薪酬信息、健康狀況等，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)員工同意，不得向任何第三方披露。（三）申訴與反饋機(jī)制1.建立員工申訴與反饋機(jī)制，員工如對(duì)取消人事檔案制度后的相關(guān)工作有疑問(wèn)、意見(jiàn)或建議，可通過(guò)書(shū)面形式、電子郵件或直接向人力資源部門(mén)提出。2.人力資源部門(mén)應(yīng)在收到申訴或反饋后，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予員工答復(fù)。對(duì)于員工合理的訴求，應(yīng)積極采取措施予以解決；對(duì)于不合理的訴求，應(yīng)做好解釋說(shuō)明工作。四、信息安全管理（一）安全管理制度1.制定完善的人力資源信息安全管理制度，明確信息管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任和操作規(guī)范。制度涵蓋信息采集、存儲(chǔ)、使用（查詢、修改、共享等）、傳輸、刪除等全過(guò)程，確保信息安全管理有章可循。2.定期對(duì)信息安全管理制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織實(shí)際情況的變化，及時(shí)調(diào)整和完善制度內(nèi)容，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）技術(shù)防護(hù)措施1.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，保障員工電子信息庫(kù)的安全。安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密軟件等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)人力資源信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)員工信息進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的異地位置，防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）人員安全培訓(xùn)1.對(duì)涉及人力資源信息管理的工作人員進(jìn)行定期的信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括信息安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等，確保工作人員熟悉信息安全要求，掌握基本的安全防范措施。2.要求工作人員簽訂信息安全保密協(xié)議，明確其在信息安全管理中的責(zé)任和義務(wù)。對(duì)于違反信息安全規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)取消人事檔案制度后的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由人力資源部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成，定期對(duì)人力資源管理工作進(jìn)行全面檢查，確保各項(xiàng)工作符合規(guī)定要求。2.監(jiān)督小組有權(quán)對(duì)員工電子信息庫(kù)的管理情況、信息安全措施落實(shí)情況、工作流程執(zhí)行情況等進(jìn)行抽查和核實(shí)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部合規(guī)審查1.定期聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的法律機(jī)構(gòu)或咨詢公司，對(duì)公司/組織取消人事檔案制度后的相關(guān)工作進(jìn)行合規(guī)審查。審查內(nèi)容包括是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定等方面，確保公司/組織人力資源管理工作始終處于合法合規(guī)狀態(tài)。2.根據(jù)外部合規(guī)審查意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整和完善相關(guān)工作流程和制度，不斷提高公司/組織人力資源管理的規(guī)范化水平。六、