檔案室?guī)旆恐贫纫?、總則1.目的為加強本公司檔案室?guī)旆抗芾恚_保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有檔案室?guī)旆康墓芾砉ぷ?，包括各類紙質檔案、電子檔案等的存儲與保管。3.基本原則檔案室?guī)旆抗芾響裱踩?、保密、有序、高效的原則，嚴格按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。二、庫房管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善檔案室?guī)旆抗芾碇贫?，并組織實施。對檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作進行指導和監(jiān)督。定期對庫房檔案進行清查、盤點，確保檔案的準確與完整。負責庫房設施設備的日常維護和管理，保障庫房環(huán)境符合要求。2.庫房管理人員職責嚴格遵守檔案室?guī)旆抗芾碇贫?，負責庫房的日常管理工作。做好檔案的出入庫登記、整理上架、保管維護等工作，確保檔案存放有序、查找方便。定期檢查庫房的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等設施設備，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。對進入庫房的人員進行登記和監(jiān)督，嚴禁無關人員進入庫房。3.其他部門職責各部門應負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的質量和完整性。在檔案形成過程中，應按照檔案管理要求進行規(guī)范操作，便于檔案的后續(xù)管理。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、庫房環(huán)境要求1.溫濕度控制庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%。應配備溫濕度監(jiān)測設備，定期進行監(jiān)測記錄，當溫濕度超出規(guī)定范圍時，應及時采取調節(jié)措施。2.清潔衛(wèi)生庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，清除灰塵、雜物等。嚴禁在庫房內吸煙、飲食、堆放無關物品。3.安全防護庫房應安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備、防蟲藥品、防潮材料、防鼠器具等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。庫房門窗應堅固完好，具備良好的密封性，窗戶應安裝防護網(wǎng)。庫房應設置明顯的安全警示標志，并配備必要的應急救援設備，如滅火器、應急照明等。4.通風換氣庫房應具備良好的通風換氣條件，保證空氣流通，防止有害氣體積聚。通風設備應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。四、檔案入庫管理1.檔案整理各部門在檔案移交前，應按照檔案分類標準對檔案進行整理，確保檔案資料齊全、完整，編號清晰、準確。2.檔案審核檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的整理質量、內容完整性、準確性等，對不符合要求的檔案，應退回原部門進行整改。3.檔案編號審核通過的檔案應進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。編號方式應在公司內部統(tǒng)一規(guī)定，并在檔案管理系統(tǒng)中進行記錄。4.檔案上架按照檔案編號順序，將檔案上架存放，同一類別的檔案應集中存放于同一排或同一區(qū)域，并在檔案架上標明檔案類別、編號范圍等信息，便于快速查找。五、檔案保管要求1.紙質檔案保管紙質檔案應采用標準檔案盒或文件夾進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保管。檔案盒或文件夾應標明檔案類別、編號、年度、保管期限等信息。定期對紙質檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)有破損、褪色、霉變等情況時，應及時采取修復或復制等措施進行處理。2.電子檔案保管電子檔案應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行存儲，存儲介質應定期進行備份，備份應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對電子檔案的文件名、存儲位置、保管期限等信息進行詳細記錄，便于查詢和管理。定期對電子檔案進行檢查，確保電子檔案的可讀性和完整性，對出現(xiàn)問題的電子檔案應及時進行修復或轉換。3.特殊載體檔案保管對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應按照相應的保管要求進行整理和存儲。照片應沖印或掃描成電子文件后進行分類歸檔，錄音、錄像資料應轉錄成電子文件并標注相關信息。特殊載體檔案應存放在專門的存儲設備或環(huán)境中，避免受到損壞或丟失。同時，應定期對其進行檢查和維護，確保其質量和可讀性。六、檔案查閱利用管理1.查閱申請因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.查閱審批檔案管理部門對查閱申請進行審核，根據(jù)檔案的密級和保管期限等情況，確定是否批準查閱。對于涉及機密、絕密等重要檔案的查閱，應報公司主管領導審批。3.查閱登記經(jīng)批準查閱檔案的人員，應在庫房管理人員的陪同下進行查閱，并在《檔案查閱登記簿》上進行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。4.查閱限制查閱檔案時，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內容。如需摘抄、復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在指定地點進行操作。5.歸還檔案查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還庫房管理人員，庫房管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后在《檔案查閱登記簿》上注明歸還時間。七、檔案借閱管理1.借閱申請因工作需要借閱檔案時間較長或帶出庫房的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的類別、編號范圍、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。2.借閱審批對于涉及重要檔案的借閱，應報公司主管領導審批。審批通過后，檔案管理部門應向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》，并明確借閱期限和相關要求。3.借閱登記借閱人員應憑《檔案借閱證》到庫房辦理檔案借閱手續(xù)，庫房管理人員應按照申請表內容進行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱期限等信息，并將檔案交借閱人員簽收。4.借閱要求借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。在借閱期限內，借閱人員應按時歸還檔案，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時，庫房管理人員應認真檢查檔案的完整性和質量，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。5.特殊情況處理如借閱人員在借閱期限內發(fā)生工作調動、離職等情況，應及時將所借閱的檔案歸還庫房，并辦理相關交接手續(xù)。如檔案丟失或損壞，應按照相關規(guī)定進行賠償。八、檔案銷毀管理1.銷毀鑒定檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估，確定是否需要銷毀。鑒定小組應由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員、檔案管理人員等組成。2.銷毀審批經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的類別、編號范圍、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司主管領導簽字批準。3.銷毀實施銷毀檔案應在指定地點進行，由檔案管理部門和保密部門共同監(jiān)督實施。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應做好記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀檔案名稱及數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息。4.銷毀記錄銷毀工作完成后，應將《檔案銷毀申請表》、銷毀記錄等相關資料整理歸檔，永久保存，以備查考。九、檔案統(tǒng)計與移交1.檔案統(tǒng)計檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，填寫《檔案統(tǒng)計報表》，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案移交公司內部機構調整、人員調動等情況下，涉及檔案移交的，應按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。移交部門應編制《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的類別、編號、數(shù)量等信息，并與接收部門進行核對簽字確認。檔案管理部門應做好檔案移交的監(jiān)督和指導工作。十、庫房設施設備管理1.設施設備配備庫房應配備必要的設施設備，如檔案架、溫濕度監(jiān)測設備、消防器材、監(jiān)控設備、防蟲藥品、防潮材料、防鼠器具、通風設備、照明設備等，并根據(jù)實際需要進行合理配置。2.設施設備維護建立設施設備維護管理制度，定期對庫房設施設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保其正常運行。設施設備出現(xiàn)故障時，應及時維修或更換，維修和更換記錄應詳細保存。3.設施設備更新隨著檔案管理工作的發(fā)展和庫房條件的變化，應適時對庫房設施設備進行更新和升級，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平和安全性。設施設備更新應按照公司相關規(guī)定進行審批和采購。十一、人員培訓與考核1.培訓計劃檔案管理部門應制定年度人員培訓計劃，定期組織庫房管理人員、檔案整理人員等參加檔案管理業(yè)務培訓，包括檔案法律法規(guī)、行業(yè)標準、庫房管理制度、檔案整理與保管技能等方面的培訓，提高人員的業(yè)務水平和綜合素質。2.培訓實施培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式，確保培訓效果。培訓結束后，應組織培訓考核，考核成績應作為員工績效評估和崗位晉升的參考依據(jù)。3.考核制度建立檔案管理人員考核制度，定期對庫房管