檔案排查治理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案排查治理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的排查治理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案排查治理工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則對(duì)公司各類檔案進(jìn)行全面排查，不留死角，確保檔案管理工作的完整性。3.及時(shí)整改原則對(duì)排查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)制定整改措施，限期整改，確保檔案管理工作的規(guī)范性。4.責(zé)任追究原則對(duì)在檔案管理工作中存在違規(guī)行為的部門(mén)和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。5.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交檔案。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、核對(duì)和整改工作。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.積極開(kāi)展檔案管理信息化工作，提高檔案管理工作效率和水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。三、檔案排查治理內(nèi)容（一）檔案收集排查1.檢查各部門(mén)檔案收集是否及時(shí)、完整，是否存在應(yīng)收集而未收集的檔案。2.檢查檔案收集范圍是否符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否涵蓋了公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。3.檢查檔案收集渠道是否暢通，是否存在因渠道不暢導(dǎo)致檔案流失的情況。（二）檔案整理排查1.檢查檔案整理是否符合檔案整理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，分類是否合理，編號(hào)是否規(guī)范。2.檢查檔案目錄編制是否準(zhǔn)確、完整，是否與檔案內(nèi)容相符。3.檢查檔案裝訂是否整齊、牢固，是否符合檔案保管要求。（三）檔案保管排查1.檢查檔案保管場(chǎng)所是否安全、整潔，是否具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.檢查檔案保管設(shè)備是否齊全、完好，是否能夠滿足檔案保管的需要。3.檢查檔案存儲(chǔ)方式是否科學(xué)合理，是否便于檔案的查找和利用。4.檢查檔案定期清點(diǎn)制度是否落實(shí)，是否存在檔案丟失、損壞等情況。（四）檔案利用排查1.檢查檔案利用制度是否健全，是否明確了檔案查閱、借閱的范圍、程序和審批權(quán)限。2.檢查檔案利用登記是否完整、準(zhǔn)確，是否記錄了檔案利用的時(shí)間、內(nèi)容、利用人等信息。3.檢查檔案利用過(guò)程中是否存在違規(guī)操作，是否存在擅自涂改、偽造、銷毀檔案等行為。（五）檔案信息化排查1.檢查檔案信息化管理系統(tǒng)是否安全可靠，是否具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)等功能。2.檢查檔案數(shù)字化工作是否規(guī)范，數(shù)字化成果是否符合質(zhì)量要求。3.檢查檔案信息化管理制度是否完善，是否明確了檔案信息化管理的職責(zé)、流程和安全保密措施。四、檔案排查治理工作流程（一）制定排查計(jì)劃?rùn)n案管理部門(mén)每年年初制定檔案排查治理工作計(jì)劃，明確排查治理的范圍、內(nèi)容、方法、時(shí)間安排和人員分工等。（二）組織排查實(shí)施1.檔案管理部門(mén)按照排查計(jì)劃，組織相關(guān)人員對(duì)公司檔案進(jìn)行全面排查。2.排查人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案排查治理工作記錄，詳細(xì)記錄排查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及相關(guān)情況。3.對(duì)排查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和研究，提出整改意見(jiàn)和建議。（三）撰寫(xiě)排查報(bào)告檔案管理部門(mén)根據(jù)排查情況，撰寫(xiě)檔案排查治理工作報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括排查工作的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、整改意見(jiàn)和建議等內(nèi)容。（四）整改落實(shí)1.各部門(mén)根據(jù)檔案排查治理工作報(bào)告中提出的整改意見(jiàn)和建議，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期整改。2.檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。（五）復(fù)查驗(yàn)收1.整改完成后，檔案管理部門(mén)組織對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收。2.復(fù)查驗(yàn)收合格后，將檔案排查治理工作情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、檔案排查治理工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案排查治理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案排查治理工作按計(jì)劃、按要求順利開(kāi)展。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案排查治理工作的開(kāi)展情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案排查治理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)的檔案排查治理工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、信息化等方面的工作情況，以及檔案排查治理工作的組織實(shí)施、整改落實(shí)等情況。3.考核結(jié)果納入公司年度績(jī)效考核體系，與部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效掛鉤。（三）責(zé)任追究1.對(duì)在檔案排查治理工作中存在違規(guī)行為的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.對(duì)因工作失職導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等重大事故的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案安全保密管理（一）安全管理1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案安全。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案出入庫(kù)的數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）保密管理1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格控制檔案查閱、借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案查閱、借閱范圍。3.檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露