檔案管理制度三茅一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的真實(shí)、完整。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，及時(shí)將應(yīng)歸檔的檔案移交檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保檔案信息的安全。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等。3.本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本公司/組織的會議記錄、紀(jì)要、決議等。5.本公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。6.本公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等方面的文件、資料、圖紙等。7.本公司/組織的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、物品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案，并進(jìn)行初步整理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。3.對重要文件、資料等應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔管理的有關(guān)規(guī)定和要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存儲1.按照檔案的分類和編號，將檔案存放在相應(yīng)的檔案柜或檔案架上。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止自然災(zāi)害等原因造成檔案丟失。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（五）檔案鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員參加。3.對已到保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真鑒定，確無保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：檔案利用應(yīng)以為公司/組織各項(xiàng)工作服務(wù)為宗旨。3.安全保密原則：檔案利用應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案泄露。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出申請，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，填寫相關(guān)登記表，并在指定地點(diǎn)查閱、借閱。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本公司/組織的檔案信息化管理系統(tǒng)，并進(jìn)行定制化開發(fā)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行分類、整理、存儲，確保檔案信息的安全和完整。（三）電子檔案管理1.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的分類、編號、編目等管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并異地存放。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改、刪除等。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.建立檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任。2.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制、傳播等。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。（二）安全制度1.建立檔案安全制度，確保檔案的安全保管和利用。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全