水土保持檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織水土保持檔案管理，確保水土保持工作相關(guān)資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效服務(wù)于水土保持工作決策、實(shí)施與監(jiān)督檢查，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開(kāi)展的各類水土保持項(xiàng)目，包括但不限于水土保持方案編制、水土保持設(shè)施建設(shè)、監(jiān)測(cè)、驗(yàn)收等工作過(guò)程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映水土保持工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋水土保持工作全過(guò)程的各類文件、資料應(yīng)齊全完整，確保檔案體系的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善水土保持檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門水土保持檔案的形成、收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織的水土保持檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲(chǔ)和便捷查詢。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、利用服務(wù)，按照規(guī)定提供檔案信息。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門水土保持項(xiàng)目文件材料的形成、積累和初步整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的項(xiàng)目檔案移交歸檔。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉水土保持業(yè)務(wù)和檔案管理知識(shí)，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目、上架、保管等。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檢索工具，方便檔案的查詢和利用。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等措施，確保檔案安全。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.水土保持項(xiàng)目立項(xiàng)階段，應(yīng)形成項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)文件，明確項(xiàng)目建設(shè)的必要性、可行性及對(duì)水土保持的要求。2.方案編制階段，應(yīng)形成水土保持方案報(bào)告書(shū)（表），包括項(xiàng)目概況、項(xiàng)目區(qū)水土流失現(xiàn)狀、防治目標(biāo)、防治措施體系、投資估算及效益分析等內(nèi)容。方案編制過(guò)程中形成的各類基礎(chǔ)資料、數(shù)據(jù)收集記錄、分析計(jì)算成果等應(yīng)一并整理歸檔。3.項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，涉及水土保持措施設(shè)計(jì)的圖紙、說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)等文件應(yīng)及時(shí)歸檔。設(shè)計(jì)變更時(shí)，應(yīng)形成變更申請(qǐng)、變更設(shè)計(jì)文件及相關(guān)審批材料。4.項(xiàng)目施工階段，施工單位應(yīng)形成施工日志、施工月報(bào)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、材料設(shè)備采購(gòu)清單及質(zhì)量證明文件等。監(jiān)理單位應(yīng)形成監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、監(jiān)理指令、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。建設(shè)單位應(yīng)形成工程進(jìn)度報(bào)告、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、安全檢查記錄等。5.監(jiān)測(cè)階段，監(jiān)測(cè)單位應(yīng)按照相關(guān)規(guī)范要求，定期提交監(jiān)測(cè)季報(bào)、年報(bào)，形成監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄、分析圖表、監(jiān)測(cè)總結(jié)報(bào)告等。監(jiān)測(cè)過(guò)程中的原始數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，確?？勺匪?。6.驗(yàn)收階段，應(yīng)形成水土保持設(shè)施驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收鑒定書(shū)、驗(yàn)收公示材料等。驗(yàn)收過(guò)程中涉及的整改意見(jiàn)及落實(shí)情況等文件也應(yīng)歸檔。（二）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集到本部門。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各參建單位應(yīng)按照合同要求，定期向建設(shè)單位提交相關(guān)文件材料。建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)匯總、整理各參建單位提交的文件材料。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)主管部門的批復(fù)、相關(guān)單位的函件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并按照要求進(jìn)行整理歸檔。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（二）分類方法水土保持檔案可采用年度項(xiàng)目保管期限分類法。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.項(xiàng)目：按照具體的水土保持項(xiàng)目進(jìn)行分類，一個(gè)項(xiàng)目的檔案集中在一起。3.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，劃分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）三種保管期限。（三）整理要求1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序，并去除金屬物。2.按照檔案裝訂要求，將文件材料左側(cè)對(duì)齊，采用線裝或膠裝方式裝訂，確保裝訂牢固、整齊。3.編制頁(yè)號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料正面在右下角、背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。4.填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。5.編寫(xiě)卷內(nèi)備考表，說(shuō)明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充情況等，并由整理人、檢查人簽名。6.按照分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。（四）歸檔程序1.項(xiàng)目部門在項(xiàng)目結(jié)束或階段工作完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行整理，編制檔案移交清單，向檔案管理部門移交檔案。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門將接收的檔案按照分類方案進(jìn)行上架排列，建立檔案臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的水土保持檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全存儲(chǔ)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找利用。2.將重要的水土保持檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、利用水土保持檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、監(jiān)督等需要，可按照規(guī)定查閱檔案。3.因項(xiàng)目合作、技術(shù)交流等需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，外部單位可查閱相關(guān)檔案。（二）借閱程序1.內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《水土保持檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)提交正式的借閱申請(qǐng)函，并加蓋單位公章，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、保密承諾等。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門與借閱單位簽訂保密協(xié)議，辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向借閱人提供檔案，并按照規(guī)定收取押金（如需）。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門印章。3.利用檔案過(guò)程中形成的相關(guān)記錄，如查閱記錄、復(fù)印記錄等，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等方面綜合考慮其價(jià)值。3.確保鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.參考國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況確定檔案的保管期限。3.對(duì)于涉及重要項(xiàng)目、關(guān)鍵技術(shù)、重大決策等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《水土保持檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名（或內(nèi)容摘要）、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。