檔案會計保管制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案會計保管工作，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的會計檔案保管工作。會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（三）管理職責1.財務部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。財務部門應指定專人負責會計檔案管理，確保會計檔案的妥善保管，并按照規(guī)定的期限和程序進行移交。2.檔案管理部門協(xié)助財務部門做好會計檔案的接收、存儲和查閱等工作。檔案管理部門應提供符合安全保管要求的檔案庫房和必要的保管設備，確保會計檔案的安全存放，并按照規(guī)定的流程辦理會計檔案的查閱、借閱等手續(xù)。3.其他部門各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案的相關工作，及時將涉及會計核算的資料移交財務部門，并在需要查閱會計檔案時按照規(guī)定辦理手續(xù)。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿1.總賬按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，是編制會計報表的主要依據(jù)。2.明細賬按照明細分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，詳細反映各項經(jīng)濟業(yè)務的具體情況。3.日記賬按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.其他輔助性賬簿如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等，用于記錄特定資產(chǎn)或業(yè)務的詳細信息。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，主要包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表以及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表用于核對企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，調(diào)整未達賬項，保證銀行存款賬實相符。2.銀行對賬單銀行定期向企業(yè)提供的反映企業(yè)銀行賬戶收支情況的對賬單。3.納稅申報表及相關資料企業(yè)按照稅法規(guī)定向稅務機關申報納稅時提交的各類報表及相關資料，如增值稅申報表、企業(yè)所得稅申報表等。4.會計檔案移交清冊記錄會計檔案從形成部門向檔案管理部門或其他接收部門移交過程的清冊，包括移交的會計檔案名稱、數(shù)量、起止時間等信息。5.會計檔案保管清冊詳細記錄會計檔案保管情況的清冊，包括會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點等信息。6.會計檔案銷毀清冊記錄會計檔案銷毀過程的清冊，包括擬銷毀會計檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、銷毀原因、銷毀時間、銷毀地點等信息，以及監(jiān)銷人員的簽名等。三、會計檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會計憑證原始憑證應按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間順序排列，同類原始憑證應集中在一起，并附上對應的記賬憑證。記賬憑證應按照編號順序排列，檢查憑證內(nèi)容是否完整，包括日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、附件張數(shù)等，確保記賬憑證與所附原始憑證相符。2.會計賬簿總賬、明細賬、日記賬應按照賬簿啟用時間順序整理，檢查賬簿記錄是否完整、準確，賬頁是否有破損、缺頁等情況。對于活頁式賬簿，應去除空白賬頁，并將賬頁編號連續(xù)編排，裝訂成冊。3.財務會計報告按照月度、季度、半年度、年度順序整理，檢查報告內(nèi)容是否齊全，包括封面、目錄、報表正文、附注等，確保報告的完整性和準確性。不同年度的財務會計報告應分別整理存放。4.其他會計資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等應按照時間順序整理，確保資料的連貫性和完整性。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應單獨整理成冊，注明相關信息。（二）裝訂要求1.會計憑證裝訂應牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。憑證封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。裝訂線應在憑證的左上角，裝訂厚度一般以1.52厘米為宜。2.會計賬簿賬簿裝訂應使用專用的賬簿裝訂機或線繩進行裝訂，確保裝訂牢固。賬簿封面應注明賬簿名稱、單位名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。對于活頁式賬簿，裝訂后應在賬頁的右上角編列連續(xù)頁碼，并加目錄，注明每個賬戶的名稱和頁次。3.財務會計報告財務會計報告應使用封面進行裝訂，封面應注明單位名稱、年度、月份、報告種類等信息，并加蓋單位公章。報告內(nèi)頁應按照順序排列整齊，不得有缺頁、錯頁等情況。4.其他會計資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表與銀行對賬單應分別裝訂成冊，封面注明相關信息，并加蓋單位公章。納稅申報表等資料應按照類別和時間順序整理裝訂，封面注明資料名稱、所屬期間等信息。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應單獨裝訂成冊，封面注明清冊名稱、編制日期等信息，并加蓋單位公章。四、會計檔案的保管期限（一）永久保管1.年度財務會計報告企業(yè)年度財務會計報告是全面反映企業(yè)財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的重要文件，對企業(yè)的決策、投資者的決策以及國家宏觀經(jīng)濟管理等都具有重要意義，因此應永久保管。2.會計檔案保管清冊記錄了企業(yè)會計檔案的詳細保管情況，是會計檔案管理工作的重要依據(jù)，為了保證會計檔案管理工作的連續(xù)性和完整性，應永久保管。3.會計檔案銷毀清冊記錄了會計檔案銷毀的全過程，包括銷毀的會計檔案名稱、數(shù)量、起止時間、銷毀原因、銷毀時間、銷毀地點等信息，以及監(jiān)銷人員的簽名等。銷毀清冊是會計檔案管理工作的重要記錄，對于追溯會計檔案管理歷史、保證會計檔案管理工作的合法性和規(guī)范性具有重要作用，應永久保管。（二）定期保管1.會計憑證保管期限為30年。會計憑證是記錄企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生和完成情況的原始依據(jù)，對于企業(yè)的會計核算和財務管理具有重要意義。30年的保管期限能夠保證在較長時間內(nèi)為企業(yè)的財務審計、稅務檢查、經(jīng)濟糾紛處理等提供可靠的證據(jù)。2.會計賬簿總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年。會計賬簿是企業(yè)進行會計核算的重要載體，記錄了企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務的詳細情況。30年的保管期限能夠滿足企業(yè)在不同階段對財務信息的查詢和分析需求，同時也符合國家對會計檔案保管期限的規(guī)定。3.其他會計資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等保管期限為10年。這些資料是企業(yè)在特定經(jīng)濟業(yè)務活動中形成的輔助性會計資料，雖然重要性相對較低，但對于企業(yè)的財務管理和稅務合規(guī)等方面仍具有一定的參考價值。10年的保管期限能夠在保證資料完整性的同時，合理控制檔案保管成本。五、會計檔案的保管要求（一）保管場所1.檔案庫房應設置專門的檔案庫房用于存放會計檔案，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。庫房內(nèi)溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.存放設備應配備必要的存放設備，如檔案柜、檔案架等，用于存放會計檔案。檔案柜、檔案架應堅固耐用，能夠有效保護會計檔案不受損壞。同時，應根據(jù)會計檔案的類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管對于紙質(zhì)會計檔案，應按照分類、編號順序整齊排列存放在檔案柜或檔案架上。定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施進行處理，確保檔案的完整性和可讀性。2.電子檔案保管電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份應采用異地存放的方式，以防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。電子會計檔案應采用加密存儲的方式進行保管，設置必要的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子會計檔案。同時，應定期對電子會計檔案進行殺毒、維護等操作，確保電子檔案的安全性和可用性。電子會計檔案的存儲格式應符合國家有關標準和規(guī)定，確保電子檔案能夠長期保存和有效利用。同時，應建立電子會計檔案的索引和目錄，便于快速查找和檢索電子檔案信息。（三）保管人員職責1.檔案管理人員負責會計檔案的日常保管工作，確保檔案存放安全、有序。定期對檔案庫房進行巡查，檢查檔案保管情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。按照規(guī)定的程序辦理會計檔案的查閱、借閱等手續(xù)，對查閱、借閱情況進行登記，并及時跟蹤檔案的歸還情況。協(xié)助財務部門做好會計檔案的整理、裝訂等工作，確保會計檔案的整理質(zhì)量符合要求。負責會計檔案保管期限的監(jiān)控，在保管期限屆滿前，及時提醒相關部門進行檔案的鑒定和處理。2.財務人員負責將整理好的會計檔案及時移交檔案管理人員，并確保移交檔案的完整性和準確性。在需要查閱會計檔案時，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并配合檔案管理人員做好檔案的查閱工作。協(xié)助檔案管理人員做好會計檔案的銷毀等工作，提供相關的會計檔案信息和資料。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。將《會計檔案查閱申請表》提交給檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容，安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱場所和設備。查閱人員應在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自涂改、拆封、抽取、復制會計檔案。查閱結(jié)束后，應及時將查閱的會計檔案歸還檔案管理部門，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認。2.外部查閱外部單位（如審計機關、稅務機關、司法機關等）因工作需要查閱公司會計檔案時，應出具單位介紹信，并填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。將單位介紹信和《會計檔案查閱申請表》提交給公司檔案管理部門，檔案管理部門應及時與公司財務部門溝通，并報公司主管領導批準。經(jīng)批準后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。查閱人員應在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)進行查閱，如需復制會計檔案，應按照國家有關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行復制。查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將查閱的會計檔案歸還檔案管理部門，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.內(nèi)部借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會計檔案時，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。將《會計檔案借閱申請表》提交給檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容，對借閱人員的借閱資格進行審核，并報公司財務部門負責人批準。經(jīng)批準后，檔案管理部門辦理會計檔案的借閱手續(xù)，向借閱人員提供會計檔案，并在《會計檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱情況，包括借閱人員姓名、部門、借閱時間、預計歸還時間等信息。借閱人員應妥善保管借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。如需延長借閱時間，應提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。借閱結(jié)束后，借閱人員應及時將借閱的會計檔案歸還檔案管理部門，并在《會計檔案借閱登記表》上簽字確認。2.外部借閱外部單位（如審計機關、稅務機關、司法機關等）因工作需要借閱公司會計檔案時，應出具單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息。將單位介紹信和《會計檔案借閱申請表》提交給公司檔案管理部門，檔案管理部門應及時與公司財務部門溝通，并報公司主管領導批準。經(jīng)批準后，檔案管理部門辦理會計檔案的借閱手續(xù)，向借閱人員提供會計檔案，并在《會計檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱情況，包括借閱人員單位名稱、借閱時間、預計歸還時間等信息。同時，應要求借閱人員出具借條，并按照國家有關規(guī)定收取一定的押金。借閱人員應嚴格按照規(guī)定的用途使用借閱的會計檔案，不得擅自將會計檔案帶出公司或用于其他非規(guī)定用途。如需延長借閱時間，應提前向公司檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。借閱結(jié)束后，借閱人員應及時將借閱的會計檔案歸還公司檔案管理部門，并在《會計檔案借閱登記表》上簽字確認。檔案管理部門在確認會計檔案無損壞、遺失等情況后，退還借閱人員押金。七、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.鑒定小組由公司財務部門、檔案管理部門以及相關業(yè)務部門的人員組成會計檔案鑒定小組，負責對保管期限屆滿的會計檔案進行鑒定。鑒定小組應具備專業(yè)的會計知識和檔案管理知識，能夠準確判斷會計檔案的保存價值。2.鑒定標準根據(jù)國家有關會計檔案管理的規(guī)定和公司的實際情況，制定會計檔案鑒定標準。鑒定標準應明確不同類型會計檔案的保管期限、保存價值以及銷毀條件等內(nèi)容。鑒定小組應按照鑒定標準對保管期限屆滿的會計檔案進行逐一審查，確定其是否仍具有保存價值。3.鑒定程序檔案管理部門在會計檔案保管期限屆滿前，應提前通知財務部門和相關業(yè)務